Teklif, satışın tek yazılı çıktısı. Ve çoğu firmada, şirketin kâr marjını en çok etkileyen belge, en az kontrollü şekilde üretiliyor.
Fiyat nereden geliyor
Teklifin doğruluğu buradan başlıyor ve çoğu sorun burada doğuyor.
Yaygın düzen şu: satışçının elinde bir fiyat listesi var, teklif hazırlarken oradan bakıyor. Liste dönemsel olarak güncelleniyor, ama malzeme fiyatı çok daha sık değişiyor.
Aradaki fark küçük görünüyor. Çelik, bakır, plastik hammadde gibi kalemlerde bir çeyrekte yüzde onları bulabiliyor ve o farkın tamamı marjdan çıkıyor.
Sağlıklı kurgu, fiyatın teklife tek bir kütüphaneden gelmesi. Kütüphane güncellendiğinde bütün yeni teklifler güncel fiyatla çıkıyor ve satışçının hangi listeye baktığı sorusu ortadan kalkıyor.
İkinci mesele işçilik ve montaj gibi kalemler. Bunların birim maliyeti tanım olarak tutulmadığında teklife tahminle giriliyor ve tahmin genelde iyimser oluyor.
Marj: iskonto verirken görülmesi gereken rakam
Bu, teklif sürecinin en pahalı eksiği.
Bir teklif iki rakam taşıyor: müşteriye söylenen fiyat ve o işin işletmeye maliyeti. Satışçı ikincisini görmüyorsa iskonto pazarlığını körlemesine yapıyor.
Sahada sık görülen tablo şu: satışçı yüzde on iskonto veriyor ve makul buluyor. O kalemin gerçek marjı yüzde on ikiyse iş neredeyse maliyetine yapılmış oluyor ve bu, ancak yıl sonunda anlaşılıyor.
Çözüm teklif ekranında bir kolon: kalem bazında ve teklif toplamında kâr. İskonto girildiği anda marjın nereye indiği aynı ekranda görünüyor.
Bir adım ötesi alt fiyat sınırı. Belirli bir seviyenin altına inildiğinde hücrenin uyarı vermesi, satışçıyı durdurmuyor ama bilerek karar vermesini sağlıyor.
Revizyon: hangi sürüm konuşuluyor
Kurumsal satışta teklif nadiren tek seferde kabul ediliyor. Kalem çıkıyor, miktar değişiyor, ödeme koşulu tartışılıyor.
Her revizyonun ayrı bir sürüm olarak saklanmaması iki sorun üretiyor.
Birincisi karışıklık. Müşteri ikinci sürümü konuşuyor, satışçı dördüncü sürümü hatırlıyor ve teslimat aşamasında uyuşmazlık çıkıyor.
İkincisi öğrenememe. Hangi kalemlerin pazarlıkta düştüğü, hangi koşulların sürekli tartışıldığı görülmüyor. Oysa bu bilgi bir sonraki teklifin nasıl kurgulanacağını söylüyor.
Pratikte işleyen kural basit: revizyon üzerine yazılmıyor, yeni sürüm açılıyor ve müşteriye giden belgede sürüm numarası bulunuyor.
Döviz ve kur
İhracat yapan ya da ithal kalem satan firmalarda teklifin kendi kur riski var.
Belirleyici soru şu: kur hangi anda sabitleniyor? Teklif hazırlandığı anda mı, kabul edildiği anda mı, faturada mı?
Uygulamada teklif anında sabitlenmesi tercih ediliyor, çünkü müşteriye verilen rakamın karşılığı belli oluyor. Bu durumda teklifin geçerlilik süresi kritik hale geliyor: kur riskini sınırlayan şey o tarih.
Geçerlilik tarihi yazılmayan bir teklif, aylar sonra kabul edildiğinde eski kurla bağlayıcı sayılabiliyor.
Belge tarafı
Teklifin içeriği kadar nasıl göründüğü de satışın parçası.
Şablonun firmanın kendi kimliğini taşıması, teklif türüne göre farklı düzenlerin kullanılabilmesi ve belgenin PDF olarak tek tıkla üretilmesi işin rutin ama görünür kısmı.
Gönderim tarafında ise iki kanal öne çıkıyor: e-posta ve WhatsApp. İkincisi Türkiye’de kurumsal satışta da yaygınlaştı ve cevap süresini kısaltıyor.
Karşı tarafın bu teklifi nasıl değerlendirdiği ayrı bir konu; alıcı gözünden bakmak teklifin kurgusunu da değiştiriyor: üç teklif kuralı.
Bir çelik konstrüksiyon firmasında marj kolonu
Not: Aşağıdaki örnek gerçek bir müşteriye ait değildir; sahada sık karşılaşılan durumlardan oluşturulmuş bir senaryodur.
Çelik konstrüksiyon işi yapan bir firma. Sanayi yapıları ve depo projeleri, dört kişilik satış ekibi.
Şikayet mali müşavirden geldi: ciro büyürken kâr yerinde sayıyordu.
Teklifler Excel’de hazırlanıyordu ve her satışçının kendi şablonu vardı. Çelik fiyatı satışçının elindeki listeden geliyordu, liste altı ayda bir güncelleniyordu.
Yıl içinde kapanan işlerin gerçek maliyeti çıkarıldığında iki bulgu göründü. Birincisi, tekliflerin yaklaşık üçte birinde kullanılan çelik fiyatı, işin yapıldığı dönemin fiyatının altındaydı.
İkincisi daha rahatsız ediciydi. En yüksek ciroyu yapan satışçı, en düşük toplam kârı bırakan satışçıydı. İskonto yetkisini sonuna kadar kullanıyordu ve verdiği iskontonun marja ne yaptığını hiç görmemişti.
Değişiklik iki adımda yapıldı. Malzeme fiyatı tek bir kütüphaneye alındı ve teklife oradan gelmeye başladı. Sonra teklif ekranına kâr kolonu kondu ve belirli bir marjın altına inildiğinde uyarı verilmesi sağlandı.
Kimseye iskonto yasağı konmadı. Yalnızca rakam görünür oldu.
Sonraki iki çeyrekte ortalama marj belirgin şekilde yükseldi ve ciro düşmedi. En çok iskonto veren satışçının davranışı, kimse söylemeden değişti.
Buradaki mesele yetki değildi. Kimse bilmediği bir rakamı koruyamıyor.
Codigno tarafında
Satış teklifi hazırlama tarafında kalemler elle girilebiliyor ya da malzeme kütüphanesinden ekleniyor; fiyat kütüphaneden geliyor, satışçının ayrı bir liste tutması gerekmiyor.
Satır ve teklif toplamları, KDV, çok para birimli karşılıklar ve kâr kolonları anında hesaplanıyor. Alt ve üst fiyat sınırı aşıldığında hücre uyarı veriyor.
Çok para birimli teklifte kur, teklif kaydedildiği anda sabitleniyor ve satır bazında elle değiştirilebiliyor.
Revizyon tarafında her sürüm ayrı saklanıyor ve sürüm geçmişinden tek tek görüntülenip yazdırılabiliyor. Var olan bir teklif kalemleriyle birlikte kopyalanıp yeni taslak olarak güncellenebiliyor; kaynak teklif kartta gösteriliyor.
Belge tarafında özelleştirilebilir şablonlar bulunuyor, teklif başına seçilip değiştirilebiliyor ve PDF olarak alınıyor. Gönderim e-posta ve WhatsApp üzerinden yapılıyor.
Teklif reddedilirken sebep ve açıklama zorunlu; onaylandığında tek adımda siparişe dönüşüyor: tekliften siparişe geçiş.
Zincirin bütünü: satış yönetimi rehberi.
Sık sorulan sorular
Teklif geçerlilik süresi ne kadar olmalı?
Sektöre ve kur riskine göre değişiyor. Belirleyici olan süre uzunluğu değil, tarihin belgede yazılı olması; yazılmadığında eski fiyat aylar sonra bağlayıcı sayılabiliyor.
Kâr marjı satışçıya gösterilmeli mi?
Gösterilmediğinde iskonto körlemesine veriliyor. Uygulamada tercih edilen yol, marjı göstermek ve alt sınırı uyarıya bağlamak; yasak koymak yerine bilgi vermek.
Revizyon sayısı sınırlanmalı mı?
Sınırlamak yerine sürümlerin saklanması yeterli. Sayının kendisi de bir bilgi: çok revize edilen teklifler genelde kapsamı baştan net olmayan işler oluyor.
Teklif şablonu müşteriye göre değişebilir mi?
Değişebiliyor. Farklı teklif türleri için farklı düzenler kurgulanması yaygın; proje teklifiyle stok ürün teklifi aynı belgede iyi durmuyor.
Kur ne zaman sabitlenmeli?
Teklif anında sabitlenmesi müşteriye verilen rakamı netleştiriyor. Riski sınırlayan şey geçerlilik tarihi oluyor, bu yüzden ikisi birlikte kurgulanıyor.
Teklif hazırlama süresi nasıl kısalır?
En büyük kazanç önceki teklifi kopyalamaktan ve fiyatın kütüphaneden gelmesinden çıkıyor. Benzer işlerde teklif hazırlığı dakikalara iniyor.
Geçen çeyrekte verilen iskontoların marja etkisini ölçtünüz mü? Aylık teklif sayınızı, kalem çeşidinizi ve fiyatı nereden aldığınızı paylaşın; marjın nerede eridiğini gösterelim.
