Hakediş genelde bir hesap işi gibi anlatılıyor: metrajı çıkar, birim fiyatla çarp, kesintileri düş. Hesap kısmı gerçekten bu kadar. Zor olan, o hesabın dayandığı üç ayrı verinin aynı anda doğru olması.
Hakediş üç kaynaktan besleniyor
Bir hakediş dosyası tek başına üretilmiyor. Arkasında üç ayrı veri akışı duruyor ve üçü de farklı yerde tutuluyor.
Birincisi imalat verisi. Sahada ne yapıldı, ne kadar yapıldı. Ölçümden yeşil deftere, oradan yapılan işler listesine giden zincir. Hakedişin resmi dayanağı bu ve dosyanın görünen yüzü.
İkincisi malzeme verisi. O imalat için ne alındı, ne kadarı sahaya girdi, ne kadarı kullanıldı, ne kadarı hâlâ depoda duruyor. Hakedişte doğrudan görünmüyor ama işin gerçek maliyetini bu belirliyor ve ihzarat söz konusuysa doğrudan hakedişe giriyor.
Üçüncüsü işçilik verisi. Sahada kim çalıştı, kaç gün çalıştı, hangisi taşeron personeliydi. Adam gün üzerinden çalışılan taşeron sözleşmelerinde bu veri doğrudan ödemeye dönüşüyor.
Üç kaynağın üçü de doğru olduğunda hakediş bir hesaptan ibaret kalıyor. Biri eksikse hakediş bir pazarlığa dönüşüyor.
Zincir nerede kopuyor
Sahada tekrar eden kopma noktaları belli.
En yaygın olanı ölçümün gecikmesi. İmalat kapanıyor, üstü örtülüyor, sonra ölçülmeye çalışılıyor. Bu noktadan sonra elde kalan tek şey hafıza ve fotoğraf oluyor. Belgelemenin nasıl yapıldığı ayrı bir konu: yeşil defter ve ataşman.
İkincisi malzemenin projeye bağlanmaması. Şantiyeye giren malzeme genel stoğa yazılıyor, hangi imalat için alındığı kaydedilmiyor. Hakediş çıkarken imalatın karşılığı biliniyor ama maliyeti bilinmiyor. Talebin sahadan nasıl toplandığı ayrı bir başlık: şantiyede malzeme talebi.
Üçüncüsü işçiliğin projeye dağıtılmaması. Personel maliyeti merkezde toplanıyor, hangi şantiyede ne kadar harcandığı sonradan tahmin ediliyor. Bu, taşeron hakedişi kesilirken doğrudan tartışma üretiyor: şantiyede puantaj ve taşeron takibi.
Dördüncüsü sözleşme ile sahanın ayrışması. Sözleşmede yazan pozlar ile sahada yapılan imalat birebir örtüşmüyor, iş artışı ve yeni birim fiyat konuşulması gerekiyor ama bu konuşma hakediş masasına kadar erteleniyor.
Hakediş türleri ve ne zaman hangisi
Terimler karışık kullanılıyor, oysa ayrım net.
Ara hakediş, iş sürerken düzenlenen ve geçici nitelikte olan hakediş. Kümülatif hesaplanıyor: işin başından o güne kadar yapılan toplam imalat bulunuyor, önceki hakedişlerde ödenen düşülüyor, kalan o dönemin tutarı oluyor.
Kesin hakediş, iş bittiğinde düzenlenen ve nihai hesabı yapan hakediş. Ara hakedişlerdeki geçici kabuller burada kesinleşiyor. İkisinin farkı ve hangi noktada neyin düzeltilebildiği ayrı bir yazıda: ara hakediş ve kesin hakediş.
Sözleşme türü de hesabın biçimini belirliyor. Teklif birim fiyat esaslı sözleşmede miktar ölçülüyor, götürü bedelli sözleşmede tamamlanma yüzdesi üzerinden ilerleniyor. İkisinin karşılaştırması: birim fiyat mı götürü bedel mi.
Kesintiler tarafı
Hakedişin brüt tutarı ile ödenen tutar arasındaki fark, çoğu tartışmanın kaynağı.
Kesintiler birkaç başlıkta toplanıyor: vergi ve stopaj kalemleri, teminat ve geçici kabul kesintisi, daha önce verilmiş avansın mahsubu, sözleşmeye bağlı gecikme cezaları ve varsa karşı taraftan yapılan malzeme ya da hizmet kesintileri.
Bu kalemlerin her biri ayrı bir kaynaktan geliyor ve elle takip edildiğinde en sık kaybolan kalem avans mahsubu oluyor. Ayrıntısı: hakedişte kesintiler.
Taşeron tarafı neden ayrı
Bir taahhüt firması aynı anda iki yerde duruyor: işverene karşı yüklenici, alt yüklenicilere karşı işveren.
Yukarı doğru hakediş alıyor, aşağı doğru hakediş kesiyor. İki akışın ritmi aynı olmadığında finansman sıkışıyor; işverenden 45 günde tahsil edilen bir hakedişin karşılığı taşerona 15 günde ödeniyorsa aradaki fark firmanın üzerinde kalıyor.
İkinci fark ölçüde. İşverene sunulan hakediş sözleşme pozlarına göre hazırlanıyor, taşerona kesilen hakediş ise taşeron sözleşmesindeki kalemlere göre. İki liste birebir aynı olmadığında eşleştirme elle yapılıyor.
Üçüncü fark sorumlulukta. Alt yüklenici ilişkisinde asıl işverenin belirli yükümlülükleri bulunuyor ve bu, ödeme öncesi kontrol edilmesi gereken belgeler demek. Alt yüklenici ile tedarikçi arasındaki farkın ne olduğu ayrı bir konu: taşeron mu tedarikçi mi.
Taşeron tarafının bütünü iki yazıda: taşeron hakedişi nasıl kesilir ve taşeron sözleşmesinde nelere dikkat edilir.
Hakedişi kim hazırlıyor
Sorumluluğun nerede durduğu, sürecin hızını doğrudan belirliyor.
Küçük firmalarda hakediş dosyasını şantiye şefi hazırlıyor. Sahayı bildiği için ölçüm tarafı sağlam oluyor, ama dosya hazırlığı sahadan zaman çalıyor ve kesinti kalemleri çoğu zaman eksik kalıyor.
Orta ölçekli firmalarda teknik ofis devreye giriyor. Bu kez ölçüm sahadan, dosya merkezden geliyor ve aradaki bilgi akışı sürecin en yavaş halkası oluyor.
Büyük organizasyonlarda hakediş ayrı bir birim işi. Hız artıyor ama saha ile masa arasındaki mesafe açılıyor; dosyada görünen imalatla sahadaki imalat arasındaki fark geç fark ediliyor.
Hangi model seçilirse seçilsin belirleyici olan aynı: ölçümün sahada, kaydın anında yapılması. Dosyayı kimin hazırladığı ikincil kalıyor.
İhzarat ve şantiyedeki malzeme
Şantiyeye getirilmiş ama henüz imalata girmemiş malzeme, hakedişin en az konuşulan kalemlerinden biri.
Sözleşmede öngörülmüşse, tespit edilen bu malzemenin bedeli hakedişe alınabiliyor. Bu, yüklenicinin peşin ödediği malzemenin bedelini imalat tamamlanmadan tahsil etmesini sağlıyor ve uzun süren işlerde nakit akışını rahatlatıyor.
Karşılığında iki şart geliyor. Birincisi tespit: malzemenin şantiyede bulunduğunun karşılıklı olarak kayda geçirilmesi. İkincisi mahsup: o malzeme imalata girdiğinde ihzarat tutarının düşülmesi, aksi halde aynı kalem iki kez ödenmiş oluyor.
İkinci şartın takibi elle yapıldığında sık kaçıyor. Malzeme depoya girdiğinde hangi projeye ve hangi imalata ait olduğu kaydedilmemişse, imalata girdiği an da bilinemiyor. Bu, malzeme kaydının projeye bağlı tutulmasını gerektiriyor: şantiyede malzeme talebi.
Ne ölçülüyor
Hakediş sürecinin sağlığı üç rakamla görünüyor.
Birincisi hakediş hazırlama süresi. Dönem kapandıktan kaç gün sonra dosya sunuluyor? Bu süre uzadıkça tahsilat geriye kayıyor ve nakit akışı bozuluyor.
İkincisi geri dönen hakediş oranı. Sunulan dosyanın kaçı eksik ya da uyumsuzluk nedeniyle revize isteniyor? En sık geri dönme sebebi, icmaldeki miktarlarla yeşil defterin uyuşmaması.
Üçüncüsü sözleşme dışı imalat oranı. Sahada yapılan işin ne kadarı sözleşmede karşılığı olmayan kalemlerden oluşuyor? Bu oran yükseldikçe iş artışı ve yeni fiyat görüşmeleri hakedişi kilitliyor.
Dördüncü bir rakam maliyet tarafında: gerçekleşen maliyet ile hakedişe giren tutar arasındaki fark. Bu fark iş kalemi bazında görünmüyorsa, kârın hangi imalatta eridiği bilinmiyor.
Bir liman genişletme işinde üç kaynağın birleşmesi
Not: Aşağıdaki örnek gerçek bir müşteriye ait değildir; sahada sık karşılaşılan durumlardan oluşturulmuş bir senaryodur.
Liman genişletme işi yürüten bir taahhüt firması. İş yaklaşık iki yıl sürecek, dört alt yüklenici çalışıyor.
Hakedişler hazırlanıyordu ama her ay aynı sıkıntı yaşanıyordu: dosya ayın 20’sinde sunulabiliyordu ve iki ayda bir revize isteniyordu.
Sebep tek bir yerde değildi. Metraj sahada tutuluyordu ve teknik ofise haftada bir geliyordu. Malzeme girişleri depo defterindeydi ve ihzarat kalemleri hakediş hazırlanırken ayrıca aranıyordu. Taşeron adam gün kayıtları ise alt yüklenicilerin beyanına dayanıyordu.
Üç kaynak üç ayrı zamanda toplanıyordu ve hakedişi hazırlayan teknik ofis, üçünü birleştirmek için ayın ilk iki haftasını harcıyordu.
Değişiklik hesapta değil, kaydın zamanında yapıldı. Metraj sahada girildiği anda kümülatif tabloya işlenmeye başladı. Şantiyeye giren malzeme proje ve iş kalemiyle birlikte kaydedildi, böylece ihzarat kalemleri ayrıca aranmadı. Taşeron personeli şantiye girişinden kaydedilmeye başlandı ve adam gün beyanı yerini kayda bıraktı.
Dört ay sonra hakediş sunma tarihi ayın 20’sinden 6’sına indi. Revize istekleri durdu.
Beklenmedik sonuç maliyet tarafında çıktı: iki iş kaleminin gerçekleşen maliyeti sözleşme fiyatının üzerindeydi ve bu, iş bitmeden görüldü. Daha önce bu bilgi ancak kesin hesapta ortaya çıkıyordu.
Bu örnek şunu gösteriyor: hakedişin gecikmesi hesap yavaşlığından değil, verinin geç toplanmasından geliyor.
Kârın nerede eridiğini görmek
Bir taahhüt işinde kâr, iş bittiğinde hesaplanıyorsa artık müdahale edilemiyor demektir.
Kârın izlenebilmesi için iki rakamın aynı kırılımda durması gerekiyor: hakedişe giren tutar ve o imalat için gerçekleşen maliyet. İkisi proje toplamı olarak bakıldığında sorun görünmüyor, iş kalemi bazında bakıldığında görünüyor.
Gerçekleşen maliyet üç kalemden oluşuyor: malzeme, işçilik ve alt yükleniciye ödenen. Üçü de farklı yerde tutulduğunda toplama işi elle yapılıyor ve pratikte yapılmıyor.
Bunun sahadaki karşılığı şu oluyor: bir imalatın zararına yapıldığı ancak kesin hesapta anlaşılıyor. Oysa aynı bilgi üçüncü hakedişte görülse, kalan imalatlar için fiyat tespiti talep edilebilir ya da yöntem değiştirilebilirdi.
Bütçe tarafındaki mantık satın alma zincirinde de aynı: satın alma bütçe kontrolü.
Excel ne zamana kadar yetiyor
Hakediş Excel’de tutulabiliyor ve çok sayıda firma böyle yürütüyor. Sınır, poz sayısı ve şantiye sayısıyla geliyor.
Tek şantiye ve sınırlı poz listesi varsa tablo taşıyor. Birden çok şantiye, birden çok alt yüklenici ve kümülatif takip devreye girdiğinde formül zinciri kişiye bağımlı hale geliyor. Nerede kırıldığı ayrı bir yazıda: Excel ile hakediş takibi.
Codigno tarafında
Taşeron ve hakediş yazılımı tarafında zincirin imalat ayağı sözleşmeye bağlı çalışıyor. Sözleşmede birim fiyatlı poz listesi tutuluyor ve bir poza sözleşmedeki miktarın üzerinde imalat girilmesi sistem tarafından engelleniyor. Kayıt kabul edilmiyor, uyarılıp geçilmiyor.
Metraj tablo üzerinden giriliyor: imalat tanımı, adet, en, boy, yükseklik ve çarpan sütunlarıyla hesap satır satır yapılıyor. Satırın bağlı olduğu bölge ve masraf merkezi kayıtta duruyor, kaydeden kişi ve tarih tutuluyor.
Onay tarafında kademe sayısı sınırlanmıyor ve kurgu her şantiye için ayrı yapılabiliyor. Hakediş, imalat verisi girilmeden onaya gönderilemiyor ve sıradaki kademe atlanamıyor. Yetki hem ekran hem şantiye bazında veriliyor; kullanıcı yetkisi olmayan şantiyenin hakedişini listede dahi görmüyor.
Malzeme ayağında satın alma ve lojistik yazılımı tarafında talep, teklif, sipariş ve mal kabul aynı kayıt üzerinde ilerliyor; talebin proje bütçesiyle karşılaştırılması ve masraf merkezi bağı tanımlı. Bütçe tarafının bütünü: satın alma bütçe kontrolü.
İşçilik ayağında puantaj tarafında proje ve taşeron bazlı raporlama bulunuyor.
Sektör tarafı: inşaat ve altyapı çözümleri.
Sık sorulan sorular
Hakediş ne sıklıkla düzenleniyor?
Sözleşmede aksi yazmıyorsa aylık düzenleniyor. Sözleşmede sunum tarihi belirtiliyorsa o tarihin kaçırılması ödemeyi doğrudan geciktiriyor.
Hakediş ile fatura aynı şey mi?
Aynı değil. Hakediş, yapılan işin ve ödenecek tutarın hesabını gösteren belgeler bütünü. Fatura ise bu tutarın vergisel belgesi ve hakediş onaylandıktan sonra düzenleniyor.
Sözleşmede olmayan bir imalat yapıldıysa ne oluyor?
Bu, iş artışı ve yeni birim fiyat konusu. Sözleşme ve mevzuat çerçevesinde ayrıca değerlendiriliyor. Sahada yapılıp sonradan konuşulan imalat, hakedişin en sık kilitlendiği kalem.
Taşerona hakediş kesmek zorunlu mu?
Sözleşmenin türüne bağlı. İşçilik ya da birim fiyat esaslı çalışılıyorsa ödeme bir hakediş hesabına dayanıyor. Götürü bedelli taşeron sözleşmelerinde ise ödeme ilerleme yüzdesine bağlanıyor.
İhzarat nedir, hakedişe girer mi?
İhzarat, imalata girmemiş ama şantiyeye getirilmiş ve tespit edilmiş malzeme. Sözleşmede öngörülmüşse bedeli hakedişe alınabiliyor. Bu, malzeme kaydının projeye bağlı tutulmasını gerektiriyor.
Hakediş dosyası neden geri dönüyor?
En yaygın sebep, icmaldeki miktarların yeşil defterle uyuşmaması. İkinci sebep, ekli belgelerin eksik olması. Üçüncüsü, sözleşmede karşılığı olmayan kalemlerin dosyaya girmesi.
Son hakediş dosyanız dönem kapandıktan kaç gün sonra sunuldu? Şantiye sayınızı, alt yüklenici sayınızı ve metraj ile malzeme kaydını nasıl tuttuğunuzu paylaşın; zincirin sizde nerede koptuğuna birlikte bakalım.