Fiyat geçmişinizi sorguladığınızda hiçbir şey çıkmıyorsa sorun fiyatta değil, malzemenin adında.
Sorunun görünen ve gerçek hali
Görünen hali şu: Mart’ta alınan bir malzeme, Temmuz’da yüzde yirmi yedi daha pahalıya alınmış. Aradaki fark ne zam ne kur, sadece kimse bakmamış.
Bunu fark eden yönetici haklı olarak fiyat geçmişi raporu istiyor. Rapor çalıştırılıyor ve boş geliyor ya da anlamsız çıkıyor.
Gerçek hali ise şu: fiyat kaydedilmiş. Üç kez de kaydedilmiş. Ama üç farklı satırda.
“M8x40 civata”, “civata M8 40mm”, “8’lik civata 40’lık”. İnsan üçünün aynı şey olduğunu anlıyor. Sorgu anlamıyor.
Fiyat geçmişi sorununun neredeyse tamamı buradan çıkıyor ve çözümü fiyat tarafında değil, tanım tarafında.
Malzeme ağacı ne işe yarıyor
Malzeme ağacı, işletmenin aldığı her ürünün tek bir tanımla kaydedildiği yapı. Bir ürün bir kez tanımlanıyor, herkes onu seçiyor.
Kulağa basit geliyor ve sıkıcı olduğu için de en çok atlanan adım. Atlandığında ise arkasından gelen her şey aksıyor:
Fiyat karşılaştırması çalışmıyor, çünkü aynı ürünün geçmişi üç yerde. Toplu alım yapılamıyor, çünkü üç departmanın talebi üç ayrı kalem görünüyor. Stok sayımı tutmuyor, çünkü aynı ürünün iki kartı var ve biri fazla, biri eksik çıkıyor. Fatura eşleştirmesi yanlış alarm üretiyor, çünkü siparişteki ad ile faturadaki ad tutmuyor. Tedarikçi karşılaştırması anlamsız, çünkü hangi tedarikçinin hangi kaleme ne fiyat verdiği bilinmiyor.
Beşi de ayrı ayrı sorun gibi görünüyor. Beşinin de kaynağı aynı.
Ağaç nasıl kurulur
Kurulumun mantığı, ürünü tarif eden bilgiyi ada gömmek yerine ayrı alanlara taşımak.
Bir malzemenin bir kimliği oluyor: adı, kodu, birimi ve varsa alternatif birimi. Sonra o malzemenin özellikleri ayrı alanlarda duruyor: ölçü, malzeme cinsi, standart, renk gibi.
Bu ayrım varyant kurgusunun temeli. Aynı ürünün farklı ölçüleri ayrı ayrı kalem olarak açılmak yerine tek bir ürünün varyantları olarak duruyor. Böylece hem “civata” grubunun toplam harcaması görülebiliyor hem de M8x40 özelinde fiyat geçmişi çıkarılabiliyor.
Gruplama da bu aşamada kuruluyor. Malzemelerin kategorilere ayrılması, sonradan bütçe, onay kuralı ve raporlamanın bağlanacağı yapıyı veriyor. Onay kuralını “malzeme sınıfına göre” tanımlamak isteyen bir şirketin önce o sınıfları tanımlaması gerekiyor.
Hizmet kalemleri de aynı yapıda duruyor. Taşeron işçiliği, nakliye, bakım sözleşmesi. Bunlar malzeme değil ama satın alınıyor ve aynı zincirden geçiyor.
Mevcut listeyi temizlemek
Sıfırdan kurulan bir ağaç kolay. Yirmi yıllık bir listeyi düzeltmek başka bir iş.
Elinizdeki liste büyük ihtimalle şöyle: binlerce kayıt, bir kısmı mükerrer, bir kısmı yıllardır hareket görmemiş, birim bilgileri tutarsız, bazılarında ölçü ada gömülmüş bazılarında ayrı alanda.
Bunun tamamını düzeltmeye kalkmak projeyi durduruyor. İşleyen yaklaşım şu: son bir yılda hareket görmüş kalemlerle başlayın. Bin kalemlik listenin genelde iki üç yüzü aktif oluyor. Onlar düzeltilince harcamanın büyük bölümü kapsanmış oluyor.
Geri kalanı silmeye de gerek yok. Pasif işaretlenip yeni taleplerde seçilemez hale getirilebiliyor; geçmiş kayıtlar bozulmuyor.
Mükerrer kayıtları birleştirirken de dikkat edilecek bir nokta var: birleştirme geçmiş hareketleri de taşımalı. Aksi halde fiyat geçmişini düzeltmek için yapılan iş, fiyat geçmişini siliyor.
Bu iş sizin ekibinizin işi. Hangi iki satırın aynı ürün olduğunu sağlayıcı bilemez.
Fiyat geçmişi ne zaman işe yarar
Ağaç kurulduktan sonra fiyat geçmişi üç yerde doğrudan işe yarıyor.
Teklif değerlendirirken. Gelen fiyatın iyi olup olmadığı, son alım fiyatı ekranda görünüyorsa tartışma konusu olmuyor.
Bütçe hazırlarken. Geçen yılın gerçekleşen fiyatları, tahmine dayalı bütçeden çok daha isabetli bir başlangıç noktası veriyor.
Tedarikçi görüşmesinde. “Aynı kalemi geçen çeyrek şu fiyata almıştık” cümlesi, elinizde kayıt varken kuruluyor.
Bunların hiçbiri karmaşık bir analiz gerektirmiyor. Sadece aynı ürünün aynı adla kaydedilmiş olmasını gerektiriyor.
Fiyat geçmişi raporu boş geldi
Not: Aşağıdaki örnek gerçek bir müşteriye ait değildir; sahada sık karşılaşılan durumlardan oluşturulmuş bir senaryodur.
Bu, ağacın neden ön koşul olduğunu en net gösteren durum.
Bir plastik enjeksiyon firması, hammadde fiyatlarındaki artışı analiz etmek istedi. Yönetim iki yıllık fiyat geçmişi raporu istedi.
Rapor çalıştırıldı ve neredeyse boş geldi. Sistemde iki yıllık veri vardı, alım kayıtları tamdı, faturalar duruyordu.
Sorun tanımdaydı. Aynı hammadde şu adlarla kaydedilmişti: ürün kodu, ürün kodu artı tedarikçi adı, ürün kodunun boşluksuz hali, bir de Türkçe genel adı. Dört ayrı stok kartı, dört ayrı geçmiş.
En çok alınan kalemde bile tek bir kartta yalnızca beş alım kaydı vardı; gerçekte o kalem iki yılda 60’tan fazla kez alınmıştı.
Temizlik yapıldığında ortaya çıkan tablo şuydu. 1.100 kalemlik listenin 380’i aktifti. O 380 kalem, tekilleştirildiğinde 240’a indi. Yani listenin yaklaşık üçte biri mükerrer kayıttı.
Rapor yeniden çalıştırıldığında iki şey görüldü. Bir hammaddede aynı çeyrek içinde iki tedarikçiye yüzde on sekiz farkla ödeme yapılmıştı. Ve bir başka kalemde, fiyatı artıyor sanılan malzemenin aslında sabit kaldığı, artışın farklı bir varyanttan geldiği anlaşıldı.
İki yıllık veri hep oradaydı. Okunabilir hale gelmesi için tek gereken şey aynı ürünün aynı adla kaydedilmesiydi.
Codigno tarafında
Talep yönetimi tarafında gelişmiş malzeme ve hizmet ağacı ile malzeme varyant kurgusu bulunuyor. Talep açan kişi listeden seçim yapıyor, serbest metin yazmıyor; aynı ürün her seferinde aynı şekilde kaydediliyor.
Alternatif malzeme birimi tanımlanabiliyor, yani kilo ile alınıp adet üzerinden tüketilen kalemler doğru izleniyor.
Teklif tarafında kalem bazlı parametreler sayesinde farklı birimlerle gelen teklifler aynı ölçüde değerlendirilebiliyor.
Mevcut malzeme listeniz kurulumda malzeme ağacına dönüştürülüyor. Çoğu işletmede o liste ilk kez bu aşamada tekilleşiyor ve projenin en somut kazancı da genelde bu oluyor.
Birleştirme ve toplu alım tarafı: aynı malzemeyi üç departman istediğinde. Zincirin bütünü: satın alma yönetimi rehberi.
Sık sorulan sorular
Malzeme listesini temizlemek ne kadar sürer?
Liste büyüklüğüne ve dağınıklığına bağlı. Aktif kalemlerle sınırlı tutulduğunda çoğu işletmede birkaç hafta sürüyor; tüm geçmişi düzeltmeye kalkmak projeyi uzatıyor.
Mükerrer kayıtları silmeli miyiz?
Silmek yerine birleştirmek gerekiyor ve birleştirme geçmiş hareketleri de taşımalı. Silinen kayıt, o kaleme ait geçmiş fiyat verisini de götürüyor.
Varyant kurgusu ne zaman gerekli?
Aynı ürünün çok sayıda ölçü, renk ya da standart farkı varsa. Her varyantı ayrı kalem olarak açmak, hem listeyi şişiriyor hem de grup bazında harcama görmeyi imkansız kılıyor.
Listede olmayan malzeme talep edilebilmeli mi?
Edilebilmeli, ama istisna olarak. Serbest metin seçeneği kapatıldığında o talep hiç açılmıyor ve alım sistem dışına çıkıyor. Açık bırakılıp izlenmesi daha doğru.
Yeni malzeme kartını kim açmalı?
Yetkinin sınırlı tutulması gerekiyor. Herkesin kart açabildiği bir yapıda liste birkaç ay içinde yeniden dağılıyor.
Fiyat geçmişi kaç yıl geriye tutulmalı?
Bütçe ve pazarlık için genelde son iki yıl yeterli oluyor. Kritik olan süre değil, verinin aynı malzeme tanımı altında toplanmış olması.
Aynı malzemeye geçen yıl kaç farklı fiyat ödediğinizi biliyor musunuz? Malzeme listenizin kalem sayısını ve kaçının son bir yılda hareket gördüğünü paylaşın; ağacın sizde nasıl kurulacağını gösterelim.
