Puantaj, bir çalışanın ay içinde kaç gün ve kaç saat çalıştığının kaydıdır. Bordronun ilk girdisi bu kayıt, ve bordroda çıkan hataların çoğu buradan geliyor.
Puantaj ne işe yarıyor
Ay sonunda bordro hesaplanırken üç şeyin bilinmesi gerekiyor: çalışan kaç gün çalıştı, kaç gün çalışmadı, çalışmadığı günlerin gerekçesi neydi.
Puantaj bu üç sorunun cevabını tek tabloda tutuyor. Tablonun satırları çalışanlar, sütunları ayın günleri. Her hücrede o günün ne olduğunu gösteren bir işaret duruyor: çalıştı, hafta tatili, yıllık izin, raporlu, devamsız.
Bunun bordro dışında iki karşılığı daha var. Birincisi SGK bildirimi; eksik gün bildirilen her çalışan için gerekçenin belgeye dayanması gerekiyor. İkincisi olası bir iş davası; çalışma sürelerine dair kayıt sunamayan işveren, karşı tarafın beyanına karşı savunmasız kalıyor.
Cetvelde ne var
Puantaj cetvelinin biçimi işletmeden işletmeye değişiyor ama içerdiği bilgi kalemleri hemen hemen aynı.
Çalışılan gün sayısı temel kalem. Yanında normal çalışma saati duruyor. Fazla çalışma saatleri ayrı bir sütunda toplanıyor, çünkü ücret katsayısı farklı. Hafta tatilinde ve genel tatilde yapılan çalışma da ayrı tutuluyor, aynı sebeple.
İzinler türüne göre ayrışıyor: yıllık izin, mazeret izni, ücretsiz izin ve raporlu günler birbirinden farklı sonuçlar doğuruyor. Devamsızlık ise kendi başına bir kalem ve gerekçesiz devamsızlığın disiplin tarafında da karşılığı var.
Hücrelere yazılan işaretler için ortak bir standart yok, her işletme kendi kod setini kullanıyor. Önemli olan kodun ne anlama geldiğinin yazılı olması; personel değiştiğinde cetveli okuyacak kişi aynı kodu farklı yorumlarsa hesap bozuluyor.
Günlük ve aylık hesap
Hesap iki aşamalı yürüyor.
Günlük tarafta çalışanın giriş ve çıkış saati alınıyor, ara dinlenme süresi düşülüyor ve net çalışma süresi bulunuyor. Ara dinlenmenin çalışma süresinden sayılmaması önemli bir ayrıntı; kart kaydı üzerinden otomatik hesap yapan sistemlerde mola tanımı yapılmamışsa herkesin mesaisi olduğundan uzun görünüyor.
Aylık tarafta günlük veriler toplanıyor. Çalışılan gün sayısı, toplam normal saat, toplam fazla çalışma saati, izinli gün sayısı ve devamsızlık günleri çıkarılıyor. SGK bildirimi 30 gün üzerinden yapıldığı için eksik günlerin ayrıca gerekçelendirilmesi gerekiyor.
Fazla çalışmanın nasıl hesaplandığı ayrı bir konu ve katsayıları farklı: fazla mesai hesaplama. İzin günlerinin bakiyeye nasıl işlendiği de öyle: yıllık izin hesaplama.
Hangi kaynaktan besleniyor
Puantajın kendi başına bir veri kaynağı yok, başka yerlerden besleniyor ve zayıf halkası genelde besleme tarafında.
Devam kaydı en temel kaynak. Kartlı geçiş, parmak izi ya da mobil uygulamayla toplanan giriş çıkış verisi. Bu sistemlerin karşılaştırması ayrı bir yazıda: PDKS nedir.
İkinci kaynak izin onayları. İzin dilekçesi ve onayı ayrı bir yerde tutuluyorsa, puantajı yapan kişi kimin izinli olduğunu ya hatırlıyor ya soruyor.
Üçüncü kaynak vardiya planı. Kim hangi vardiyada olacaktı, plan değişti mi, değiştiyse kim değiştirdi.
Dördüncü kaynak sağlık raporları ve resmi belgeler. Bunlar genelde kâğıt olarak geliyor ve sisteme geç giriliyor.
Dört kaynak dört ayrı yerde tutulduğunda, ay sonunda birleştirme işini bir kişi elle yapıyor. Bu birleştirmenin nerede kırıldığı ayrı bir konu: Excel ile puantaj takibi.
Hataların çıktığı dört nokta
Sahada tekrar eden hatalar dörde toplanıyor.
Birincisi geç giren belge. Sağlık raporu ayın 20’sinde alınıyor ama sisteme ayın 3’ünde giriliyor. Puantaj kapandıktan sonra gelen belge, düzeltme demek.
İkincisi mola ve duruş tanımı. Kart kaydı ham haliyle alınıp mola düşülmediğinde herkesin çalışma süresi şişiyor. Üretimde hat duruşları da aynı sorunu üretiyor.
Üçüncüsü vardiya değişimi. Çalışanlar kendi aralarında vardiya değiştiriyor, amir sözlü onay veriyor, sisteme yansımıyor. Ay sonunda kart kaydı ile plan tutmuyor.
Dördüncüsü çift kayıt. Aynı çalışan hem merkezde hem sahada kayıtlıysa, ya iki kez sayılıyor ya hiç sayılmıyor.
Bir plastik enjeksiyon tesisinde mola tanımı
Not: Aşağıdaki örnek gerçek bir müşteriye ait değildir; sahada sık karşılaşılan durumlardan oluşturulmuş bir senaryodur.
180 kişilik bir plastik enjeksiyon tesisi. Üç vardiya çalışıyor, kapıda kartlı geçiş sistemi kurulu.
Fazla mesai gideri bir yıl içinde belirgin şekilde artmıştı ve üretim müdürü bunu anlamlandıramıyordu, çünkü üretim hacmi aynı kalmıştı.
Kart kayıtlarına bakıldığında sebep göründü. Sistem giriş ve çıkış arasındaki tüm süreyi çalışma sayıyordu. Vardiya içindeki ara dinlenme sistemde tanımlı değildi ve çalışanlar kartı yalnızca vardiya başında ve sonunda okutuyordu.
Bu, her vardiyada kişi başına yaklaşık bir saatlik fazladan süre demekti. Vardiya 8 saatlik plana göre kurgulanmıştı ama sistem 9 saat görüyor, aradaki fark otomatik olarak fazla çalışmaya yazılıyordu.
Düzeltme hesap tarafında yapıldı: vardiya tanımına ara dinlenme süresi eklendi ve puantaj net çalışma süresi üzerinden üretilmeye başlandı. Ayrıca hat duruşlarının puantaja nasıl yansıyacağı yazılı hale getirildi.
İlk ayın sonunda fazla mesai saati yaklaşık üçte bir azaldı. Kimsenin çalışma düzeni değişmemişti; değişen tek şey, sistemin neyi çalışma saydığıydı.
Bu örnek şunu gösteriyor: puantaj hatası çoğu zaman veri eksikliğinden değil, tanım eksikliğinden çıkıyor.
Codigno tarafında
Puantaj yazılımı tarafında puantaj cetveli ve personel kartı birlikte tutuluyor, personel kart devam sistemi bağlantısı üzerinden giriş çıkış verisi cetvele bağlanıyor.
Bunun önemli bir sonucu var: devam sisteminden gelen günler puantaj ekranından elle düzenlenemiyor. Kullanıcı çelişen bir değer girmeye çalıştığında kayıt reddediliyor ve o tarihteki verinin devam sisteminden geldiği uyarısı çıkıyor. Çıkış yapılmamışsa otomatik kapatma devreye giriyor.
Taşeron tarafı ayrı tutuluyor: sahadaki günlük adam sayısı taşeron bazında kaydediliyor ve ayrı raporlanıyor.
Transfer hareket dökümü ve kayıt geçmişi sayesinde bir hücredeki rakamın nereden geldiği ve kim tarafından değiştirildiği geriye doğru izlenebiliyor. Yemek kartı entegrasyonu da aynı zincire bağlı olduğu için gün bazlı hakediş ayrıca hesaplanmıyor.
Zincirin bütünü ve diğer halkalar: personel yönetimi rehberi. Ürün tarafının tamamı: personel yönetim yazılımı.
Sık sorulan sorular
Puantaj cetveli ile puantaj tablosu farklı mı?
Pratikte aynı şeyi anlatıyor. Cetvel genelde resmi biçimi, tablo ise günlük takip için kullanılan çalışma dosyasını ifade ediyor. İkisinin verisi aynı olmak zorunda.
Puantajı kim tutar?
İşletmenin ölçeğine göre değişiyor. Küçük işletmelerde muhasebe, üretim yapan işletmelerde vardiya amiri ya da puantör, kurumsal yapılarda insan kaynakları birimi tutuyor. Kim tutarsa tutsun, verinin tek kaynaktan gelmesi gerekiyor.
Eksik gün bildirimi nedir?
Çalışanın ay içinde 30 günden az çalıştığı durumlarda SGK’ya yapılan bildirim. Eksik günün gerekçesinin belgeyle desteklenmesi isteniyor ve bu belgenin dayanağı puantaj kaydı oluyor.
Kart kaydı tek başına puantaj yerine geçer mi?
Geçmiyor. Kart kaydı ham veri; mola, izin, vardiya planı ve resmi tatiller işlenmeden puantaja dönüşmüyor. Ham kaydı doğrudan bordroya bağlamak, mola tanımı yoksa mesai giderini şişiriyor.
Puantajda geriye dönük düzeltme yapılabilir mi?
Yapılabiliyor ve pratikte yapılıyor. Önemli olan düzeltmenin izinin kalması; kimin ne zaman neyi değiştirdiği görünmüyorsa kayıt denetimde ve davada güvenilirliğini kaybediyor.
Kısmi süreli çalışanlar nasıl takip ediliyor?
Aynı cetvelde takip ediliyor ama normal çalışma süresi farklı tanımlanıyor. Fazla çalışma eşiği de bu tanıma göre değişiyor, tam zamanlı çalışanla aynı eşik uygulanmıyor.
Geçen ayın puantajı kaç günde kapandı? Çalışan sayınızı, vardiya düzeninizi ve devam kaydını nasıl topladığınızı paylaşın; puantajın sizde nerede tıkandığını gösterelim.
