Özlük dosyası, işe alınan her çalışan için tutulması gereken kayıt bütünü. Günlük işleyişte kimsenin bakmadığı, gerektiğinde ise her şeyi belirleyen dosya.
Zorunluluk nereden geliyor
4857 sayılı İş Kanunu, işverene çalıştırdığı her işçi için özlük dosyası düzenleme yükümlülüğü veriyor. Dosyada işçinin kimlik bilgileriyle birlikte, kanunun ve diğer mevzuatın öngördüğü belgelerin bulunması bekleniyor.
Kanun kalem kalem bir liste vermiyor. Liste, çeşitli mevzuatın işverene yüklediği belgelerin toplamından çıkıyor ve işin niteliğine göre değişiyor. Bir ofis çalışanının dosyası ile yüksekte çalışan bir işçinin dosyası aynı olmuyor.
Bu esneklik pratikte bir soruna dönüşüyor: hangi belgenin bulunması gerektiği tek yerde yazmadığı için eksikler denetimde ya da davada ortaya çıkıyor.
Dosyada ne bulunuyor
Ortak çekirdek hemen her işletmede aynı.
Kimlik ve iletişim bilgileri, iş sözleşmesi, işe giriş bildirgesi, öğrenim ve varsa mesleki belgeler, adli sicil kaydının gerekli olduğu işlerde bu kayıt, sağlık raporu ve işe giriş muayenesi, iş sağlığı ve güvenliği eğitim kayıtları, kişisel koruyucu donanım teslim tutanakları.
Buna çalışma ilişkisi boyunca eklenenler geliyor: ücret değişiklikleri ve zam yazıları, görev değişikliği ve nakil kayıtları, izin talep ve onayları, disiplin yazışmaları ve tutanaklar, uyarı ve savunma istem yazıları, zimmet tutanakları, eğitim katılım kayıtları.
Ayrılışta ise fesih bildirimi, ibraname, çalışma belgesi ve işten ayrılış bildirgesi dosyaya giriyor.
Bunların bir kısmı puantaj ve izin kayıtlarıyla iç içe. İzin onaylarının belge olarak dosyada bulunması, bakiye tartışmasında belirleyici oluyor: yıllık izin hesaplama.
Dosyada ne bulunmamalı
Bu bölüm daha az konuşuluyor ama riski daha yüksek.
Kişisel verilerin korunması mevzuatı, işlenen verinin amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmasını istiyor. Yani “belki lazım olur” diye toplanan veri, dosyanın içinde bulunması gereken bir belge değil, hukuki risk.
Sağlık verileri özel nitelikli kişisel veri kapsamında. İşe giriş muayenesi ve periyodik sağlık kontrolü sonuçlarının işveren tarafından ayrıntılı olarak tutulması yerine, işyeri hekimi tarafından değerlendirilip işverene yalnızca çalışmaya uygunluk bilgisinin iletilmesi bekleniyor.
Aynı şekilde adli sicil kaydı, her iş için istenebilecek bir belge değil. İşin niteliği gerektirmiyorsa toplanması ölçülülük ilkesine takılıyor.
Üçüncü başlık aile ve özel yaşam bilgileri. Bordro için gereken asgari bilgi dışında toplanan aile verisi, dosyanın içeriğini savunulamaz hale getiriyor. Sitedeki genel çerçeve: KVKK aydınlatma metni.
Dijital tutulabilir mi
Tutulabiliyor ve büyük işletmelerin çoğu dijital tutuyor. İki noktaya dikkat ediliyor.
Birincisi ıslak imza gerektiren belgeler. İş sözleşmesi, tutanaklar ve savunma yazıları gibi imzalı belgelerin aslının saklanması ya da elektronik imza kullanılması gerekiyor. Islak imzalı bir belgenin taranıp aslının atılması, uyuşmazlıkta ispat gücünü zayıflatıyor.
İkincisi erişim. Dijital dosyada kimin hangi belgeye eriştiğinin sınırlanması ve kaydedilmesi gerekiyor. Kağıt dolapta kilit varken, ortak klasörde çoğu zaman kilit olmuyor.
Dijital tutmanın asıl kazancı arşivleme değil, süre takibi. Sağlık raporunun, İSG eğitiminin ve mesleki yeterlilik belgesinin geçerlilik süreleri var; kağıt dosyada bu süreler ancak birisi bakarsa görünüyor.
Ne kadar saklanıyor
Kesin ve tek bir süre vermek doğru olmuyor, çünkü belgeye göre değişiyor.
Genel yaklaşım şu: iş ilişkisi sona erdikten sonra da, olası talep ve uyuşmazlıkların zamanaşımı süresi boyunca saklanıyor. İş davalarında geriye dönük dönemler sorulabildiği için pratikte özlük dosyaları uzun süre tutuluyor.
Buradaki denge, kişisel verilerin gereğinden uzun saklanmaması ilkesiyle kuruluyor. Yani süresiz saklama da doğru cevap değil. Uygulamada işletmeler bir saklama ve imha politikası hazırlıyor ve hangi belgenin ne kadar tutulacağını yazılı hale getiriyor.
Denetimde ve davada ne oluyor
Özlük dosyası iki yerde önem kazanıyor ve ikisi de gerginlik anları.
Denetimde eksik belge doğrudan bulgu üretiyor. Özellikle iş sağlığı ve güvenliği tarafında eğitim kayıtlarının ve kişisel koruyucu donanım teslim tutanaklarının bulunmaması sık rastlanan eksik.
Davada ise durum farklı işliyor. İşveren, kendi lehine olan bir olguyu belgeyle gösteremediğinde savunmasız kalıyor. Uyarı yapıldığı halde yazılı olmayan bir uyarı yapılmamış sayılabiliyor, kullandırıldığı halde belgesi olmayan izin kullandırılmamış sayılabiliyor.
Yani dosyanın değeri belgeleri saklamakta değil, gerektiğinde çıkarabilmekte.
Bir halı üreticisinde eksik çıkan dosyalar
Not: Aşağıdaki örnek gerçek bir müşteriye ait değildir; sahada sık karşılaşılan durumlardan oluşturulmuş bir senaryodur.
320 kişilik bir halı üreticisi. İşgücü devri yüksek, sezonluk alım yapılıyor.
Bir iş kazası sonrası yapılan incelemede eğitim kayıtları istendi. Kayıtlar vardı, ama üç yıla yayılmış farklı klasörlerdeydi ve son bir yılda işe giren 40 kişinin eğitim kaydı bulunamadı.
Sonradan görüldü ki eğitimler yapılmıştı. Katılım listeleri eğitim veren firmadaydı ve şirkete gönderilen kopyalar bir dolapta duruyordu ama kişi dosyalarına dağıtılmamıştı.
İkinci bulgu daha yaygın bir sorunu gösterdi: sezonluk çalışanların dosyaları hiç açılmıyordu, çünkü “kısa süre kalacaklar” diye düşünülüyordu.
Düzeltme iki adımda yapıldı. Önce işe giriş bir kontrol listesine bağlandı ve liste tamamlanmadan personel kartı aktif olmuyordu. Sonra belge süreleri takibe alındı; süresi dolan sağlık raporu ve eğitim kaydı, dolmadan önce listede görünmeye başladı.
Altı ay sonra yapılan iç denetimde eksik dosya sayısı sıfırdı. Asıl kazanç şu oldu: işe giriş süreci artık kimsenin hafızasına bağlı değildi.
Bu örnek şunu gösteriyor: özlük dosyası bir arşiv sorunu değil, işe giriş sürecinin sorunu. Dosya en baştan eksik açılıyorsa sonradan tamamlanmıyor.
Codigno tarafında
Personel yönetim yazılımı tarafında özlük dosyası ve güne bağlı dosya yönetimi tanımlı; belgeler kişi kartına bağlı olarak tutuluyor ve tarih bilgisiyle birlikte izleniyor.
Özlük dosyasına yüklenen belge yapay zekâya okutulup doğru kategoriye yerleştiriliyor: işe giriş, iş sağlığı güvenliği, aylık evrak, izin ve çıkış evrakı ayrı ayrı sınıflanıyor. Elle klasörleme işi büyük ölçüde ortadan kalkıyor.
QR ile form yükleme, sahada ya da şubede doldurulan belgelerin dosyaya ulaşmasını kağıda bağlı olmaktan çıkarıyor. Otomatik tutanak üretimi, devamsızlık ve benzeri durumlarda yazılı kaydın oluşmasını kolaylaştırıyor.
Kayıt geçmişi sayesinde bir belgenin ne zaman eklendiği ve kim tarafından değiştirildiği görünüyor. İzin onayları izin yönetimi tarafında belge olarak duruyor, ayrıca dosyalanması gerekmiyor.
Şantiye tarafındaki belge akışı ayrı bir başlık: şantiyede puantaj ve taşeron takibi. Zincirin bütünü: personel yönetimi rehberi.
Sık sorulan sorular
Özlük dosyası olmayan işverene ne oluyor?
Dosya tutmama yükümlülük ihlali sayılıyor ve idari yaptırım gündeme gelebiliyor. Asıl etki ise uyuşmazlıkta ortaya çıkıyor; belge sunamayan taraf iddiasını ispatlayamıyor.
Çalışan kendi dosyasını görebilir mi?
Kişisel verilerine ilişkin bilgi talep etme hakkı bulunuyor. Uygulamada bu talepler yazılı olarak alınıp yanıtlanıyor ve talebin karşılanma süresi mevzuatta düzenli.
Sözleşme yazılı olmak zorunda mı?
Belirli hallerde yazılı şekil aranıyor. Yazılı sözleşme yapılmayan durumlarda işverenin çalışma koşullarını gösteren bir belge vermesi bekleniyor. Yazılı olmaması, ispat yükünü işveren aleyhine ağırlaştırıyor.
Tarama yeterli mi, aslı saklanmalı mı?
İmzalı belgelerde aslının saklanması ya da elektronik imza kullanılması güvenli yol. Yalnızca tarama tutulduğunda belgenin ispat gücü tartışmaya açık hale geliyor.
Ayrılan çalışanın dosyası imha edilebilir mi?
Hemen imha edilmiyor. Olası talep ve uyuşmazlıkların zamanaşımı süresi boyunca saklanıyor, sonrasında yazılı bir saklama ve imha politikasına göre işlem yapılıyor.
Taşeron çalışanlarının dosyası kimde tutuluyor?
Bordro sorumluluğu alt yüklenicide olduğu için dosya orada tutuluyor. Ancak sahaya giriş için gereken belgelerin kontrolü asıl işveren tarafında yapılıyor.
Son bir yılda işe giren personelin kaçının dosyası eksiksiz? Çalışan sayınızı, işe giriş sürecinizi ve belgeleri nasıl sakladığınızı paylaşın; eksiğin nerede oluştuğunu gösterelim.
