Satın alma fiyatı, ödeyeceğiniz toplamın bir parçası. Çoğu zaman da küçük parçası.
Tanım
Toplam sahip olma maliyeti, bir ürün ya da hizmetin satın alınmasından elden çıkarılmasına kadar oluşan bütün maliyetlerin toplamı. İngilizce karşılığı total cost of ownership, kısaltması TCO.
Mantığı şu: teklifteki rakam yalnızca giriş bileti. Ürün elinizde kaldığı sürece maliyet üretmeye devam ediyor.
Bu kavram özellikle makine, ekipman, araç, yazılım ve uzun ömürlü yatırımlar için anlamlı. Bir paket vida için TCO hesabı yapmak zaman kaybı.
Ayrımı belirleyen soru şu: bu alım, satın alındıktan sonra da maliyet üretiyor mu?
Hangi kalemler var
Satın alma fiyatının dışında kalan başlıklar genelde şu gruplarda toplanıyor.
Edinme maliyetleri. Nakliye, sigorta, gümrük, kurulum, devreye alma, eğitim. Bunların bir kısmı teklife dahil olabiliyor, bir kısmı olmuyor ve bu ayrım tekliflerde sık sık belirsiz kalıyor.
İşletme maliyetleri. Enerji tüketimi, sarf malzemesi, işletme personeli. Bir makinenin elektrik tüketimi, on yıllık ömründe satın alma fiyatını geçebiliyor.
Bakım ve onarım. Periyodik bakım, yedek parça, servis sözleşmesi. Yedek parça fiyatı ve bulunabilirliği burada belirleyici.
Duruş maliyeti. Ekipman arızalandığında üretimin durması. Genelde hiç hesaba katılmıyor ama kritik ekipmanda en büyük kalem olabiliyor.
Elden çıkarma. Hurda değeri, ikinci el satış imkanı, imha maliyeti.
Bir de görünmeyen bir kalem var: değiştirme maliyeti. Bir tedarikçiye ya da sisteme bağlandıktan sonra çıkmanın bedeli. Yazılım ve özel ekipman alımlarında bu kalem çoğu zaman en büyüğü.
Teklifte görünmeyeni sormak
TCO hesabı karmaşık bir modelleme gerektirmiyor. Gerektirdiği şey, teklif aşamasında doğru soruların sorulması.
Kurulum ve devreye alma dahil mi, ayrı mı? Eğitim kaç kişi için ve kaç gün? Garanti süresi ne kadar ve neyi kapsıyor? Periyodik bakım zorunlu mu, kim yapıyor, yıllık bedeli ne? Yedek parça fiyat listesi verilebiliyor mu? Yedek parça temin süresi ne kadar? Enerji ya da sarf tüketimi nedir? Sözleşme bittiğinde ne oluyor, veri ya da ekipman nasıl devrediliyor?
Bu soruların cevapları alınmadan yapılan karşılaştırma, yalnızca giriş biletini karşılaştırıyor.
Sorulması gereken bir soru daha var ve genelde atlanıyor: bu kalemler yazılı mı? Sözlü verilen “bakım dahil” cevabı, ikinci yılda geçerliliğini kaybediyor.
Ucuz teklifin pahalıya çıktığı üç tipik durum
Yedek parça kilidi. Ekipman ucuz, yedek parçası pahalı ve yalnızca üreticiden alınabiliyor. Beş yılda ödenen parça bedeli, ilk fiyat farkını fazlasıyla geçiyor.
Bakım sözleşmesi zorunluluğu. Garanti, yetkili servis bakımına bağlı. Yıllık bakım bedeli teklifte yoktu, sözleşmede var.
Tedarikçi güvenilirliği. En düşük fiyatı veren tedarikçi teslimatlarını geciktiriyor. Duran üretim ve acil alıma kaçılan kalemler, kazanılan farkı silip götürüyor. Bu, tedarikçi performans kayıtlarıyla önceden görülebilen tek kalem.
Üçünün ortak noktası şu: hepsi teklif aşamasında sorulabilecek sorularla önlenebiliyordu.
Nerede aşırıya kaçmamalı
TCO hesabı, hesabın kendisi bir maliyet olduğunda anlamını kaybediyor.
Rutin ve düşük tutarlı alımlarda satın alma fiyatı zaten toplam maliyetin neredeyse tamamı. Bu kalemler için ayrıntılı hesap yapmak, satın almacının zamanını kazandırdığından fazlasını götürüyor.
Ayrıca bazı kalemler gerçekten tahmin edilemiyor. On yıllık enerji maliyetini bugünden hesaplarken kullanılan varsayımlar, sonucu istenilen yöne çevirmeye çok müsait. Bu yüzden TCO hesabı bazen kararı desteklemek için değil, verilmiş kararı gerekçelendirmek için kullanılıyor.
Pratik yaklaşım şu: yüksek tutarlı, uzun ömürlü ve bakım gerektiren alımlarda hesap yapılıyor; varsayımlar açıkça yazılıyor ve karşılaştırılan tekliflerde aynı varsayımlar kullanılıyor.
Ucuz alınan makine, üç yılda pahalı çıktı
Not: Aşağıdaki örnek gerçek bir müşteriye ait değildir; sahada sık karşılaşılan durumlardan oluşturulmuş bir senaryodur.
Kalemlerin nasıl biriktiğini gösteren bir örnek.
Bir gıda üreticisi dolum makinesi alacaktı. İki teklif vardı ve aralarında yaklaşık yüzde on sekiz fark bulunuyordu. Düşük olan seçildi.
Üç yıl sonra iki makine de aynı tesiste çalışıyordu, çünkü ikinci hat için sonradan diğer marka alınmıştı. Bu, karşılaştırma yapmayı mümkün kıldı.
Ucuz makinede yedek parçalar yalnızca üreticiden temin edilebiliyordu ve fiyatları yüksekti. Aynı işlevdeki bir contanın bedeli, diğer makinedekinin birkaç katıydı.
Periyodik bakım yetkili servise bağlıydı, aksi halde garanti düşüyordu. Yıllık bakım bedeli teklifte yer almamıştı.
Yedek parça temin süresi de farklıydı. Ucuz makinede kritik bir parça için bekleme süresi haftalarla ölçülüyordu; o süre boyunca hat yavaşlatılarak çalıştırılmıştı.
Buna karşılık ucuz makinenin enerji tüketimi daha düşüktü, yani her kalem aleyhine değildi.
Üç yıllık toplam çıkarıldığında, satın almada kazanılan yüzde on sekiz, yedek parça ve bakım kalemlerinde geri verilmişti. Duruş süresi hesaba katıldığında fark daha da açılıyordu.
Kararı değiştirebilecek bilgi teklif aşamasında elde edilebilirdi: yedek parça fiyat listesi ve temin süresi istenmemişti. İkisi de sorulsa cevap verilecekti.
Codigno tarafında
Teklif yönetimi tarafında tedarikçilere aynı kalem listesi gidiyor ve gelen teklifler tek ekranda karşılaştırılıyor. Kalem bazlı parametreler sayesinde nakliye, kurulum ve bakım gibi ek kalemler teklifin içinde ayrı ayrı taşınabiliyor.
Tedarikçi değerlendirme kayıtları, teklifte görünmeyen güvenilirlik maliyetinin tek ölçülebilir kısmını veriyor.
Yazılım alımında bu hesabın nasıl kurulduğu: satın alma yazılımı fiyatları. Zincirin bütünü: satın alma yönetimi rehberi.
Sık sorulan sorular
TCO hesabı her alımda yapılmalı mı?
Yapılmamalı. Rutin ve düşük tutarlı alımlarda satın alma fiyatı toplam maliyetin neredeyse tamamı; ayrıntılı hesap zaman kaybı oluyor.
Hangi alımlarda mutlaka bakılmalı?
Yüksek tutarlı, uzun ömürlü, bakım gerektiren ve değiştirilmesi zor olan alımlarda. Makine, ekipman, araç ve yazılım tipik örnekler.
Duruş maliyeti nasıl hesaplanır?
Ekipmanın çalışmadığı sürede oluşan üretim kaybı üzerinden. Kesin bir rakam çıkarmak zor olsa da büyüklük mertebesinin bilinmesi bile karar için yeterli oluyor.
Değiştirme maliyeti nedir?
Bir tedarikçiden ya da sistemden çıkmanın bedeli: veri aktarımı, yeniden kurulum, eğitim, geçiş dönemi kaybı. Yazılım ve özel ekipmanda çoğu zaman en büyük kalem.
TCO hesabı kararı nasıl etkilemeli?
Tek başına belirleyici olmuyor. Varsayımlara duyarlı olduğu için, karşılaştırılan tekliflerde aynı varsayımların kullanılması ve varsayımların yazılı olması gerekiyor.
Tedarikçiden hangi bilgiler istenmeli?
Kurulum ve eğitimin dahil olup olmadığı, garanti kapsamı ve süresi, periyodik bakım bedeli, yedek parça fiyat listesi ve temin süresi. Hepsinin yazılı alınması önemli.
Son büyük alımınızda teklif dışı kalemleri sormuş muydunuz? Yüksek tutarlı alım kalemlerinizi paylaşın; teklif karşılaştırmasının bu kalemleri nasıl taşıyacağını gösterelim.
