Şantiyede malzeme ihtiyacı beklemez. Sorun, o aceleyle açılan talebin sonradan hiçbir yerde bulunamaması.
TELEFONLA AÇILAN TALEP
İhtiyaç telefonda kalıyor, kayıt hiçbir yerde
Şantiye şefi arıyor, merkeze bir şeyler söyleniyor, birisi not alıyor. Ertesi gün o notun kimde olduğu bilinmiyor.
İnşaatta satın alma diğer sektörlerdeki gibi tek bir kanaldan yürümüyor. Aynı projede kaba yapı malzemesi, ince iş kalemleri, mekanik ve elektrik ekipmanı, işçilik, iskele ve ekipman kiralaması aynı anda dönüyor. Her birinin tedarik mantığı ayrı. Hepsi tek bir listede toplanmadığında, kararlar kişilere bağlı kalıyor.
En sık duyduğumuz şikâyet malzemenin kendisi değil, adı. Şantiyede kullanılan isim, muhasebedeki kayıt ve tedarikçinin faturasındaki tanım birbirini tutmuyor. Aynı demir üç ayrı kalem olarak duruyor. Sonra “geçen ay kaça almıştık” sorusunun cevabı çıkmıyor, çünkü karşılaştırılacak iki kayıt aslında aynı şey değil.
Onay tarafı da benzer. Onaylayacak kişi başka şantiyedeyse talep bekliyor. İş aksamasın diye alım onaysız yapılıyor, evrak sonradan tamamlanıyor. Bir sıkıntı çıktığında “bunu kim istedi” sorusunun net bir cevabı olmuyor.
Bunların hiçbiri disiplinsizlikten olmuyor. Saha hızlı, sistem yavaş. Uzun form dolduran bir yazılım şantiyede kullanılmaz; ekip iki günde telefona geri döner.
POZ VE METRAJ
Alınan malzeme ile hakedişe giren imalat aynı yerde durmuyor
İnşaat satın almasını jenerik satın almadan ayıran asıl şey burada.
Talep bir malzeme değil, çoğu zaman bir iş kalemidir. Poz tanımı, teknik özellik, miktar, ihtiyaç tarihi, teslim yeri, alternatif marka kabul edilip edilmediği. Bu bilgiler eksik geldiğinde satın alma ekibi teklif istemiyor, önce talebi düzeltmeye çalışıyor. Süre kaybı tam orada oluşuyor.
Teklif tarafında da aynı şey. Bir firmaya nakliye dahil, diğerine hariç talep gittiğinde karşılaştırma baştan bozuk. İşçilik içeren kalemlerde iskele, sarf malzeme ve montaj kapsamının ayrı tarif edilmesi gerekiyor; yoksa en ucuz görünen teklif en pahalısı çıkıyor.
Asıl kopukluk ise sonda. Satın alınan malzeme bir tarafta, taşerona kesilen hakediş başka tarafta duruyor. Projenin gerçek maliyeti ancak ay sonunda, iki listeyi elle birleştirince ortaya çıkıyor. O da genelde geç oluyor.
TEK ZİNCİR
Talep, teklif, sipariş ve hakediş aynı projenin altında
Codigno ERP’de şantiye satın alması ayrı bir ada değil. Talebin açıldığı yer ile hakedişin kesildiği yer aynı sistem.
Bütün lokasyonların ihtiyacı ortak bir havuzda toplanıyor. Sahadan telefonla, birkaç adımda talep açılıyor. Aynı malzeme üç şantiyeden isteniyorsa merkez bunu bir arada görüyor ve toplu alım yapabiliyor.
Malzeme ve hizmet ağacı bir kez kuruluyor, talep açılırken listeden seçiliyor. Serbest metin yerine seçim yapıldığı için kayıt kendiliğinden tutarlı kalıyor; geçmiş fiyat karşılaştırması da bu sayede mümkün oluyor.
Onay akışı proje bazında tanımlanıyor. Şantiye şefinin hangi kalemleri hangi sınıra kadar isteyebileceği yazılı hale geliyor, merkez her kalemi tek tek incelemek zorunda kalmıyor.
Teklifler aynı ekranda kıyaslanıyor. Fiyat tek kriter değil; teslim süresi, ödeme koşulu ve tedarikçinin geçmiş performansı yan yana duruyor.
Ve harcama doğrudan projeye bağlanıyor. Satın alma gideri ile taşeron hakedişi aynı projenin altında toplandığı için maliyet ay sonunu beklemiyor.
Zincirin halkaları: Talep Süreci · Teklif Kıyaslama · Hakediş
NE SATIN ALIYORSUNUZ
Modül değil, şantiyenin tamamı
Aldığınız şey tek bir satın alma modülü değil. Şantiyede iş gören parçaların hepsi aynı sistemde duruyor: malzeme talebi ve onayı, teklif toplama ve kıyaslama, sipariş ve teslim alma, depo ve stok, taşeron sözleşmesi, metraj ve hakediş, günlük rapor ve puantaj.
Kurulum sırasında malzeme ağacınız çıkarılıyor. Bu emek isteyen bir adım ve çoğu işletmede mevcut malzeme listesi ilk kez orada düzenli hale geliyor. Bir kez yapılıyor, sonraki bütün adımların doğruluğu ona dayanıyor.
Kendi sunucunuzda ya da bulutta çalışıyor. Eğitim ve devreye alma bizde; kurup bırakmıyoruz.
NEDEN BİZ
Satın almacı yazılımı değil, şantiye yazılımı
Piyasadaki satın alma programlarının çoğu ofis satın alması için tasarlanmış. Talep, teklif, sipariş, fatura. Bunlar doğru adımlar ama şantiyenin yarısını anlatıyor.
Şantiyede satın alma tek başına anlamlı değil. Alınan malzeme bir imalata giriyor, o imalat bir poza bağlanıyor, o poz bir hakedişe dönüşüyor ve o hakediş bir taşerona ödeniyor. Bu zinciri iki ayrı yazılıma bölerseniz, aradaki farkı her ay elle kapatırsınız.
Biz taşeron ve hakediş tarafını zaten yazıyoruz. Satın alma o sistemin içine sonradan eklenmiş bir modül değil, aynı verinin başka bir görünümü.
Bunu söylemek satışı bazen zorlaştırıyor: yalnızca satın alma arayan, hakedişle işi olmayan bir işletme için biz en hafif çözüm değiliz. Öyle bir ihtiyaç varsa bunu açıkça söylüyoruz. Ama şantiyesi olan, taşeronla çalışan, projesi poza bağlı bir firma için tek sistem olmasının değeri ilk aydan itibaren görülüyor.
İnşaat tarafındaki bütün resim: İnşaat ve Altyapı Çözümleri · Bütün çözümler: Çözümlerimiz
Konunun saha tarafı: Şantiyede Malzeme Talebi · Şantiyede Puantaj ve Taşeron Takibi
SIK SORULANLAR
Sık sorulan sorular
Sahadan, telefondan talep açılabiliyor mu?
Açılabiliyor. Talep açmak için ofise dönmek ya da bilgisayar başına geçmek gerekmiyor.
Onay sınırlarını proje bazında ayrı ayrı kurabilir miyiz?
Kurabilirsiniz. Onay akışı ve yetki sınırı proje ya da departman bazında tanımlanıyor.
Şu an kullandığımız muhasebe programıyla birlikte çalışır mı?
Entegrasyon kapsamı kullandığınız programa göre belirleniyor. Görüşmede mevcut yapınıza bakıp neyin aktarılacağını netleştiriyoruz.
Malzeme listemiz dağınık, kurulum uzun sürer mi?
Malzeme ağacının çıkarılması devreye alma süresinin en belirleyici kalemi. Listeniz ne kadar dağınıksa o adım o kadar uzuyor. Bunu baştan söylüyoruz, çünkü sonradan sürpriz olmasını istemiyoruz.
Sadece satın alma alıp hakedişi sonra ekleyebilir miyiz?
Ekleyebilirsiniz. Çoğu firma talep ve onay tarafından başlıyor, en görünür kazanç orada çıkıyor. Hakediş sonradan aynı verinin üzerine geliyor.
Verilerimiz nerede duruyor?
Kendi sunucunuzda ya da bulutta, tercihinize göre. İkisi de destekleniyor.
Taşeron hizmet alımları da aynı yapıda mı yönetiliyor?
Evet. Hizmet kalemleri de malzeme ağacındaki mantıkla tanımlanıyor, sözleşme ve hakediş tarafına oradan bağlanıyor.
Fiyat nasıl belirleniyor?
Kullanıcı sayısı, lokasyon sayısı, devreye alınacak modüller ve entegrasyon kapsamı belirliyor. Durumunuzu paylaşın, tahmin yerine size özel teklif çıkaralım.
GÖRÜŞELİM
Şantiyenizi anlatın, sistemi üzerinden gösterelim
Kaç projeniz var, kaç taşeronla çalışıyorsunuz, malzeme listeniz hangi durumda. Bunları konuşalım, ekranları kendi işleyişiniz üzerinden gösterelim.