Hakediş bir tutar söylüyor. Yeşil defter o tutarın hangi miktara dayandığını söylüyor. Ataşman ise o miktarın gerçekten yapıldığını, artık görülemese bile, gösteriyor.
Yeşil defter ne kaydediyor
Yeşil defter, sözleşmedeki her iş kalemi için işin başından itibaren gerçekleşen kümülatif imalat miktarlarının tutulduğu metraj kaydı. Adı, kamu uygulamasındaki basılı defterin kapak renginden geliyor.
İçinde miktar var, fiyat yok. Bu ayrım önemli: yeşil defter parasal bir belge değil, ölçüm belgesi. Fiyatla çarpma işlemi bir sonraki belgede, yapılan işler listesinde yapılıyor.
Kümülatif tutulmasının sebebi hakediş hesabının kendisi. Dönem tutarı doğrudan ölçülmüyor, iki kümülatif rakamın farkı olarak çıkıyor: hakediş nasıl hesaplanır.
Uyuşmazlık çıktığında ilk açılan belge de bu oluyor. Taraflar arasındaki tartışma neredeyse her zaman “ne kadar yapıldı” sorusunda düğümleniyor ve cevabı burada aranıyor.
Ataşman neyi çözüyor
Bir imalat kapandıktan sonra ölçülemiyor. Temel altındaki dolgu, beton içine giren donatı, toprağa gömülen hat, kapatılan tesisat şaftı.
Ataşman bu imalatların şekil ve boyutlarını gösteren, ölçülerle birlikte çizilmiş kanıt belgesi. İmalat kapanmadan önce düzenleniyor ve karşılıklı imzalanıyor.
Mantığı basit: bugün ölçülmezse yarın ispat edilemiyor. Fotoğraf tek başına yeterli olmuyor, çünkü fotoğrafta ölçü yok.
Uygulamada ataşman düzenlenmeyen imalatın başına iki şey geliyor. Ya hiç hakedişe girmiyor, yani yapılan iş parasız kalıyor. Ya da girmeye çalışılıyor ve dosya geri dönüyor.
İkisi nasıl birlikte çalışıyor
Zincir üç adımda ilerliyor ve sırası bozulmuyor.
Sahada imalat ölçülüyor ve metraj cetveline yazılıyor. Cetvelde hesabın kendisi duruyor: hangi noktadan hangi noktaya, hangi boyutta, kaç adet.
Kapanacak imalatlar için aynı anda ataşman düzenleniyor ve numaralandırılıyor. Numaralandırma, metraj cetvelindeki bir satırın karşılığının ataşmanda hangi şekil olduğunu gösteriyor.
Bulunan miktarlar yeşil deftere işleniyor ve önceki dönemlerin miktarlarıyla toplanarak kümülatif değer oluşuyor.
Buradan sonra iş hesaba dönüyor. Yeşil defterden gelen kümülatif miktarlar birim fiyatlarla çarpılıyor ve icmal oluşuyor.
Kritik kural şu: icmaldeki miktarlar yeşil defterle birebir aynı olmak zorunda. Hakedişin en yaygın geri dönme sebebi bu iki belgenin uyuşmaması.
İmza disiplini
Belgelerin değeri içeriğinden çok imzasından geliyor.
Tek taraflı düzenlenmiş bir ataşman, uyuşmazlıkta karşı tarafı bağlamıyor. Aynı şekilde yeşil defterdeki bir miktar, kontrol tarafından kabul edilmemişse tartışmaya açık.
Uygulamada işleyen düzen şu oluyor: ölçüm karşı tarafın huzurunda yapılıyor, belge aynı gün imzalanıyor, imza gecikirse imalat kapatılmıyor.
Bu kural küçük işlerde zahmetli görünüyor ve sık esnetiliyor. Esnetildiğinde bedeli hemen görünmüyor, kesin hesapta görünüyor: ara hakediş ve kesin hakediş.
Numaralandırma disiplini
Belgelerin birbirine bağlanma biçimi, içeriklerinden daha çok soruna yol açıyor.
Metraj cetvelindeki her satırın, ataşmandaki hangi şekle karşılık geldiği bir numarayla gösteriliyor. Numaralandırma tutarlı yapılmadığında, dosyayı inceleyen kişi rakamın nereden geldiğini bulamıyor ve dosya eksik sayılıyor.
Aynı sorun poz numaralarında da çıkıyor. Sözleşmedeki poz numarası ile sahada kullanılan isim farklıysa, yeşil deftere yazılan kalem icmalde başka bir satıra denk geliyor.
Uygulamada işleyen kural basit: sahada kullanılan isim ne olursa olsun, kayda sözleşmedeki poz numarasıyla giriliyor. Bu, ölçümü yapan tekniker için fazladan bir adım ama dosyanın geri dönmesini önleyen en ucuz önlem.
Kağıt mı dijital mi
Kamu işlerinde basılı defter düzeni yerleşik, özel sektörde tercih serbest.
Dijital tutmanın üç somut kazancı var. Birincisi kümülatif toplamın elle hesaplanmaması. İkincisi icmalin aynı veriden üretilmesi, yani iki belgenin uyuşmama ihtimalinin ortadan kalkması. Üçüncüsü ataşman krokisinin ve saha fotoğrafının aynı kayda bağlanması.
Karşılığında bir şart geliyor: değişikliğin izinin kalması. Kim ne zaman hangi miktarı değiştirdi görünmüyorsa, dijital kayıt kağıttan daha güvenilir olmuyor.
Sahada tutulan kayıtların merkeze nasıl ulaştığı ayrı bir başlık: saha takip yazılımı.
Bir otel yenileme işinde kapanan imalat
Not: Aşağıdaki örnek gerçek bir müşteriye ait değildir; sahada sık karşılaşılan durumlardan oluşturulmuş bir senaryodur.
Bir otel yenileme işi alan yüklenici. Sezon dışında dört ayda bitmesi gereken bir iş, kapsamın önemli kısmı mevcut yapıya müdahale.
Yenileme işlerinin doğası gereği sürprizler çoktu. Sıva söküldükçe altında hasarlı bölgeler çıkıyor, tesisat hatları beklenenden farklı yerlerden geçiyordu.
Ekip hızlı ilerliyordu ve ölçüm çoğu zaman iş bittikten sonra, hafızadan yapılıyordu. Islak hacimlerdeki yalıtım imalatı seramik kaplandıktan sonra ölçülemez hale geliyordu.
İkinci hakedişte işveren, yalıtım kalemini dosyadan çıkardı. Gerekçe basitti: imalatın yapıldığını gösteren ölçülü bir kayıt yoktu.
Yüklenici işi yapmıştı ve bunu biliyordu, ama gösteremiyordu. Tartışma iki hafta sürdü ve kalemin bir kısmı üzerinde anlaşıldı.
Üçüncü aydan itibaren düzen değişti. Kapanacak her imalat için, kapanmadan önce ölçü alınıp kroki çiziliyor ve kontrol mühendisine aynı gün imzalatılıyordu. Islak hacimlerde bu, seramik ekibinin bir gün beklemesi anlamına geliyordu.
O bir günlük bekleme, kalan iki ayda dosyadan çıkarılan tek bir kalem olmamasını sağladı.
Firmanın sonradan yaptığı hesaba göre, ilk iki ayda belgelenemediği için kaybedilen tutar, beklemenin yarattığı gecikme maliyetinin birkaç katıydı.
Bu örnek şunu gösteriyor: yenileme ve tadilat işlerinde ataşman, yeni yapı işlerinden daha kritik. Çünkü orada neyin ne kadar olduğu projeden okunamıyor.
Codigno tarafında
Taşeron ve hakediş yazılımı tarafında kümülatif metraj tablosu hakedişin içinde duruyor: her poz için önceki dönem, bu dönem ve toplam miktar yan yana. Sektörde yeşil defter denen belgenin karşılığı bu tablo ve çıktıda ayrı bir bölüm olarak alınıyor.
Metraj hesabı satır satır yapılıyor: imalat tanımı, adet, en, boy, yükseklik ve çarpan sütunlarıyla. Satırın bağlı olduğu bölge ve masraf merkezi kayıtta duruyor, kaydeden kişi ve tarih tutuluyor. Sözleşme miktarını aşan giriş kabul edilmiyor.
İmalat telefondan da girilebiliyor, kendi onay akışıyla.
Sahada tutulan iş emri kayıtları ayrı bir üründe: saha takip yazılımı.
Zincirin bütünü: hakediş yönetimi rehberi. Belge setinin tamamı: hakediş nedir. Sektör tarafı: inşaat ve altyapı çözümleri.
Sık sorulan sorular
Yeşil defter özel sektörde zorunlu mu?
Zorunlu değil, ama yaygın olarak kullanılıyor. Ödemeye esas miktarın ölçüme dayalı ve iki tarafça imzalı bir kaydının olması, uyuşmazlığı baştan azaltıyor.
Ataşman ile metraj cetveli farkı ne?
Metraj cetveli hesabın yapıldığı yer, ataşman ise ölçülen imalatın şeklini ve boyutunu gösteren kanıt. Cetvel rakamı, ataşman o rakamın nereden geldiğini taşıyor.
Götürü bedelli işte yeşil defter tutuluyor mu?
Miktar yerine tamamlanma yüzdesi kaydediliyor. Belgenin adı ve mantığı aynı kalıyor, içeriği değişiyor.
Fotoğraf ataşman yerine geçer mi?
Geçmiyor. Fotoğrafta ölçü yok ve ölçek yok. Fotoğraf ataşmanı destekliyor, yerine geçmiyor.
İmzasız ataşman işe yarar mı?
Kendi kayıtlarınız için yarıyor, uyuşmazlıkta zayıf kalıyor. Karşı tarafın kabulü olmadan düzenlenen belge tek taraflı beyan sayılıyor.
Kümülatif miktar geriye dönük düzeltilebilir mi?
Düzeltilebiliyor ve düzeltilmesi gerekiyor. Kümülatif yöntemin amacı da bu; doğru toplam yazıldığında önceki fazlalık o dönemin tutarından kendiliğinden düşüyor.
Geçen ay kapanan imalatların kaçının ölçülü kaydı var? Şantiye sayınızı, sözleşme türünüzü ve sahada ölçümü nasıl belgelediğinizi paylaşın; kaydın nerede kaybolduğunu gösterelim.
