Vardiya planı bir çizelge işi gibi görünüyor. Aslında maliyet kararı: aynı üretim hacmi, iki farklı planla iki farklı mesai gideri üretiyor.
Model seçimi neye göre yapılıyor
Belirleyici olan hattın durup duramayacağı.
Durabilen hatlarda kesintili düzen kuruluyor: hafta içi iki ya da üç vardiya, hafta sonu duruş. Planlama görece kolay, çünkü hafta tatili herkes için aynı güne denk geliyor.
Duramayan hatlarda, yani fırın, kazan, sürekli döküm ve benzeri proseslerde, kesintisiz düzen gerekiyor. Burada hafta sonu da çalışıldığı için hafta tatilinin dönüşümlü verilmesi ve ekip sayısının artırılması şart oluyor. Üç vardiyalı kesintisiz bir hat, üç ekiple değil genellikle dört ekiple çalışıyor; dördüncü ekip dinlenme ve izin rotasyonunu karşılıyor.
Üçüncü model esnek düzen. Talep dalgalanan işlerde vardiya sayısı sezona göre değişiyor. Bu, planlaması en zor ama denkleştirmeyle en çok kazanç sağlanan model.
Gece postasının kendi kuralları var
Vardiya planının en sıkı sınırlandığı yer gece çalışması.
Gece dönemi 20:00 ile 06:00 arası olarak tanımlı. İşçilerin gece postasındaki çalışma süresi 7,5 saati geçemiyor. Bu, gündüz vardiyasıyla aynı uzunlukta bir gece vardiyası kurulamayacağı anlamına geliyor ve plan yapılırken en sık atlanan kural bu.
İkinci kural rotasyonla ilgili. Gece postasında çalıştırılan işçilerin postaları sıraya konularak değiştiriliyor; işçinin sürekli gecede tutulması öngörülmüyor. Daha uzun süreli nöbetleşme uygulanacaksa işçinin yazılı onayının alınması gerekiyor.
Üçüncüsü dinlenme. Posta değişiminde işçi, en az on bir saat dinlendirilmeden diğer postada çalıştırılamıyor. Pratikte bu, akşam vardiyasından çıkan bir çalışanın ertesi sabah vardiyasına yazılamayacağı demek. Elle yapılan planlarda en çok ihlal edilen kural da bu, çünkü çizelgede boşluk doldurulurken kimse saat farkını hesaplamıyor.
Bunların yanında gece çalışanlarının periyodik sağlık kontrollerinin yapılması yükümlülüğü bulunuyor.
Plan mesai giderini nasıl belirliyor
Aynı üretim, farklı planla farklı gidere çıkıyor. Sebep basit: haftalık 45 saat eşiği.
Üç ekiple yürütülen kesintisiz bir düzende her ekibin haftalık süresi 45 saatin üstüne çıkıyor ve aradaki fark fazla çalışma olarak ödeniyor. Dördüncü ekip devreye girdiğinde haftalık ortalama eşiğin altına iniyor.
Yani ek personel maliyeti ile mesai maliyeti arasında bir denge kuruluyor ve bu denge işletmeye göre değişiyor. Hesabın nasıl yapıldığı ayrı bir konu: fazla mesai hesaplama.
İkinci belirleyici denkleştirme. Talebin dalgalandığı işlerde yoğun haftalarda süre artırılıp durgun haftalarda azaltıldığında, dönem ortalaması eşiğin altında kalabiliyor ve mesai ödemesi doğmuyor. Uygulanabilmesi için yazılı anlaşma ve dönem boyunca izleme gerekiyor.
Adalet meselesi
Vardiya planının teknik olarak doğru olması yetmiyor, kabul edilebilir olması da gerekiyor.
Çalışanların şikayet ettiği şey genelde vardiyanın kendisi değil, dağılımın eşitsizliği. Aynı kişiler sürekli gece, aynı kişiler sürekli hafta sonu çalışıyorsa plan doğru olsa bile huzursuzluk üretiyor.
Bu yüzden plan yapılırken izlenmesi gereken iki rakam var: kişi başına düşen gece vardiyası sayısı ve kişi başına düşen hafta sonu çalışması. İkisi de kişi bazında görünmüyorsa dağılımın adil olup olmadığı bilinemiyor.
Üçüncü rakam vardiya değişim talebi. Çalışanlar kendi aralarında sık değişiyorsa plan gerçek hayata uymuyor demektir. Bu değişimlerin kayda geçmemesi ise ay sonunda puantajın tutmamasına yol açıyor: puantaj nedir, nasıl hesaplanır.
Bir haddehanede dördüncü ekip kararı
Not: Aşağıdaki örnek gerçek bir müşteriye ait değildir; sahada sık karşılaşılan durumlardan oluşturulmuş bir senaryodur.
Kesintisiz çalışan bir haddehane. Hat 24 saat açık, 120 kişi üretimde.
Düzen üç ekiple kurulmuştu. Her ekip haftada altı gün, sekizer saat çalışıyordu ve hafta tatili dönüşümlü veriliyordu. Mesai gideri yıllardır yüksekti ama “kesintisiz çalışmanın maliyeti” olarak kabul ediliyordu.
Rakam açıldığında görülen şey şuydu: üç ekip düzeninde her çalışanın haftalık süresi eşiğin belirgin şekilde üstündeydi ve bu fark her hafta fazla çalışma olarak ödeniyordu. Yıllık toplamda ödenen mesai, ilave bir ekibin personel maliyetinin üzerindeydi.
İkinci bulgu daha rahatsız ediciydi. Posta değişimlerinde on bir saatlik dinlenme kuralı düzenli olarak ihlal ediliyordu, çünkü hafta tatili rotasyonu elle yapılıyordu ve çizelgeyi hazırlayan usta boşlukları en uygun kişiyle dolduruyordu.
Dördüncü ekip kurulduğunda haftalık süreler eşiğin altına indi. Mesai gideri düştü, rotasyon kuralları sisteme tanımlandığı için dinlenme ihlalleri planlama aşamasında engellenmeye başladı.
Beklenmedik sonuç işgücü devrinde görüldü: üretimden ayrılma oranı bir yıl içinde belirgin şekilde geriledi.
Bu örnek şunu gösteriyor: vardiya planı bir çizelge değil, maliyet ve uyum kararı. İkisi birlikte hesaplanmadığında ikisi de kötüleşiyor.
Planı kim yapıyor
Uygulamada vardiya planı çoğu zaman üretim tarafında, usta ya da vardiya amiri tarafından hazırlanıyor. İnsan kaynakları planı ay sonunda görüyor.
Bu sıra, kuralların planlama anında değil ödeme anında kontrol edilmesi anlamına geliyor. Yani ihlal ortaya çıktığında iş çoktan yapılmış oluyor.
Planın kural kontrolüyle birlikte hazırlanması bu sırayı tersine çeviriyor. Dinlenme süresi, gece postası sınırı ve haftalık toplam, çizelge hazırlanırken uyarı veriyor. Endüstri ve üretim tarafında bu, planlamayı üretimden almak değil, üretime kuralı göstermek anlamına geliyor.
Codigno tarafında
Fazla mesai planlama ve takip tarafında vardiya tanımı ad, kod, başlangıç ve bitiş saati, geçerlilik aralığı, prim ve hangi projelerde geçerli olduğu bilgisiyle kuruluyor.
Planlama aylık ekrandan ve proje bazında yapılıyor; vardiya takvimi, personel atama ve toplu atama, bir günün planını ertesi güne kopyalama ve proje bazında gün gün kişi sayısı planlama bu ekranda duruyor. Vardiya yöneticisi ayrı bir yetki ve vardiya sürecinin kendi onay akışı bulunuyor.
Çalışma takvimi ve resmi tatil takvimi ayrı tanımlanıyor ve izin hesabına giriyor.
Vardiya kaydı puantaj cetveline bağlı olduğu için plan ile fiili çalışma yan yana duruyor ve aradaki fark ay sonunu beklemeden görünüyor. Devam kaydının nereden geldiği: PDKS nedir.
Mesainin izne çevrilmesi seçeneği, yoğun dönemlerde biriken sürenin nakit yerine izinle dengelenmesini mümkün kılıyor.
Zincirin bütünü: personel yönetimi rehberi.
Sık sorulan sorular
Gece vardiyası kaç saat olabiliyor?
Gece postasındaki çalışma süresi 7,5 saati geçemiyor. Gündüz vardiyasıyla aynı uzunlukta bir gece vardiyası kurgulanması bu yüzden uygun düşmüyor.
Posta değişiminde ne kadar dinlenme gerekiyor?
İşçi, en az on bir saat dinlendirilmeden diğer postada çalıştırılamıyor. Akşamdan çıkıp sabah vardiyasına girmek bu kurala takılıyor.
Vardiya planı ne kadar önceden duyurulmalı?
Kanun belirli bir süre saymıyor ama planın önceden duyurulması ve çalışanın bilmesi bekleniyor. Uygulamada aylık plan ve haftalık kesinleştirme yaygın.
Çalışanlar kendi aralarında vardiya değiştirebilir mi?
Uygulamada sık yapılıyor. Sorun değişimin kendisi değil, kayda geçmemesi. Kayıt dışı değişim ay sonunda puantajın plandan sapmasına yol açıyor.
Dört ekip her zaman daha mı ucuz?
Her zaman değil. Personel maliyeti ile mesai maliyetinin karşılaştırılması gerekiyor. Kesintisiz ve yıl boyu tam kapasite çalışan hatlarda dört ekip genellikle daha ucuza geliyor, dönemsel duruşları olan hatlarda hesap değişiyor.
Denkleştirme vardiya düzeninde uygulanabilir mi?
Uygulanabiliyor ve en çok işe yaradığı yer talebi dalgalanan üretim. Yazılı anlaşma gerekiyor ve dönem ortalamasının izlenmesi şart.
Geçen ay kaç posta değişiminde on bir saatlik dinlenme kuralı tutmadı? Hat düzeninizi, ekip sayınızı ve vardiya modelinizi paylaşın; planın mesai giderinizi nasıl belirlediğini çıkaralım.
