Muhasebe Logo’da kalsın, satın alma ayrı yürüsün. Bu kurgunun tamamı bağlantının nasıl kurulduğuna bakıyor.
Bağlanmayan ayrı yazılım, ikinci Excel’dir
Satın almayı ayrı bir yazılımda yürütme kararı verildiğinde konuşulan ilk şey genelde ekranlar ve özellikler oluyor. Sonra kurulum bitiyor ve şu soru çıkıyor: bu faturalar muhasebeye nasıl geçecek?
Cevap “elle” ise proje amacına ulaşmamış demektir. Veri girişi ikiye katlanmıştır ve muhasebe ekibi haklı olarak sisteme direnecektir.
Bu yüzden entegrasyon, ayrı yazılım kararının eki değil, şartıdır. Fiyat konuşulmadan önce konuşulması gereken madde.
Hangi veri hangi yöne akıyor
Entegrasyonu anlamanın en kolay yolu, akışı yönleriyle ayırmak. Karışıklığın çoğu iki sistemin de aynı veriyi yazabildiği kurgulardan çıkıyor.
Muhasebeden satın almaya gelenler. Cari hesap kartları, yani tedarikçi listesi. Malzeme ya da stok kartları. Masraf merkezi ve proje tanımları. Bunlar muhasebede tanımlanıyor ve satın almaya okunmak üzere geliyor.
Satın almadan muhasebeye gidenler. Onaylanan sipariş, tedarikçiye verilen taahhüt olarak. Mal kabul kaydı, stok girişi olarak. Onaylanan fatura, muhasebe fişi olarak. Ödeme talebi.
Çift yönlü olması gereken tek şey stok bakiyesi. Ve tam olarak burada karışıklık çıkıyor: stok hem satın almadan hem üretimden hem satıştan etkileniyorsa asıl kaydın nerede tutulacağı baştan belirlenmeli.
Kural basit ama sık ihlal ediliyor: her verinin tek bir asıl kaynağı olacak. Aynı kaydın iki sistemde de düzenlenebildiği yapılar, birkaç ay içinde tutmaz hale geliyor.
Bağlantı nasıl kuruluyor
Uygulamada üç yöntem görülüyor ve üçünün de kendi durumu var.
API ile. İki sistem birbirine doğrudan konuşuyor. Kayıt oluştuğu anda diğer tarafa geçiyor. En temiz yol ve modern paketlerin çoğu bunu destekliyor.
Veritabanı seviyesinde. Satın alma yazılımı muhasebe veritabanına doğrudan yazıyor. Hızlı kuruluyor ama kırılgan; muhasebe paketi sürüm yükselttiğinde bağlantı bozulabiliyor. Ayrıca çoğu sağlayıcı bunu desteklemiyor.
Dosya aktarımıyla. Belirli aralıklarla dosya üretiliyor ve karşı tarafa yükleniyor. Eski yöntem ama hâlâ yaygın, özellikle eski sürümde kalmış paketlerde. Anlık değil, gecikmeli çalışıyor ve hata durumunda kimse fark etmiyor.
Yöntem seçimi çoğu zaman size değil, mevcut muhasebe paketinizin sürümüne bağlı kalıyor. Bu yüzden teklif aşamasında “hangi paket, hangi sürüm” sorusu net cevaplanmalı.
Entegrasyonun koptuğu yerler
Kurulum bittikten sonra ortaya çıkan sorunlar hep aynı beş başlıktan geliyor.
Kod eşleşmesi. Satın almadaki malzeme kodu ile muhasebedeki stok kodu aynı değilse kayıt karşı tarafa düşmüyor ya da yanlış karta düşüyor. Kurulumun en emek isteyen kısmı burası ve en çok küçümsenen kısım da bu.
Yeni kayıt açılması. Satın almacı yeni bir tedarikçi ekliyor, muhasebede cari kart yok. Kimin yeni kart açabileceği tanımlı değilse iki liste birbirinden uzaklaşıyor.
Sessiz hata. Aktarım başarısız oluyor ama kimse görmüyor. Ay sonunda rakamlar tutmuyor ve hangi kaydın geçmediğini bulmak günler alıyor. Bu yüzden entegrasyonun bir hata kuyruğu ve uyarısı olması gerekiyor.
Geriye dönük düzeltme. Muhasebede bir fiş düzeltiliyor, satın alma tarafında karşılığı değişmiyor. Düzeltmenin hangi sistemden yapılacağı kural olarak yazılmalı.
Sürüm yükseltmesi. İki taraftan biri güncellendiğinde bağlantının test edilmesi gerekiyor. Bu bakım kalemi çoğu sözleşmede yer almıyor ve ilk yükseltmede sorun çıkıyor.
Kurulumdan önce netleştirilecekler
Bu beş soruya yazılı cevap alınmadan entegrasyona başlanmamalı.
Hangi muhasebe paketi ve hangi sürüm kullanılıyor? Tedarikçi ve malzeme kartlarını kim açacak, hangi sistemde? Stok bakiyesinin asıl kaydı nerede tutulacak? Aktarım anlık mı, gecikmeli mi olacak ve gecikmeliyse hangi sıklıkta? Hata olduğunda kim haberdar olacak?
Beşincisi en çok atlanan ve en pahalıya mal olan.
İki sistem çalışıyordu, rakamlar tutmuyordu
Not: Aşağıdaki örnek gerçek bir müşteriye ait değildir; sahada sık karşılaşılan durumlardan oluşturulmuş bir senaryodur.
Somut bir örnek.
Bir dağıtım firması satın almayı ayrı bir yazılıma taşıdı, muhasebe mevcut paketinde kaldı. Entegrasyon kuruldu, testler geçti, sistem devreye alındı.
Dördüncü ay sonunda muhasebe ile satın alma tarafındaki alım tutarları arasında yüzde altılık bir fark vardı.
Sebep tek bir yerdeydi: yeni tedarikçi kartları. Satın almacı sistemde yeni bir tedarikçi ekliyordu, muhasebede o cari kart açılmıyordu. Entegrasyon o faturaları aktaramıyor, hata kuyruğuna atıyordu. Hata kuyruğunu kimse izlemiyordu çünkü kimseye bildirim gitmiyordu.
Dört ayda 71 kayıt sessizce birikmişti.
İkinci bir sorun daha çıktı. Bir malzeme grubunun kodları iki sistemde farklıydı; aktarılan kayıtlar yanlış stok kartına düşüyordu. Rakam tutuyordu ama dağılım yanlıştı ve bu, farktan daha zor fark ediliyordu.
İki düzeltme yapıldı: yeni cari kart açma yetkisi tek bir noktaya bağlandı ve hata kuyruğu için günlük bildirim tanımlandı.
Buradaki ders şu: entegrasyonun çalışması yetmiyor, çalışmadığında birinin haberi olması gerekiyor.
Codigno tarafında
Codigno ERP’nin satın alma ve lojistik tarafı muhasebe ve finans sisteminize entegre çalışacak şekilde kuruluyor. Süreç ayrı yürüyor, veri ikinci kez girilmiyor.
Fatura kontrol adımında onaylanan fatura muhasebeye aktarılıyor; çapraz kontrol ve fark uyarıları aktarımdan önce çalışıyor, yani muhasebeye giden kayıt zaten doğrulanmış oluyor.
Hangi kurgunun size uyduğu mevcut paketinize ve sürümünüze bağlı. Modül mü ayrı yazılım mı sorusunu henüz cevaplamadıysanız entegrasyon konuşmak erken olabilir.
Zincirin bütünü: satın alma yönetimi rehberi.
Sık sorulan sorular
Logo, Mikro ya da DİA kullanıyoruz, entegrasyon mümkün mü?
Yaygın paketlerde mümkün. Belirleyici olan paketin kendisinden çok kullandığınız sürüm ve o sürümün açtığı bağlantı imkanları.
Entegrasyon anlık mı olmalı?
Sipariş ve fatura tarafında anlık olması tercih ediliyor. Cari ve malzeme kartı gibi az değişen veriler için günlük aktarım yeterli olabiliyor.
İki sistemde rakamlar tutmazsa ne yapılır?
Önce hangi verinin asıl kaynağının nerede olduğuna bakılır. Tutmama sorunlarının büyük kısmı, aynı kaydın iki yerde de düzenlenebilmesinden kaynaklanıyor.
Muhasebe ekibinin çalışma biçimi değişir mi?
Doğru kurulan bir entegrasyonda değişmiyor. Muhasebe kendi bildiği ekranda kalıyor, fark ettiği tek şey kayıtların elle girilmemesi.
Entegrasyon bakım gerektiriyor mu?
Gerektiriyor. İki taraftan biri sürüm yükselttiğinde bağlantının test edilmesi gerekiyor. Bu maddenin destek kapsamında olup olmadığı sözleşmede yazılı olmalı.
Eski bir muhasebe sürümündeyiz, ne olur?
Bağlantı yöntemi daralıyor ve genelde dosya aktarımına düşülüyor. Çalışıyor ama anlık olmuyor; bu durumda hata bildiriminin kurulması daha da önemli hale geliyor.
Muhasebeniz hangi pakette ve hangi sürümde? Paketinizi, sürümünüzü ve aylık fatura sayınızı paylaşın; bağlantının sizde nasıl kurulacağını ve neyin hangi yöne akacağını gösterelim.
