Yazılım seçildi, sözleşme imzalandı. Projenin başarısı bundan sonraki dört haftada belirleniyor.
Aksayan projelerin ortak noktası
Satın alma yazılımı projelerinin yarıya yakını beklenen sonucu vermiyor. Sebep genellikle yazılımın kendisi olmuyor.
En sık görülen üç hikaye şu. Sistem kuruldu ama malzeme listesi dağınık girildiği için hiçbir rapor anlamlı çıkmıyor. Sistem kuruldu ama talepler hâlâ telefonla geliyor, kayıtlar akşam toplu giriliyor. Sistem kuruldu ama açık siparişler eski düzende takip ediliyor ve iki liste bir arada yürüyor.
Üçünün de kaynağı ilk dört haftada atılan adımlar.
Birinci hafta: malzeme listesi
Bu adım sıkıcı olduğu için atlanmak isteniyor ve atlanırsa sonraki her şey aksıyor.
Elinizdeki malzeme listesi büyük ihtimalle şöyle: aynı ürün üç farklı adla yazılmış, bazı kalemler hiç tanımlanmamış, birim bilgisi tutarsız, kullanılmayan yüzlerce eski kayıt duruyor.
Yapılacak iş bu listeyi tekilleştirmek. Aynı ürünün tek bir tanımı olacak, birimi belli olacak, gerekiyorsa alternatif birimi tanımlanacak, varyantı olan kalemler varyant olarak kurulacak.
Bu iş sizin ekibinizin işi. Sağlayıcı listeyi aktarabilir ama hangi iki satırın aynı ürün olduğunu sizin dışınızda kimse bilemez.
Kısa yol arayanlara pratik bir ölçüt: son bir yılda hareket görmüş kalemlerle başlayın. Bin kalemlik bir listenin genelde iki üç yüzü aktif oluyor. Geri kalanı sonradan, ihtiyaç doğdukça eklenebiliyor.
Aynı hafta tedarikçi listesi de aynı işlemden geçiyor. Mükerrer cari kartlar, kapanmış firmalar, aynı firmanın iki kaydı.
İkinci hafta: onay kurgusu ve yetkiler
Burada verilecek kararlar teknik değil, yönetsel. Bu yüzden sağlayıcı değil, siz karar veriyorsunuz.
Kim ne talep edebilir? Hangi tutara kadar kim onaylar? Onaylayan kişi izindeyken yerine kim bakar? Hangi projelerin ayrı onay rotası var?
Bu soruların cevabı çoğu şirkette yazılı değil, kafalarda duruyor. Yazıya dökülürken de çelişkiler çıkıyor; iki yönetici aynı yetkiyi kendinde sanıyor olabiliyor.
Buradaki en yaygın hata onay kademesini fazla tutmak. Kontrol adına eklenen her kademe süreci yavaşlatıyor ve yavaşlayan süreç atlanıyor. Başlangıç için sade bir kurgu kurup gerekirse sıkılaştırmak, tersini yapmaktan çok daha kolay.
Üçüncü hafta: paralel çalışma
Bir günde geçiş yapan şirketlerde ilk hafta kaos oluyor. Bunun yerine bir süre iki düzen birlikte yürüyor.
Paralel çalışmanın kuralı şu: yeni talepler sistemde açılıyor, mevcut açık siparişler eski düzende kapatılıyor. Açık siparişleri sisteme taşımak mümkün ama şart değil; birkaç hafta içinde zaten kapanacaklar.
Bu haftada asıl bakılacak şey rakamlar değil, davranış. Kaç talep sistemden açıldı, kaçı hâlâ telefonla geldi? Telefonla gelen her talep, formda ya da akışta bir sorun olduğunun işareti.
Gelen sorular da bilgi taşıyor. Aynı sorunun üç farklı kişiden gelmesi, eğitim eksiği değil ekran sorunu demek.
Dördüncü hafta: zincirin devamı
İlk üç hafta talep ve onay üzerine kuruluyor. Dördüncü haftada mal kabul ve depo devreye alınıyor.
Sıra bilinçli. Talep düzgün akmadan mal kabulü açmak, yanlış veriyle dolu bir stok oluşturuyor.
Fatura eşleştirmesi ise en son geliyor, çünkü karşılaştırılacak sipariş ve mal kabul kaydının önce birikmesi gerekiyor. İlk ay fatura kontrolü hâlâ eski yöntemle yürüyebilir; bu normal.
İlk aydan sonra bakılacak üç şey
Otuz gün dolduğunda projenin durumunu üç rakam söylüyor.
Sistemden açılan talep oranı. Talepler hâlâ yarı yarıya telefonla geliyorsa sorun eğitimde değil, talep açma hızında.
Ortalama onay süresi. Onay eski düzenden daha yavaşsa onay kademesi fazla tutulmuş demektir.
Malzeme listesine sonradan eklenen kalem sayısı. Yüksekse ilk hafta yapılan hazırlık eksik kalmış, düşükse liste oturmuş.
Bu üç rakam iyi gidiyorsa geri kalan adımlar kendiliğinden geliyor.
Malzeme listesi atlandı, proje dört ay uzadı
Not: Aşağıdaki örnek gerçek bir müşteriye ait değildir; sahada sık karşılaşılan durumlardan oluşturulmuş bir senaryodur.
Geçiş projelerinde en pahalı kısa yol bu.
Bir yapı malzemeleri üreticisi kuruluma başladı. Malzeme listesi 2.800 kalemdi ve dağınıktı. Temizlik işi zaman alacağı için “önce sistemi açalım, listeyi sonra düzeltiriz” denildi.
Liste olduğu gibi aktarıldı ve talepler açılmaya başlandı.
İkinci ayda şunlar oldu. Talep açan kullanıcılar aradıkları kalemi bulamıyordu; aynı ürün üç farklı adla listede duruyordu ve arama hangisini getireceğine göre farklı sonuç veriyordu. Kullanıcılar serbest metin alanını kullanmaya başladı, yani liste daha da dağıldı.
Teklif karşılaştırma ekranı çalışıyordu ama geçmiş fiyat hiçbir kalemde çıkmıyordu, çünkü aynı ürünün geçmişi üç ayrı kayda bölünmüştü.
Stok raporu alındığında üç yüz civarında kalemde hem eksi hem artı bakiye görüldü; aynı ürünün iki kartı vardı, biri kullanılıyor diğeri kullanılmıyordu.
Dördüncü ayda liste temizliğine geri dönüldü ve o aşamada iki iş birden yapıldı: hem liste düzeltildi hem de o güne kadar girilmiş kayıtlar yeni tanımlara taşındı.
Baştan yapılsa iki üç hafta sürecek iş, sonradan yapıldığında dört ay ve iki kez emek maliyeti oldu.
Codigno tarafında
Codigno ERP’nin satın alma tarafında kurulum bu sıraya göre yapılıyor: önce malzeme ve hizmet ağacı, sonra talep ve onay, ardından teslim alım ve depo, en son fatura kontrolü.
Mevcut malzeme listeniz kurulumda malzeme ağacına dönüştürülüyor. Çoğu işletmede o liste ilk kez bu aşamada düzenli hale geliyor ve projenin en somut kazancı da bu oluyor.
Ekip tarafındaki dirençle ilgili: satın alma ekibi yeni sistemi kullanmıyor. Zincirin bütünü: satın alma yönetimi rehberi.
Sık sorulan sorular
Geçiş dört haftada bitmek zorunda mı?
Değil. Dört hafta yaygın bir aralık ama belirleyici olan malzeme listesinin durumu. Liste dağınıksa hazırlık tek başına birkaç hafta alabiliyor.
Açık siparişleri sisteme taşımalı mıyız?
Şart değil. Birkaç hafta içinde kapanacak siparişleri eski düzende bitirmek genelde daha az emek istiyor. Uzun vadeli açık siparişler taşınıyor.
Geçmiş verimizi aktarmalı mıyız?
Malzeme ve tedarikçi listesi aktarılıyor. Geçmiş fiyat verisi de aktarılabiliyor ama ancak malzeme adları tekilleştirilebildiği ölçüde işe yarıyor.
Eğitim ne kadar sürmeli?
Talep açan kullanıcılar için eğitim genelde birkaç dakikalık bir gösterimden ibaret olmalı. Uzun eğitim gerektiren bir talep ekranı zaten kullanılmıyor. Satın almacılar ve depo tarafında daha uzun sürüyor.
Tüm lokasyonlarda aynı anda mı başlanmalı?
Çok lokasyonlu yapılarda tek bir lokasyonla ya da tek bir şantiyeyle başlamak yaygın. Orada oturan kurgu diğerlerine taşınıyor.
Kurulumda en çok nerede gecikme oluyor?
Malzeme listesinin tekilleştirilmesinde. Bu adım sağlayıcının değil, işletmenin işi ve süre tahminleri genelde burada tutmuyor.
Malzeme listeniz kaç kalem ve kaçı son bir yılda hareket gördü? Liste durumunuzu ve lokasyon sayınızı paylaşın; geçiş takviminin sizde nasıl kurulacağını gösterelim.
