Entegratör bağlandı, belgeler gidip geliyor. Asıl değişiklik muhasebede değil, depo kapısında oldu.
Geçiş yapıldı, süreç yapılmadı
1 Temmuz 2026’da 2025 hesap döneminde brüt satış hasılatı 10 milyon TL ve üzerinde olan e-Fatura mükellefleri için e-İrsaliye zorunlu hale geldi. Ayrıca İhraç ve Dahilde İşleme kapsamındaki bazı mükellefler için eşik daha düşük tutuldu.
Geçişi yapan şirketlerin çoğu işi teknik bir mesele olarak ele aldı ve doğru yaptı: entegratör seçildi, ERP bağlandı, test belgesi gönderildi, çalıştı.
Sonra şu soru geldi: gelen e-irsaliyeye kim yanıt verecek?
Çünkü e-İrsaliye tek yönlü bir belge değil. Gönderen taraf için bir yükümlülük, alan taraf için de bir yükümlülük. Ve alan taraftaki yükümlülük tam olarak satın alma ve depo ekiplerinin üzerine düşüyor.
Kâğıt irsaliyeyle arasındaki asıl fark
Kâğıt irsaliyede alıcının yaptığı iş imzalamaktı. Miktar eksikse kalemle çiziliyor, altına imza atılıyor, bir nüsha kalıyordu. O nüsha bir klasöre giriyor ve orada kalıyordu.
e-İrsaliyede iki şey birden değişti.
Birincisi belge, malın sevkinden önce oluşuyor ve GİB’e iletiliyor. Yani tedarikçi kamyonu yola çıkarmadan önce belge sistemde. Bu, alıcının sevkiyattan haberdar olması için yeni bir imkan yaratıyor: ne geleceğini kamyon gelmeden önce görebiliyorsunuz.
İkincisi ve daha önemlisi: alıcının yanıt vermesi gerekiyor. Kabul, kısmi kabul ya da ret. Bu yanıt karşı tarafın sistemine düşüyor.
Kısmi kabul, satın alma açısından en kritik yenilik. Sipariş 100, gelen 92 ise artık bunun elektronik bir kaydı oluşuyor ve tedarikçi de aynı kaydı görüyor. Eksik teslimatın iki ay sonra tartışma konusu olması ihtimali ortadan kalkıyor.
Depo kapısında ne değişti
Değişim tam olarak burada yaşanıyor ve hazırlık genellikle burada eksik kalıyor.
Kamyon geliyor. Depo sorumlusu sayımı yapıyor. Şimdi ek olarak bir karar vermesi gerekiyor: bu belgeye ne yanıt verilecek?
Bu karar üç soruyu birden gerektiriyor. Gelen miktar belgede yazanla aynı mı? Aynı değilse fark tolerans içinde mi? Malzeme kabul edilebilir durumda mı?
Bu soruların cevabı depoda veriliyor ama yanıtı sisteme girecek ekran çoğu şirkette muhasebede duruyor. Sonuç şu oluyor: depo sorumlusu sayımı kâğıda yazıyor, muhasebeye gönderiyor, muhasebe yanıtı giriyor. Araya giren süre içinde ya yanlış yanıt veriliyor ya da yanıt hiç verilmiyor.
Sahada en çok aksayan nokta yazılımın eksikliği değil, belgeyi kimin, hangi ekrandan, ne kadar sürede yanıtlayacağının önceden netleştirilmemiş olması.
Yanıt verilmezse ne oluyor
Belge belirsiz durumda kalıyor. Ne kabul edilmiş ne reddedilmiş oluyor.
Bunun ilk sonucu tedarikçiyle yapılan mutabakatlarda çıkıyor. Karşı taraf sevkiyatı yaptığını gösteriyor, sizde kabul kaydı yok. Ay sonu mutabakatı uzuyor.
İkincisi fatura tarafında. Gelen fatura irsaliyeye dayanıyor; irsaliye yanıtsızsa sipariş, irsaliye ve fatura karşılaştırması yapılamıyor ve fatura kontrolsüz ödeniyor.
Üçüncüsü stok tarafında. Stok girişi çoğu kurguda kabul yanıtına bağlanıyor. Yanıt yoksa malzeme rafta duruyor ama sistemde yok. Bu, sayım farkının doğrudan kaynağı haline geliyor.
Gönderen taraftaysanız
Çoğu şirket hem alıyor hem satıyor, yani zincirin iki tarafında birden duruyor. Gönderen taraftaki değişiklik de satın almayı dolaylı olarak etkiliyor.
Belge artık sevkten önce oluşuyor. Bu, sevkiyatı hazırlayan ekibin çalışma sırasını değiştiriyor: eskiden mal yüklenip irsaliye yazılıyordu, şimdi belge üretilmeden kamyon çıkamıyor.
Sahada en çok aksayan nokta burası oluyor. Yazılım hazır, entegratör bağlı, ama sevkiyat anında belgeyi kimin üreteceği netleşmemiş. Akşam saatlerinde ya da hafta sonu çıkan bir sevkiyatta o kişi ofiste olmayabiliyor.
Alıcının verdiği yanıtı da izlemek gerekiyor. Kısmi kabul ya da ret yanıtı geldiğinde bunun satış ve muhasebe tarafına düşmesi lazım; düşmezse fatura tam miktar üzerinden kesiliyor ve mutabakat sorunu size dönüyor.
Kendi şubeleriniz ve depolarınız arası sevkiyat da kapsamda. Aynı vergi kimlik numarası altındaki transferlerde de irsaliye yükümlülüğü sürüyor ve bu, uygulamada en sık atlanan durum. Depolar arası malzeme hareketi çok olan işletmelerde bu kalem tek başına ciddi bir hacim yaratıyor.
Geçişi yapmış şirketler için kontrol listesi
Teknik entegrasyon çalışıyorsa geriye şu maddeler kalıyor.
Yanıt verecek kişi belli mi? Depo sorumlusu mu, satın almacı mı, muhasebe mi. Tek bir sahibi olmayan adım yapılmıyor.
O kişi belgeye ulaşabiliyor mu? Yanıt ekranı depoda kullanılabilir durumda mı, yoksa muhasebe bilgisayarında mı duruyor.
Kısmi kabul senaryosu tanımlı mı? Eksik geldiğinde ne yapılacağı yazılıysa yapılıyor, yazılı değilse tam kabul veriliyor.
Tolerans sınırı var mı? Dökme ve tartılan malzemede her sapma için kısmi kabul girilmesi operasyonu durduruyor.
Kabul yanıtı stok girişini tetikliyor mu? İki adım ayrı yürüyorsa aralarında sürekli fark oluşuyor.
Şubeler ve depolar arası transferler kapsamda mı? Kendi şubenize gönderdiğiniz malda da irsaliye yükümlülüğü sürüyor; aynı vergi kimlik numarası altındaki sevkiyatlar bu yüzden atlanıyor ve sonradan sorun çıkarıyor.
Bir ambalaj üreticisinde belgeyi kimse yanıtlamıyordu
Not: Aşağıdaki örnek gerçek bir müşteriye ait değildir; sahada sık karşılaşılan durumlardan oluşturulmuş bir senaryodur.
Geçişi yapmış bir işletme üzerinden bakalım.
90 kişilik bir ambalaj üreticisi. Entegratör seçilmiş, ERP bağlanmış, test belgesi başarıyla gönderilmiş. Teknik taraf sorunsuz çalışıyor.
İlk ay sonunda entegratör panelinde 60 gelen e-irsaliyenin 47’sinin yanıtsız beklediği görüldü.
Sebep şuydu: yanıt ekranı muhasebe bilgisayarında açılıyordu. Malı karşılayan depo sorumlusunun o ekrana erişimi yoktu. Depo sayımı kâğıda yazıyor, kâğıt muhasebeye gidiyor, muhasebe akşam yanıtlamaya çalışıyordu. Yoğun günlerde bu adım atlanıyordu.
İki somut sonucu oldu. Bir tedarikçiyle yapılan ay sonu mutabakatı, yanıtsız belgeler yüzünden üç gün sürdü. Ve stok girişi kabul yanıtına bağlı olduğu için rafta duran malzeme sistemde günlerce görünmedi; o sırada aynı malzeme için bir talep daha açıldı.
Çözüm yazılım değiştirmek olmadı. Yanıt yetkisi depo sorumlusuna verildi ve ekran depoya taşındı. Yanıt süresi ortalama iki güne düştü.
Buradaki mesele baştan beri teknik değildi: belgeyi kimin, hangi ekrandan yanıtlayacağı hiç konuşulmamıştı.
Codigno ERP’de nasıl duruyor
Mal kabul ve teslim alım süreci e-irsaliye entegrasyonunu içeriyor ve evrak tarama süreçte yer alıyor. Hangi entegratörle çalıştığınız kurulum aşamasında konuşulan bir konu; sonradan uyum sağlanması gereken bir kısıt değil.
Teslim alım siparişe bağlı yapılıyor; parçalı ve toleranslı teslim alım destekleniyor. Eksik gelen miktar siparişte bekleyen olarak kalıyor, tolerans içindeki sapmalar uyarı üretmeden geçiyor. Kabul kaydı doğrudan stoğa yansıyor, ikinci bir giriş yapılmıyor.
Zincirin bütününe bakmak isterseniz: satın alma yönetimi rehberi.
Sık sorulan sorular
e-İrsaliye zorunluluğu kimleri kapsıyor?
1 Temmuz 2026 itibarıyla 2025 hesap döneminde brüt satış hasılatı 10 milyon TL ve üzerinde olan e-Fatura mükellefleri kapsamda. Bazı özel kapsamlarda eşik daha düşük tutuldu. Kendi durumunuz için güncel GİB düzenlemesine ya da entegratörünüze bakmanız gerekiyor.
Kısmi kabul ne zaman verilir?
Gelen miktar belgede yazandan az olduğunda ya da kalemlerin bir kısmı kabul edilip bir kısmı reddedildiğinde. Tam kabul verilip eksiklik sözlü bildirilirse elektronik kayıt oluşmuyor.
Yanıt vermek için süre sınırı var mı?
Yanıtın makul sürede verilmesi bekleniyor ve bekleyen belgeler mutabakatlarda sorun çıkarıyor. Güncel süre ve teknik ayrıntılar için entegratörünüzün bilgilendirmesi esas alınmalı.
Şubeler arası transferde de e-irsaliye gerekiyor mu?
Gerekiyor. Aynı vergi kimlik numarası altındaki depolar ve şubeler arası sevkiyatlarda da sevk irsaliyesi yükümlülüğü sürüyor. Bu, uygulamada en sık atlanan durum.
Kabul yanıtı stok girişini otomatik yapmalı mı?
Yapması tercih ediliyor. İki adım ayrı yürütüldüğünde aralarında zaman farkı oluşuyor ve stok o aralıkta gerçeği yansıtmıyor.
Entegratör değiştirirsek süreç etkilenir mi?
Belge akışı entegratör üzerinden yürüdüğü için geçiş planlanmayı gerektiriyor. Süreç tarafında değişen bir şey olmuyor; yanıt verme yükümlülüğü ve akış aynı kalıyor.
Gelen e-irsaliyelere kim yanıt veriyor? Depo sayınızı ve mevcut entegratörünüzü paylaşın; mal kabul ile e-irsaliye yanıtının sizde nasıl birleşeceğini gösterelim.
