Hakediş hesabının tek zor tarafı var: dönem tutarı doğrudan hesaplanmıyor. Önce işin başından bugüne kadarki toplam bulunuyor, sonra daha önce ödenen düşülüyor.
Neden kümülatif hesaplanıyor
İlk bakışta gereksiz bir dolambaç gibi görünüyor. Bu ay ne yapıldıysa onu hesaplayıp ödemek daha basit durmuyor mu?
Durmuyor, çünkü ölçüm hataları ve düzeltmeler kaçınılmaz. Geçen ay 100 metreküp yazılan bir imalatın gerçekte 94 metreküp olduğu bu ay anlaşılabiliyor.
Dönemsel hesapta bu düzeltme ayrı bir işlem gerektiriyor ve geriye dönük düzeltmeler zamanla takip edilemez hale geliyor.
Kümülatif hesapta ise düzeltme kendiliğinden oluyor. Bu ayki toplam doğru yazıldığında, önceki fazlalık bu dönemin tutarından otomatik olarak düşüyor. Hata bir kez düzeltiliyor ve zincirin tamamı doğruya oturuyor.
Kümülatif kaydın tutulduğu belge yeşil defter oluyor: yeşil defter ve ataşman.
Adım adım hesap
Sıra sabit.
Birinci adımda o güne kadar yapılan toplam imalat miktarı, poz bazında bulunuyor. Bu miktar kümülatif kayıttan geliyor.
İkinci adımda her pozun kümülatif miktarı sözleşme birim fiyatıyla çarpılıyor. Toplamı, işin başından bugüne kadar yapılan işin tutarını veriyor.
Üçüncü adımda varsa fiyat farkı hesaplanıyor ve ekleniyor.
Dördüncü adımda önceki hakedişlerde ödenen kümülatif tutar düşülüyor. Kalan, bu dönemin brüt tutarı.
Beşinci adımda kesintiler uygulanıyor ve ödenecek tutar bulunuyor: hakedişte kesintiler.
Sayısal örnek
Dört pozluk basit bir iş üzerinden gidelim. Sözleşme birim fiyat esaslı.
| Poz | Birim | Kümülatif miktar | Birim fiyat | Kümülatif tutar |
|---|---|---|---|---|
| Kazı | m³ | 4.200 | 180 | 756.000 |
| Beton C30 | m³ | 620 | 3.400 | 2.108.000 |
| İnşaat demiri | kg | 48.000 | 29 | 1.392.000 |
| Boru döşeme | m | 1.150 | 640 | 736.000 |
Kümülatif yapılan iş tutarı 4.992.000 çıkıyor.
Önceki hakedişlerde ödenen kümülatif tutar 3.850.000 olsun. Bu dönemin brüt tutarı aradaki fark, yani 1.142.000 oluyor.
Fiyat farkı verilecek bir işse, dönemin fiyat farkı bu tutarın üzerine ekleniyor. Sonrasında kesintiler düşülüyor ve ödenecek tutar çıkıyor.
Buradaki kritik nokta şu: dönem tutarı hiçbir yerde doğrudan ölçülmüyor. İki kümülatif rakamın farkı olarak çıkıyor. Bu yüzden kümülatif kayıtta yapılan tek bir hata, o dönemin tutarını olduğundan büyük ya da küçük gösteriyor.
Fiyat farkı nereye giriyor
Uzun süren işlerde malzeme ve işçilik maliyetleri sözleşme tarihindeki seviyede kalmıyor. Sözleşmede fiyat farkı öngörülmüşse, aradaki değişim bir formülle hesaplanıp hakedişe ekleniyor.
Formülün mantığı şu: sözleşmenin başlangıç dönemine ait endeks ile imalatın yapıldığı döneme ait endeks karşılaştırılıyor ve aradaki oran, o dönemde yapılan iş tutarına uygulanıyor. Endeksler resmi olarak yayımlanıyor.
Uygulamada en sık yapılan hata, fiyat farkının kümülatif tutar üzerinden hesaplanması. Fiyat farkı, imalatın yapıldığı dönemin endeksine bağlı; geçmiş dönemlerde yapılmış imalat için bugünün endeksi kullanılamıyor.
Bu yüzden her dönemin imalat miktarının ayrıca bilinmesi gerekiyor. Kümülatif tablo tek başına yetmiyor, dönemsel kırılımın da tutulması şart.
Götürü bedelli işte hesap nasıl değişiyor
Anahtar teslim götürü bedelli sözleşmede miktar ölçülmüyor, ilerleme yüzdesi kullanılıyor.
Her iş grubunun toplam bedel içindeki payı sözleşme aşamasında belirleniyor. Hakediş döneminde o grubun tamamlanma yüzdesi tespit ediliyor ve pay ile çarpılıyor.
Hesap daha basit görünüyor ama tartışma noktası değişiyor: artık miktar değil, tamamlanma oranı konuşuluyor. Kaba inşaatın yüzde kaçının bittiği, metraj kadar kesin bir şey değil.
İki sözleşme türünün karşılaştırması ayrı bir yazıda: birim fiyat mı götürü bedel mi.
En sık yapılan üç hata
Birincisi kümülatif ile dönemseli karıştırmak. Bir pozun bu ay yapılan miktarını kümülatif sütuna yazmak, o pozun tamamının bu ay yapıldığı anlamına geliyor ve tutarı şişiriyor.
İkincisi icmal ile kümülatif kaydın uyuşmaması. İkisi ayrı dosyalarda tutulduğunda ve biri güncellendiğinde diğeri unutulduğunda, dosya doğrudan geri dönüyor. Hakedişin en yaygın revize sebebi bu.
Üçüncüsü sözleşme dışı imalatın hesaba katılması. Sahada yapılmış ama sözleşmede pozu olmayan bir iş, birim fiyatı belirlenmeden hakedişe giremiyor. Girmesi durumunda dosya kilitleniyor.
Bir içme suyu hattında kümülatif hatası
Not: Aşağıdaki örnek gerçek bir müşteriye ait değildir; sahada sık karşılaşılan durumlardan oluşturulmuş bir senaryodur.
İçme suyu hattı yapan bir altyapı firması. İş yaklaşık 14 kilometrelik hat, sekiz ay sürecek.
Beşinci hakediş dosyasında beklenenden yüksek bir tutar çıktı ve işveren dosyayı iade etti.
İnceleme kolay olmadı, çünkü hesap tablosunda formüller doğruydu. Sorun veri girişindeydi: boru döşeme pozunda o ay yapılan 1.150 metre, kümülatif sütuna yazılmıştı. Oysa kümülatif miktar 4.300 metreydi ve tablodaki rakam bir önceki hakedişin altında kalmıştı.
Formül önceki hakedişi düştüğü için sonuç negatif çıkması gerekirken, tabloyu hazırlayan kişi “yanlış olmuş” diyerek rakamı elle düzeltmişti ve düzelttiği değer de yanlıştı.
Asıl sorun tek bir hücrede değildi. Kümülatif kayıt ile dönemsel kayıt aynı tabloda, birbirine karışmış sütunlarda tutuluyordu ve hangisinin hangisi olduğu ancak başlığa bakılarak anlaşılıyordu.
Düzeltme yapı tarafında yapıldı. Dönemsel giriş ile kümülatif toplam ayrıldı; sahadan gelen veri yalnızca dönemsel olarak giriliyor, kümülatif toplam hesaplanıyordu. Elle kümülatif rakam yazma imkanı kaldırıldı.
Kalan üç hakediş dosyasında hiçbir revize istenmedi.
Bu örnek şunu gösteriyor: hakediş hatalarının çoğu hesap hatası değil, hangi rakamın nereye yazılacağı hatası.
Codigno tarafında
Taşeron ve hakediş yazılımı tarafında kümülatif mantık hesabın içine gömülü. Yeni hakediş açıldığında önceki onaylı hakedişin miktarları “önceki dönem” olarak otomatik devrediyor; poz bazında önceki dönem, bu dönem ve toplam sütunları yan yana duruyor.
Bu, kümülatif rakamın elle yazılmasını gerektirmiyor. Ayrıca bir poza sözleşmedeki miktarın üzerinde imalat girilmesi engelleniyor, yani keşif aşımı hesaba sessizce giremiyor.
Metraj tablo üzerinden giriliyor: imalat tanımı, adet, en, boy, yükseklik ve çarpan sütunlarıyla hesap satır satır yapılıyor. Sözleşme dışı işler ayrı bir kalem olarak, para birimi ayrımıyla giriliyor ve hakedişin onay zincirinden geçmeden ödemeye dönüşmüyor.
Maliyet tarafında satın alma ve lojistik yazılımı tarafında talebin proje bütçesiyle karşılaştırılması tanımlı, yani bir imalatın malzeme maliyeti ile hakedişe giren tutarı yan yana görülebiliyor.
Zincirin bütünü: hakediş yönetimi rehberi. Tanım ve belge tarafı: hakediş nedir. Tablonun nerede kırıldığı: Excel ile hakediş takibi.
Sık sorulan sorular
Dönem tutarı doğrudan hesaplanamaz mı?
Hesaplanabiliyor ama önerilmiyor. Kümülatif yöntem geriye dönük düzeltmeleri kendiliğinden çözüyor; dönemsel yöntemde her düzeltme ayrı bir işlem gerektiriyor.
Fiyat farkı her işte veriliyor mu?
Verilmiyor. Sözleşmede öngörülmüşse hesaplanıyor. Öngörülmemişse maliyet artışı yüklenicinin üzerinde kalıyor.
Eksi hakediş olur mu?
Olabiliyor. Önceki dönemde fazla ölçülmüş bir imalat düzeltildiğinde, o dönemin tutarı negatif çıkabiliyor. Bu, hesabın yanlış olduğu anlamına gelmiyor, düzeltmenin çalıştığı anlamına geliyor.
KDV hangi aşamada ekleniyor?
Kesintilerden önce, hakediş tutarı belirlendikten sonra hesaplanıyor. Ödemeye esas tutar ise kesintiler düşüldükten sonra çıkıyor.
Sözleşmede olmayan poz için ne yapılıyor?
Yeni birim fiyat tespiti gerekiyor. Bu tespit yapılmadan imalat hakedişe giremiyor; sahada yapılıp sonradan konuşulan işler bu yüzden ödeme gecikmesi üretiyor.
İhzarat tutarı kümülatife giriyor mu?
Sözleşmede öngörülmüşse ayrı bir kalem olarak izleniyor. İmalata girdiğinde ihzarat tutarı düşülüyor, aksi halde aynı malzeme iki kez ödenmiş oluyor.
Kümülatif kaydınız ile icmaliniz aynı yerden mi üretiliyor? Poz sayınızı, sözleşme türünüzü ve hakedişi nasıl hazırladığınızı paylaşın; hesabın nerede kırıldığını gösterelim.
