Üç demo izlediniz, üçü de iyi görünüyordu. Normal. Demolar bunun için hazırlanıyor.
Demo neden hep iyi gider
Bir satın alma yazılımı demosunda gördüğünüz şey, o ürünün en iyi çalıştığı senaryo.
Veri temiz. Malzeme listesi düzenli, tedarikçiler tanımlı, onay akışı sade. Sunumu yapan kişi ekranları yıllardır gösteriyor, hangi düğmeye ne zaman basacağını biliyor. Tıkanma olmuyor çünkü tıkanacak yerden geçilmiyor.
Bu bir hile değil, doğal. Kimse kendi ürününü en kötü haliyle göstermez.
Sorun şu: demo bittiğinde elinizde karşılaştırılabilir bir bilgi olmuyor. Üç ürün de akıcı göründü, üçünde de talep açıldı, onaya gitti, sipariş oldu. Karar fiyata kalıyor ve fiyat, altı ay sonra yaşayacağınız sorunlar hakkında hiçbir şey söylemiyor.
Kendi verinizle ısrar edin
Demoyu işe yarar hale getiren tek şey bu.
Hazırlanmış bir demo veri setiyle değil, kendi malzeme listenizin bir bölümüyle. Yirmi otuz kalem yeterli, ama gerçek olsun: içinde uzun ve karışık malzeme adları olsun, aynı ürünün iki farklı yazımı olsun, birimi kutu olan bir kalem olsun.
Aynı şekilde kendi onay kurgunuzu isteyin. “Bizde onay şöyle işliyor” deyip anlatın ve ekranda kurulmasını isteyin. Kurulamıyorsa ya da “onu uyarlamayla yaparız” cevabı geliyorsa, o uyarlamanın fiyatını orada sorun.
Bunun iki faydası var. Ürünün sizin durumunuzda ne yaptığını görüyorsunuz. Ve karşı tarafın ne kadar hazırlıklı olduğunu görüyorsunuz; kendi verinizle demo yapmayı kabul etmeyen bir sağlayıcı, kurulumda da zorlanacak demektir.
Demoda mutlaka görmeniz gereken altı ekran
Sunumlar genelde talep ve onaydan sonra biter, çünkü orası en gösterişli kısım. Zincirin devamını görmeden karar vermeyin.
Talep açma ekranı, mobilde. Masaüstünde güzel duran bir form telefonda kullanılamıyor olabilir. Şantiyede ya da üretimde talep açılacaksa bu ekran her şeyden önemli.
Onay ekranı. Onaylayan kişi neyi görüyor? Kalem listesi, tutar, bütçe durumu ve talebin kimden geldiği aynı ekranda mı? Sadece “onayla” düğmesi varsa onay bir karar değil, formalite.
Teklif karşılaştırma. Üç teklif yan yana nasıl duruyor? Sadece fiyat mı, teslim süresi ve ödeme koşulu da var mı? Geçmiş fiyat görünüyor mu?
Mal kabul. Eksik gelen malzemeyi nasıl kaydediyor? Kısmi kabul ayrı bir seçenek mi, yoksa tam kabul verip not mu düşülüyor?
Fatura eşleştirme. Fark çıkan bir fatura gösterilsin. Uyarı nasıl çıkıyor, ne bilgi veriyor, sonra ne oluyor?
Rapor ekranı. Hangi raporlar hazır geliyor? “Raporlama esnektir” cümlesi, hazır rapor olmadığı anlamına gelebiliyor.
Sözleşmede bakılacak maddeler
Ürün kararı verildikten sonra en çok atlanan kısım burası.
Verinin sahipliği kimde? Sözleşme bittiğinde verinizi hangi biçimde alıyorsunuz? “Veriler tarafımızca sağlanır” ifadesi yeterli değil; hangi formatta, ne kadar sürede ve ek ücretli mi?
Kullanıcı artışının birim fiyatı yazılı mı? Bugün otuz kullanıcı, iki yıl sonra elli. Fiyat o zaman konuşulacaksa pazarlık gücünüz kalmıyor.
Destek kapsamı net mi? Hangi talep destek, hangisi geliştirme? Yeni bir onay kademesi eklemek hangisine giriyor? Bu ayrım yazılı değilse her talep pazarlık konusu oluyor.
Sürüm yükseltmesi dahil mi? Uyarlama yaptırdıysanız o uyarlamalar yeni sürümde ne oluyor?
Ve hizmet seviyesi. Sistem durduğunda ne kadar sürede müdahale ediliyor? Bulut çözümlerde çalışma süresi taahhüdü var mı?
Referans görüşmesini boşa harcamayın
Sağlayıcı size referans verecek ve o referans memnun olacak. Doğal olarak memnun müşteriyi veriyor.
Yine de o görüşme işe yarayabilir, doğru soruları sorarsanız.
“Memnun musunuz” sorusu bir şey öğretmiyor. Bunun yerine kurulumun ne kadar sürdüğünü, tahmin edilen sürenin ne kadar aşıldığını, hangi noktada zorlandıklarını ve bugün baştan başlasalar neyi farklı yapacaklarını sorun.
Bir de şunu sorun: ekipte kim kullanmıyor? Her kurulumda kullanmayan biri vardır ve nedeni size en çok şeyi anlatan bilgidir.
Mümkünse kendi sektörünüzden ve kendi büyüklüğünüzde bir referans isteyin. Üç şantiyeli bir inşaat firmasının deneyimi, tek fabrikalı bir üreticininkinden farklı olacaktır.
Karar verirken
Demolar bittiğinde elinizde üç izlenim oluyor. İzlenimi karara çevirmenin yolu, en baştaki soruya dönmek: süreciniz standart mı, size özel mi?
Standartsa en az uyarlama isteyen, en hızlı kurulan ve muhasebenize en kolay bağlanan ürün doğru cevap. Size özelse esneklik ve uyarlama maliyeti öne çıkıyor.
Codigno ERP’nin satın alma tarafında demo, kendi malzeme listenizin bir bölümüyle ve kendi onay kurgunuzla yapılıyor. Zincirin tamamı gösteriliyor; talep ve onaydan sonra durulmuyor.
Zincirin bütünü: satın alma yönetimi rehberi. Fiyatı belirleyen kalemler: satın alma yazılımı fiyatları.
Üç demo izlendi, yanlış ürün seçildi
Not: Aşağıdaki örnek gerçek bir müşteriye ait değildir; sahada sık karşılaşılan durumlardan oluşturulmuş bir senaryodur.
Bu hikaye sık tekrarlanıyor.
Bir üretici üç sağlayıcıdan demo aldı. Üçü de hazır veriyle yapıldı, üçü de akıcı geçti. Fiyatlar yakındı, orta seviyedeki teklif seçildi.
Kurulumun altıncı haftasında iki şey ortaya çıktı.
Birincisi: firmanın malzeme kodlarında eğik çizgi ve nokta kullanılıyordu. Ürün bu karakterleri kabul etmiyordu ve 1.400 kalemlik listenin tamamının yeniden kodlanması gerekti. Demo verisinde bu tür kodlar yoktu, dolayısıyla sorun hiç görünmemişti.
İkincisi: depo sorumlusu mal kabulü el terminaliyle yapacaktı. Demoda mal kabul ekranı gösterilmişti ama masaüstünde. Mobil sürümde o ekran yoktu; ek geliştirme kalemi olarak geldi.
Üçüncü sağlayıcı, demoyu firmanın kendi listesiyle yapmayı teklif etmişti ve fiyatı en yüksekti. Sonradan bakıldığında bu iki sorun o demoda ilk yarım saatte ortaya çıkacaktı.
Kaybedilen şey yalnızca para değildi. Altı hafta ve ekibin sisteme olan güveni de gitti; ikinci kurulumda direnç ilkinden yüksek oldu.
Sık sorulan sorular
Demo ne kadar sürmeli?
Zincirin tamamı gösterilecekse bir saat genelde yetmiyor. Talep ve onay için ayrı, mal kabul ve fatura için ayrı oturum yapmak daha verimli oluyor.
Deneme sürümü istemeli miyiz?
İsteyebilirsiniz ama tek başına yeterli olmuyor. Boş bir sistemde gezinmek, kendi verinizle kurulmuş bir demodan daha az şey öğretiyor.
Demoya kimler katılmalı?
Sadece karar veren yönetici değil. Talep açacak bir saha ya da üretim sorumlusu, satın almacı ve muhasebeden biri. Ekranı kullanacak kişilerin tepkisi, sunumdan daha bilgilendirici.
Uyarlama isteklerimizi demoda söylemeli miyiz?
Söylemeniz gerekiyor. Kurulum başladıktan sonra çıkan uyarlama talepleri hem maliyeti hem süreyi büyütüyor. Baştan konuşulan istek teklife giriyor.
Kaç sağlayıcıyla görüşmek yeterli?
Üç genellikle yeterli oluyor. Daha fazlası karşılaştırmayı kolaylaştırmıyor, çünkü ayrıntılar birbirine karışmaya başlıyor.
Kendi listenizle görelim. Malzeme listenizden yirmi otuz kalem ve mevcut onay kurgunuzu paylaşın; demoyu hazır veriyle değil sizin verinizle kuralım.
