Yıllık izin hesabı üç şeye bakıyor: çalışanın kıdemi, yaşı ve işin niteliği. Hesabın kendisi kolay. Zor olan, bakiyenin yıllar içinde doğru taşınması.
Hak kazanma: bir yıl kuralı
Yıllık ücretli izne hak kazanmak için işyerinde en az bir yıl çalışmış olmak gerekiyor. Deneme süresi de bu bir yılın içinde sayılıyor.
Bir yıl dolmadan izin verilemeyeceği anlamına gelmiyor bu. İşveren isterse avans olarak izin kullandırabiliyor. Ama yasal hak, birinci yılın dolmasıyla doğuyor.
Sürenin hesabında işe giriş tarihi esas alınıyor ve her yıl aynı tarihte yeni hak doğuyor. Aynı işverene bağlı farklı işyerlerinde geçen süreler birleştirilerek hesaplanıyor; bu, şube ya da şirket değişikliği yaşayan çalışanlarda sık atlanan nokta.
Kıdeme göre süreler
Kanun asgari süreleri belirliyor, sözleşmeyle artırılabiliyor ama azaltılamıyor.
Kıdemi bir yıldan beş yıla kadar olan çalışan için en az 14 gün. Beş yıl bu kademeye dahil.
Kıdemi beş yıldan fazla, on beş yıldan az olan çalışan için en az 20 gün.
Kıdemi on beş yıl ve daha fazla olan çalışan için en az 26 gün.
Yaşa bağlı bir istisna var: on sekiz yaş ve altındaki ile elli yaş ve üstündeki çalışanlara kıdemine bakılmaksızın en az 20 gün veriliyor. Yani 52 yaşında ve iki yıllık bir çalışan 14 değil 20 gün izne hak kazanıyor.
Yer altında çalışanlar için süreler dörder gün artırılıyor.
Sürenin içine ne girmiyor
Hesabı bozan en yaygın hata bu bölümde.
Yıllık izin süresine rastlayan ulusal bayram, genel tatil ve hafta tatili günleri izin süresinden sayılmıyor. Yani 14 günlük izne çıkan bir çalışanın izin süresi içinde bayram varsa, o günler izin bakiyesinden düşülmüyor.
Uygulamada birçok işletme takvim günü üzerinden düşüm yapıyor ve bu sessizce çalışanın aleyhine bir hesap üretiyor. Bir iş uyuşmazlığında geriye dönük olarak gündeme geldiğinde toplamı büyük olabiliyor.
İzin dönüşü için yol izni ayrı bir başlık. Çalışan başka bir yerde izin geçirecekse ve talep ederse, gidiş dönüş için dört güne kadar ücretsiz izin verilmesi gerekiyor.
Bölme kuralı
Yıllık izin kural olarak bölünmeden kullandırılıyor.
Tarafların anlaşmasıyla bölünebiliyor, ancak bölümlerden birinin on günden az olmaması gerekiyor. Yani 20 günlük izni beşer günlük dört parçaya bölmek, taraflar anlaşsa bile kurala uygun düşmüyor; bir bölümün en az on gün olması bekleniyor.
Bu kural pratikte üretim yapan işletmelerde sıkışma yaratıyor, çünkü on günlük kesintisiz devamsızlık planlanması gereken bir şey. İzin planının yıl başında yapılmasının sebebi de bu.
Devreden bakiye: görünmeyen yükümlülük
Kullanılmayan izin kaybolmuyor. Sonraki yıla devrediyor ve birikiyor.
Bu birikimin iki sonucu var. Birincisi operasyonel: bir çalışan üç yıllık izin biriktirdiğinde, bunu kullanmak istediğinde işletme uzun bir devamsızlıkla karşılaşıyor.
İkincisi mali ve daha önemli. İş sözleşmesi sona erdiğinde kullanılmayan izin sürelerinin ücreti çalışana ödeniyor. Yani biriken izin, bilançoda görünmese de gerçek bir yükümlülük olarak duruyor. Üstelik ödeme, çıkış tarihindeki ücret üzerinden yapılıyor; yıllar önce hak edilmiş izin bugünkü ücretle ödeniyor.
Bu yüzden izin bakiyesi yalnızca insan kaynaklarının değil, mali tarafın da izlemesi gereken bir rakam. Toplam devreden gün sayısının çalışan başına ortalaması, işletmenin taşıdığı yükün en basit göstergesi.
Bir su ürünleri tesisinde birikmiş bakiye
Not: Aşağıdaki örnek gerçek bir müşteriye ait değildir; sahada sık karşılaşılan durumlardan oluşturulmuş bir senaryodur.
90 kişilik bir su ürünleri işleme tesisi. İş sezonluk yoğunlaşıyor, yaz aylarında hat neredeyse durmuyor.
İzin takibi Excel’de tutuluyordu ve tablo yıllar içinde büyümüştü. Yeni bir mali müşavirle çalışılmaya başlandığında ilk sorulan şey devreden izin toplamı oldu.
Rakam çıkarıldığında beklenmedik bir sonuç görüldü: 90 çalışanın devreden izin toplamı 1.100 günü aşıyordu ve bunun yarıdan fazlası tesiste beş yılı geçmiş 22 kişide toplanmıştı.
Sebep açıktı. Yoğun sezonda izin verilmiyordu, sezon dışında da üretim planı buna izin veriyor gibi görünse de kimse plan yapmıyordu. İzin, talep edildiğinde konuşulan bir konuydu.
İki değişiklik yapıldı. Birincisi izin planı yılın başında yapılmaya başlandı ve yoğun sezon dışındaki aylara dağıtıldı. İkincisi bakiye çalışanların kendi görebileceği bir yerde tutulmaya başlandı; daha önce kimse kaç günü olduğunu bilmiyordu.
İki yıl içinde devreden toplam yarıya indi. Asıl kazanç rakamda değildi: tesis artık çıkışta ne ödeyeceğini biliyordu.
Bu örnek şunu gösteriyor: izin bakiyesi ölçülmediğinde küçülmüyor, yalnızca görünmez oluyor.
Kayıt zorunluluğu
İşveren, çalıştırdığı işçilerin izin durumlarını gösteren bir kayıt tutmak zorunda. Bu kayıtta izne hak kazanılan tarih, kullanılan günler ve kalan bakiye yer alıyor.
Kaydın değeri denetimden çok uyuşmazlıkta ortaya çıkıyor. Kullandırılan iznin belgesi yoksa, kullandırılmamış sayılması riski doğuyor. Bu yüzden izin onaylarının yazılı ve izlenebilir olması, iznin kendisinden daha önemli hale gelebiliyor.
Codigno tarafında
İzin yönetimi yazılımı İş Kanunu izin türlerinin yanında şirkete özel izin tanımlarını da taşıyor. Devreden izin takibi ayrı bir alan olarak duruyor, yani bakiye elle taşınmıyor.
İzin kaydı puantaj cetveline bağlı olduğu için, izinli günler ay sonunda ayrıca işaretlenmiyor.
Bağ tek yönlü de değil: çalışan portaldan izin talebi açtığında, o tarihlerde zaten puantaj kaydı varsa sistem talebi reddediyor ve hangi projede hangi tarihlerde kayıt bulunduğunu söylüyor. “İzin verdik ama puantajda çalışıyor görünüyor” tartışması bu noktada kapanıyor. Kayıt geçmişi sayesinde bir bakiyenin nasıl oluştuğu geriye doğru izlenebiliyor.
Mesainin izne çevrilmesi seçeneği de aynı bakiyeye bağlanıyor, ikinci bir takip dosyası gerekmiyor: fazla mesai hesaplama.
Zincirin bütünü: personel yönetimi rehberi. Ürün tarafının tamamı: personel yönetim yazılımı.
Sık sorulan sorular
İzin bakiyesi paraya çevrilebilir mi?
İş sözleşmesi devam ederken kullanılmayan iznin ücrete dönüştürülmesi mümkün değil. İzin ücreti, sözleşme sona erdiğinde kullanılmayan süreler için ödeniyor.
Yarım gün izin kullanılabilir mi?
Yıllık izin gün üzerinden hesaplanıyor ve bölme kuralı en az on günlük bir bölüm istiyor. Uygulamada saatlik ya da yarım günlük kullanımlar mazeret izni olarak ayrı takip ediliyor.
İşe giriş tarihi mi, yılbaşı mı esas alınıyor?
Hak, işe giriş tarihine göre doğuyor. İşletmelerin çoğu takip kolaylığı için takvim yılı üzerinden plan yapıyor ama hak ediş tarihi kişiye özel kalıyor.
Raporlu geçen süreler kıdeme sayılıyor mu?
Kanun, hangi hallerin yıllık izin bakımından çalışılmış gibi sayılacağını ayrıca düzenliyor ve hastalık izinlerinin bir kısmı bu kapsamda değerlendiriliyor. Sınırdaki durumlar için hukuki görüş almak doğru yol.
İzin talebi reddedilebilir mi?
İznin ne zaman kullanılacağı işverenin yönetim hakkı kapsamında planlanıyor, ama iznin kullandırılması yükümlülük. Sürekli ertelenen izin, birikmiş bakiye olarak geri dönüyor.
Kısmi süreli çalışanın izin hakkı var mı?
Var. Kıdem şartını dolduran kısmi süreli çalışan da yıllık izne hak kazanıyor, süreler tam süreli çalışanla aynı gün sayısı üzerinden değerlendiriliyor.
Şu an devreden izin bakiyeniz kaç gün? Çalışan sayınızı ve kıdem dağılımınızı paylaşın; taşıdığınız izin yükünü ve nasıl eritileceğini çıkaralım.
