Şantiyede puantajın zor tarafı hesap değil. Verinin sahadan merkeze bozulmadan ulaşması ve o veride kimin kimin çalışanı olduğunun görünmesi.
Fabrikadan farkı ne
Bir üretim tesisinde puantajın kaynağı sabit: kapıdaki okuyucu. Şantiyede böyle bir sabit yok.
Giriş noktası çoğu zaman geçici. Şantiye başladığında bir konteyner ofis kuruluyor, kayıt oradan tutuluyor, iş ilerledikçe giriş yeri değişiyor. Bazı işlerde giriş kontrolü hiç kurulmuyor ve kayıt tamamen formen ya da şantiye şefinin çizelgesine bağlı kalıyor.
İkinci fark çalışan bileşimi. Sahada aynı anda kendi bordronuzdaki işçiler, alt yüklenici çalışanları, günlük yevmiyeyle gelen kişiler ve makine operatörleri bulunuyor. Hepsinin varlığı kaydedilmesi gereken bir bilgi ama hepsinin bordrosu sizde değil.
Üçüncü fark maliyetin kırılımı. Fabrikada personel maliyeti bölüme yazılıyor, şantiyede projeye ve iş kalemine yazılması gerekiyor. Aksi halde hangi imalatın ne kadara mal olduğu bilinmiyor.
Bu üç fark, inşaat ve altyapı tarafında personel operasyonunun neden ayrı kurulduğunu açıklıyor.
Sahadan gelen çizelge nerede bozuluyor
Yaygın düzen şu: formen günlük çizelge tutuyor, akşam fotoğraflıyor, merkeze gönderiyor. Merkez fotoğraflardan tabloya işliyor.
Bu akışta dört bozulma noktası var.
Birincisi gecikme. Çizelge her gün gönderilmiyor, hafta sonu toplu gidiyor. Merkez neyin olduğunu birkaç gün sonra öğreniyor.
İkincisi okunaklılık. Elle doldurulmuş bir çizelgede isimler kısaltılıyor, aynı soyadlı iki kişi karışıyor, saat yazılmıyor sadece “tam gün” işaretleniyor.
Üçüncüsü sonradan düzeltme. Formen bir kişiyi yazmayı unutuyor, telefonla “şunu da ekle” diyor. Kaydın aslı ile merkeze işlenen arasında fark oluşuyor ve iz kalmıyor.
Dördüncüsü kimlik. Aynı işçi bir hafta bir taşeronda, sonraki hafta başka taşeronda görünüyor. Merkez bunu iki ayrı kişi sanıyor ya da tek kişi sanıp yanlış tarafa yazıyor.
Taşeron çalışanı neden kaydedilmeli
Kendi bordronuzda olmayan bir kişinin devamını tutmak fazladan iş gibi görünüyor. Üç sebeple gerekli.
Birinci sebep hakediş. Alt yükleniciyle iş gücü üzerinden çalışılıyorsa, ödenecek tutarın dayanağı sahada geçirilen süre oluyor. Kayıt yoksa hakediş tartışması taşeronun beyanı ile şantiye şefinin hafızası arasında geçiyor. Alt yüklenici ile tedarikçi arasındaki farkın ne olduğu ayrı bir konu: taşeron mu tedarikçi mi.
İkinci sebep iş sağlığı ve güvenliği. Sahada bulunan herkesin kim olduğunun bilinmesi, acil durumda kaç kişinin içeride olduğunun bilinmesi demek. Ayrıca İSG eğitimi ve mesleki yeterlilik belgesi olmayan kişinin sahaya alınmaması gerekiyor; bu kontrol giriş kaydıyla birlikte yapılmadığında kağıt üzerinde kalıyor.
Üçüncü sebep sorumluluk. Asıl işveren ile alt işveren ilişkisinde asıl işverenin, alt işverenin işçilerine karşı belirli yükümlülükleri bulunuyor. Sahada kimin çalıştığının kaydı, bu ilişkinin yönetilebilmesi için gereken temel bilgi.
Giriş kaydı şantiyede nasıl kuruluyor
Sabit okuyucu her şantiyede kurulmuyor, kurulduğunda da iş bitince sökülüyor. Uygulamada üç yol kullanılıyor.
Tablet ya da taşınabilir okuyucu, konteyner girişine konan ve şantiye ilerledikçe yeri değişen bir kayıt noktası. Kablolama gerektirmediği için şantiye koşullarında en hızlı kurulan yol bu. Kart ya da biyometrik okuma yapıyor. Bağlantı sorunlu sahalarda çevrimdışı kayıt alıp sonra göndermesi belirleyici oluyor.
Mobil kayıt, formenin ya da çalışanın telefonu üzerinden konum doğrulamalı giriş. Kurulum maliyeti yok, dağınık ve kısa süreli işlerde tek uygulanabilir yöntem.
Üçüncü yol karma: kendi personeli için okuyucu, taşeron ve günlük gelenler için mobil kayıt. Çoğu şantiyede oturan düzen bu oluyor.
Yöntemlerin karşılaştırması ve KVKK tarafı ayrı bir yazıda: PDKS nedir.
Belgelerin kaydı
Şantiyede personel dosyası fabrikadakinden farklı işliyor, çünkü belgelerin bir kısmı sahaya girişin ön şartı.
İSG eğitim kaydı, mesleki yeterlilik belgesi, yüksekte çalışma ve benzeri özel yetkinlik belgeleri, sağlık raporu ve operatör ehliyetleri. Bunların geçerlilik süreleri var ve süresi dolmuş belgeyle sahada bulunmak denetimde doğrudan bulgu üretiyor.
Bu yüzden şantiyede belge takibi bir arşiv işi değil, giriş kararının parçası. Belgenin süresi dolduğunda ilgili kişinin listede işaretlenmesi, denetimden çok kaza anında önem kazanıyor. Özlük tarafının bütünü: personel özlük dosyası.
Bir yapı taahhüt firmasında çizelgenin yerini alan kayıt
Not: Aşağıdaki örnek gerçek bir müşteriye ait değildir; sahada sık karşılaşılan durumlardan oluşturulmuş bir senaryodur.
Fabrika inşaatı süren bir yapı taahhüt firması. Sahada kendi bordrosunda 60 kişi, altı ayrı alt yüklenicide toplam 140 kişi çalışıyor.
Sorun hakediş dönemlerinde çıkıyordu. Alt yüklenicilerin beyan ettiği adam gün sayısı ile şantiyenin kaydı tutmuyordu ve fark bazen yüzde onları buluyordu. Her hakediş görüşmesi pazarlığa dönüşüyordu.
Şantiye şefi kendi çizelgesini tutuyordu ama çizelge günlük değil haftalık dolduruluyordu ve hafızaya dayanıyordu.
Konteyner girişine taşınabilir bir okuyucu konuldu ve alt yüklenici çalışanları da aynı noktadan kaydedilmeye başlandı. Kart yerine, giriş kaydı alt yüklenici bilgisiyle birlikte tutuldu; yani kişi hangi firmanın çalışanı olarak girdiği görünüyordu.
İlk hakediş döneminde fark yüzde ikinin altına indi. Beklenmedik ikinci sonuç şuydu: iki alt yüklenicinin sahada gösterdiği kişi sayısı, sözleşmede taahhüt ettikleri ekip büyüklüğünün altındaydı ve bu daha önce hiç görünmemişti.
Üçüncü sonuç güvenlik tarafındaydı. Bir yangın tatbikatında sahada bulunan kişi sayısı ilk kez kesin olarak biliniyordu.
Bu örnek şunu gösteriyor: şantiyede devam kaydı bir insan kaynakları işi değil, aynı anda hakediş ve güvenlik işi.
Codigno tarafında
Puantaj tarafında proje ve taşeron bazlı raporlama ayrı bir başlık olarak duruyor; sahada geçirilen sürenin hangi projeye ve hangi alt yükleniciye yazılacağı kayıt üzerinde taşınıyor.
Güne bağlı dosya yönetimi ve QR ile form yükleme, sahadaki belge akışını kağıda bağlı olmaktan çıkarıyor. Otomatik tutanak üretimi devamsızlık ve benzeri durumların kayda geçmesini kolaylaştırıyor.
Sahada tutulan kayıtlar ve iş emri tarafı ayrı bir üründe toplanıyor: saha takip yazılımı.
Zincirin bütünü: personel yönetimi rehberi. Hesabın nasıl kurulduğu: puantaj nedir, nasıl hesaplanır.
Sık sorulan sorular
Taşeron çalışanının puantajını tutmak zorunda mıyız?
Bordro sorumluluğu alt yüklenicide olsa da, sahada kimin bulunduğunun kaydı iş sağlığı ve güvenliği ile hakediş açısından gerekli. Uygulamada bu kayıt giriş kontrolü üzerinden tutuluyor.
İnternet olmayan şantiyede sistem çalışır mı?
Cihazın çevrimdışı kayıt alıp bağlantı geldiğinde göndermesi gerekiyor. Bu özellik yoksa şantiye koşullarında sistem güvenilir olmuyor.
Günlük yevmiyeli çalışanlar nasıl takip ediliyor?
Aynı giriş kaydı üzerinden, ama ayrı bir çalışma türü olarak. Bu kişilerin belgelerinin sahaya girişten önce kontrol edilmesi ayrıca önem taşıyor.
Puantaj verisi hakediş hesabına doğrudan bağlanabilir mi?
Adam gün üzerinden çalışılan sözleşmelerde bağlanabiliyor. Götürü bedelli işlerde puantaj hakedişin doğrudan girdisi olmuyor ama iç maliyet takibi için yine gerekiyor.
Şantiye kapandığında kayıtlar ne oluyor?
Kayıtların proje bazında saklanması gerekiyor. Şantiye kapansa da iş uyuşmazlığı ve denetim ihtimali devam ettiği için verinin şantiyeyle birlikte kaybolmaması önemli.
Farklı şantiyelerde çalışan personel nasıl izleniyor?
Aynı kişi kartıyla farklı şantiyelerde görünebiliyor. Önemli olan kaydın kişiye değil, kişi ve proje ikilisine bağlanması; maliyet kırılımı buna dayanıyor.
Son hakedişte beyan edilen adam gün ile kendi kaydınız arasındaki fark neydi? Şantiye sayınızı, alt yüklenici sayınızı ve sahada kaydı nasıl tuttuğunuzu paylaşın; kaydın hakedişe nasıl bağlanacağını gösterelim.
