Sistemde 340 adet görünüyor, rafta 290 var. Elli adet nerede sorusunun cevabı genelde hırsızlık değil.
Fark her yıl aynı yerden çıkıyor
Yıl sonu sayımı satın alma ve depo ekipleri için yılın en gergin haftası.
Sayım başlıyor, listeler çıkarılıyor, raflar tek tek geçiliyor. Sonuç geldiğinde tablo tanıdık: bazı kalemler sistemden az, bazıları fazla. Fark yüzde birde kalıyorsa kimse ses çıkarmıyor. Yüzde beşi geçtiğinde toplantı yapılıyor.
O toplantıda ilk akla gelen açıklama kayıp oluyor. Bazen doğru. Ama sayım farklarının büyük kısmı depodan bir şey çıkmadığı halde oluşuyor.
Fark, malzeme kaybolduğu için değil, malzeme hareket ettiği anda kaydedilmediği için çıkıyor. Kayıt gecikmesi zamanla birikiyor ve sayımda tek seferde görünüyor.
Farkı yaratan altı gerçek sebep
Çıkış fişi sonradan yazılıyor. Usta gelip malzemeyi alıyor, “sonra yazarız” deniyor. Akşam yazılmıyor, ertesi gün hatırlanmıyor. Malzeme gitti, kayıt kalmadı.
Mal kabul geç giriliyor. Malzeme rafta duruyor ama sistemde henüz yok. Bu sefer fark ters yönde: rafta var, sistemde yok. Sayım gününe kadar giriş yapılmışsa fark kapanıyor, yapılmamışsa açık kalıyor.
Depolar arası transfer kaydedilmiyor. Merkez depodan şantiyeye ya da bir şantiyeden diğerine malzeme gidiyor. Kamyon gidiyor, kayıt gitmiyor. Malzeme “kayboldu” görünüyor, aslında başka şantiyede duruyor.
Birim karmaşası. Aynı malzeme kimi zaman adet, kimi zaman kutu, kimi zaman kilo giriliyor. Kutuda kaç adet olduğu tanımlı değilse rakam anlamını kaybediyor. Bu, elektrik ve hırdavat malzemelerinde en sık karşılaşılan durum.
Aynı malzemenin iki kaydı. “M8x40 civata” ve “civata M8 40mm” iki ayrı stok kartı olarak açılmış. Sayımda bir kart eksik, diğeri fazla çıkıyor. Toplam doğru, kalemler yanlış.
Fire ve zayi kaydedilmiyor. Kırılan, ıslanan, kullanılamaz hale gelen malzeme çöpe atılıyor ama düşülmüyor. Sistemde durmaya devam ediyor.
Bu altısının ortak noktası şu: hiçbiri kötü niyet gerektirmiyor. Hepsi işin akışı içinde, iyi niyetle, kayıt bir sonraki fırsata bırakılarak oluşuyor.
Sayım farkının satın almaya faturası
Stok kaydı yanlışsa satın alma zincirinin tamamı yanlış veriye göre çalışıyor.
Depoda olan malzeme yeniden alınıyor. Talep açan kişi sistemde göremediği için istiyor, satın almacı kontrol edemediği için alıyor. Para iki kez çıkıyor ve depoda ikinci parti bekliyor.
Tersi de oluyor: sistemde görünen ama gerçekte olmayan malzemeye güvenilip alım yapılmıyor, üretim ya da şantiye o malzeme olmadan kalıyor. Bu ikincisi daha pahalıya mal oluyor, çünkü acil alım yapılıyor ve acil alımın fiyatı hiçbir zaman iyi olmuyor.
Kritik stok uyarısı da anlamını kaybediyor. Minimum seviye tanımlanmış olabilir ama rakam gerçeği yansıtmıyorsa uyarı ya erken geliyor ya hiç gelmiyor.
Bir de proje maliyeti tarafı var. İnşaatta ve üretimde malzemenin hangi işe gittiği bilinmiyorsa proje kârlılığı hesaplanamıyor. Sayım farkı bu durumda sadece bir depo sorunu değil, mali tablonun sorunu haline geliyor.
Yıl sonu sayımı yanlış araç
Yılda bir kez yapılan tam sayım, farkı bulur ama nedenini bulmaz.
Ocak ile Aralık arasında oluşan bir farkın hangi ayda, hangi hareketle oluştuğunu geriye dönük tespit etmek pratikte imkansız. Fark bulunuyor, düzeltme kaydı giriliyor, aynı döngü ertesi yıl tekrar başlıyor.
İşleyen yöntem dönemsel sayım oluyor: bütün depo yerine belirli malzeme grupları sırayla ve daha sık sayılıyor. Hızlı hareket eden ve yüksek değerli kalemler daha sık, yavaş hareket eden ucuz kalemler daha seyrek.
Bunun iki faydası var. Fark küçükken yakalanıyor, sebebi hâlâ hatırlanıyor. Ve depo yılda bir kez günlerce kapanmıyor.
Dönemsel sayımın ön koşulu ise hareketlerin anında kaydedilmesi. Kayıt gecikmesi devam ediyorsa sayımı sıklaştırmak sadece farkı daha sık görmenizi sağlar.
Farkı kapatan düzen
Sahada işe yarayan kurgular birbirine benziyor.
Hareket olduğu anda kaydediliyor. Çıkış fişi malzeme verilirken yazılıyor, mal kabul kamyon başındayken giriliyor. Bunun tek yolu kaydın depo sorumlusunun elinde olması: el terminali ya da telefon.
Her malzemenin tek bir kaydı var. Malzeme ağacı kurulmadan stok doğru olmuyor; aynı ürünün iki kartı varsa sayım tanım gereği tutmuyor.
Alternatif birim tanımlı. Kutu ile alınan malzemenin adet karşılığı sistemde duruyor, hesap elle yapılmıyor.
Depolar arası transfer bir hareket olarak var. Çıkış ve giriş ayrı ayrı değil, tek bir transfer kaydı olarak tutuluyor ve yolda olan malzeme görünüyor.
Rezervasyon var. Bir projeye ayrılan malzeme sistemde ayrılmış görünüyor; başka bir iş onu kullanmaya kalktığında uyarı çıkıyor.
Fire ve zayi bir kayıt türü olarak tanımlı. Kullanılamaz hale gelen malzemenin düşülecek bir yeri yoksa insanlar onu hiç düşmüyor.
Bir elektrik taahhüt firmasında kayıp sanılan kablo
Not: Aşağıdaki örnek gerçek bir müşteriye ait değildir; sahada sık karşılaşılan durumlardan oluşturulmuş bir senaryodur.
Bu tabloyu birçok yerde görüyoruz.
Elektrik taahhüt işi yapan bir firma, aynı anda dört şantiyede çalışıyor. Merkez deposu var, her şantiyenin de kendi konteyner deposu.
Yıl sonu sayımında merkez deposunda 3.200 metre NYY kablo eksik çıktı. Rakam yüksekti, hırsızlık şüphesi konuşuldu, kamera kayıtları istendi.
İki hafta süren araştırmanın sonucu şu oldu: kablonun 2.400 metresi bir şantiyeden diğerine transfer edilmişti ve transfer kaydı hiç girilmemişti. 600 metresi merkezden şantiyeye çıkmış, çıkış fişi yazılmamıştı. Kalan 200 metre gerçekten fireydi; kesim artıkları hiç düşülmüyordu.
Yani 3.200 metrenin 3.000’i yerli yerindeydi, sadece sistemde yanlış yerde duruyordu.
Araştırmanın maliyeti, kaybolduğu sanılan malzemenin bedelinden yüksekti.
Sonrasında iki şey değişti. Şantiyeler arası transfer tek bir hareket olarak kaydedilmeye başlandı ve yoldaki malzeme görünür oldu. Fire için ayrı bir kayıt türü tanımlandı; kesim artığı artık kayıp değil, ölçülebilir bir kalem.
İkinci yıl sayımında fark yüzde birin altına indi ve o farkın tamamı kayıtlı fireydi.
Codigno ERP’de depo tarafı
Depo ve stok yönetimi tarafında çok lokasyonlu stok, depo rezervasyonu, masraf merkezi bağı ve gelişmiş depo yetkileri süreçte yer alıyor. Üretime çıkış senaryoları ayrı tanımlanıyor.
Stok kaydı teslim alım adımına bağlı olarak oluşuyor; mal kabulde girilen miktar doğrudan stoğa yansıyor, ikinci bir giriş yapılmıyor. Alternatif malzeme birimi tanımlanabildiği için kilo ile alınan malzeme adet üzerinden takip edilen bir stoğa doğru giriyor.
Malzeme ve hizmet ağacı sayesinde her ürünün tek bir tanımı oluyor. Sayım farkının en yaygın sebeplerinden biri bu adımda kapanıyor.
Zincirin bütününe bakmak isterseniz: satın alma yönetimi rehberi.
Sayım tarafında dönemsel sayım kampanyası açılıyor: hangi depo sayılacak, son tarih ne, kim görevlendirildi, kabul edilebilir fark eşiği ve onay zinciri ne olacak. Sayım farkı ayrı giriş ve çıkış hareketiyle stoğa yansıyor, yani düzeltme sessizce yapılmıyor.
Hurda, kayıp, düzeltme çıkışı ve hatalı işlem ayrı hareket türleri olarak tanımlı. Bu, fire ile sayım hatasının aynı torbada toplanmasını engelliyor; yazının başında anlatılan “fark var ama sebebi bilinmiyor” durumunun karşılığı burada. Kritik stok seviyesi uyarısı da bulunuyor.
Sık sorulan sorular
Kabul edilebilir sayım farkı oranı nedir?
Malzemenin niteliğine göre değişiyor. Sayılarak alınan ve verilen kalemlerde fark neredeyse sıfır olmalı; dökme, tartılan ya da kesilerek kullanılan malzemelerde doğal fire payı var. Tek bir genel oran vermek yanıltıcı olur.
Dönemsel sayım yıl sonu sayımının yerini alır mı?
Mali mevzuat açısından dönem sonu envanteri gerekiyor. Dönemsel sayım onun yerine geçmiyor, ancak yıl sonuna gelindiğinde fark küçük kalıyor ve sayım hızlı bitiyor.
Barkod ya da el terminali olmadan bu düzen kurulabilir mi?
Kurulabiliyor ama zorlaşıyor. Kritik olan kaydın hareket anında girilmesi. Bunu sağlayan araç barkod olabilir, telefon olabilir. Masaüstüne bağlı kalan bir depo kaydı pratikte erteleniyor.
Şantiyeler arası malzeme transferi nasıl takip edilmeli?
Tek bir transfer hareketi olarak. Ayrı çıkış ve ayrı giriş kaydı yapıldığında ikisi arasında zaman farkı oluşuyor ve malzeme o aralıkta hiçbir yerde görünmüyor.
Kritik stok uyarısı nasıl kurgulanmalı?
Minimum seviye, malzemenin tüketim hızına ve tedarik süresine göre belirleniyor. İkisi bilinmeden konulan bir minimum ya sürekli gereksiz uyarı üretiyor ya da malzeme bittikten sonra haber veriyor.
Sayım farkı çıktığında düzeltme kaydı yeterli mi?
Düzeltme kaydı stok rakamını düzeltiyor ama sebebi ortadan kaldırmıyor. Farkın hangi hareket türünden doğduğu izlenmezse aynı fark bir sonraki dönemde tekrar çıkıyor.
Son sayımda fark yüzde kaç çıktı? Depo ve şantiye sayınızı paylaşın; stok hareketlerinin ve transferlerin sizde nasıl kaydedileceğini gösterelim.
