Taşeron ve Hakediş Yazılımı

Sahada yapılan iş, ay sonunda tartışma konusu olmasın.

GERÇEK SORUN

Hakediş neden her ay kavgaya dönüşüyor

Şantiyede çalışan şirketlerin çoğunda hakediş dönemi aynı şekilde geçiyor: iki taraf da kendi kaydına bakıyor ve rakamlar tutmuyor.

Sebep basit. İmalat sahada yapılıyor, kayıt ofiste tutuluyor. Aradaki bilgi şef defterinden, telefon mesajından ve akıldan geliyor. Ay sonunda hangi imalatın hangi ayda yapıldığı, ne kadarının onaylandığı ve neyin eksik bırakıldığı belgeye değil hatıraya dayanıyor.

İkinci sorun metrajın dağınık durması. Poz listesi bir dosyada, keşif başka dosyada, gerçekleşen imalat üçüncü dosyada. Üçü birbirini güncellemiyor. Sözleşme dışı bir imalat yapıldığında hangi pozdan hesaplanacağı sonradan tartışılıyor.

Üçüncüsü evrak takibi. Sahaya giren taşeron ekibinin sigorta girişi, mesleki yeterlilik belgesi ve İSG eğitimi kontrol edilmesi gereken şeyler. Bu kontrol elle yürütüldüğünde geç kalıyor. Denetim geldiğinde eksik evrak ortaya çıkıyor ve iş durabiliyor.

Bir de birden fazla şantiye olduğunda tablo tamamen dağılıyor. Her şantiye kendi Excel dosyasını kuruyor, merkez hangi şantiyede ne kadar hakediş biriktiğini ancak ay kapandıktan sonra öğreniyor.

Sonuçta ödeme gecikiyor, taşeronla ilişki geriliyor ve maliyet kontrolü gerçek zamanlı olmaktan çıkıyor.

ÇÖZÜM

İmalat kaydı hakedişin kendisi oluyor

Kurgunun temeli şu: hakediş ayrı bir hesap çalışması değil, sahada tutulan kaydın toplamı.

İmalat yapıldığı gün sisteme giriliyor. Hangi poz, hangi miktar, hangi blokta ve kim tarafından. Bu kayıt saha ekibi tarafından telefondan da girilebiliyor. Ay sonunda hakediş hazırlanırken toplanacak veri zaten sistemde duruyor.

Poz kütüphanesi ve proje keşfi aynı yerde. Sözleşmedeki birim fiyat, keşif miktarı ve gerçekleşen imalat tek ekranda karşılaştırılıyor. Keşif aşımı olduğunda bu ay sonunu beklemeden görünüyor.

Hakediş sözleşmeye bağlı hesaplanıyor. Kesintiler, avans mahsubu, teminat ve stopaj sözleşmede tanımlandığı için her hakedişte yeniden hesaplanmıyor.

Onay zinciri tanımlı. Şantiye şefi, kontrol mühendisi ve merkez sırayla onaylıyor. Hangi hakedişin kimde beklediği görünüyor.

Çok şantiyeli yapıda merkez tek ekrandan bakıyor. Hangi şantiyede ne kadar hakediş hazırlandığı, ne kadarının onaylandığı ve ne kadarının ödendiği aynı tabloda.

İŞ İZNİ VE EVRAK

Evrakı eksik olan sahaya giremiyor

Taşeron evrak takibi çoğu şirkette ayrı bir dosyada yürüyor ve gerçek zamanlı değil. Bu kurguda evrak ile iş izni birbirine bağlı.

Taşeron ekibi sahaya çıkacağı zaman iş izni açılıyor. Sistem, o ekibin evraklarının geçerli olup olmadığına bakıyor. Sigorta girişi yapılmamışsa, İSG eğitimi süresi dolmuşsa ya da mesleki yeterlilik belgesi eksikse iş izni açılamıyor.

Böylece kontrol denetim gününe kalmıyor, işin başladığı ana taşınıyor.

Evrak geçerlilik süreleri sistemde tutuluyor. Süresi dolmak üzere olan belgeler önceden görünüyor, yenileme için son güne kalınmıyor.

İş izni kapanışı da kayıtlı. İşin ne zaman başladığı, ne zaman bittiği ve kimlerin çalıştığı sonradan sorulduğunda belgeyle cevaplanıyor.

ŞANTİYE KAYDI

Günlük rapor ve tutanaklar

Şantiyede olan biteni kaydetmek, sonradan çıkan tartışmaların çoğunu baştan bitiriyor.

Günlük şantiye raporu tek ekrandan tutuluyor: o gün sahada kaç kişi çalıştı, hangi ekipman kullanıldı, hava durumu neydi, hangi imalat ilerledi. Taşeron kendi günlük bildirimini ayrıca giriyor, iki kayıt karşılaştırılabiliyor.

Tutanaklar ilgili kayda bağlanıyor. Bir gecikme tutanağı, bir kalite uygunsuzluğu ya da bir iş durdurma kaydı dosyada kaybolmuyor; ilgili şantiye, taşeron ve imalatla ilişkili duruyor.

Hava koşulu nedeniyle çalışılamayan günler kayıt altında. Süre uzatımı talebi geldiğinde dayanak hazır oluyor.

Bu kayıtların hepsi hakediş dönemine geldiğinde delil niteliği taşıyor. Tartışma “böyle hatırlıyorum” düzeyinden çıkıyor.

SÜREÇ

Hakediş sistemde nasıl ilerliyor

Süreç, sözleşmenin tanımlanmasıyla başlıyor ve ödemeye kadar tek zincir olarak yürüyor.

Sözleşme tanımlanıyor. Taşeronla anlaşılan birim fiyatlar, kesinti oranları, avans ve teminat koşulları sisteme giriliyor. Bundan sonraki her hakediş bu tanıma göre hesaplanıyor, koşullar her dönem yeniden yorumlanmıyor.

Keşif ve metraj bağlanıyor. Projenin poz bazında keşfi tanımlanıyor. Hangi imalattan ne kadar öngörüldüğü belli oluyor, gerçekleşen bununla karşılaştırılıyor.

İmalat sahada kaydediliyor. İş yapıldıkça poz, miktar ve konum girilerek kaydediliyor. Kayıt günlük tutulduğu için ay sonunda geriye dönük hatırlama gerekmiyor.

Hakediş hazırlanıyor. Dönem kapandığında sistem, o döneme ait onaylı imalatı toplayıp hakedişi oluşturuyor. Kesintiler ve mahsuplar sözleşmeden geliyor.

Onaydan geçiyor. Şantiye, kontrol ve merkez sırayla onaylıyor. Her onay kim tarafından ne zaman verildiğiyle birlikte kayıtlı.

Ödemeye dönüşüyor. Onaylanan hakediş finans tarafına düşüyor, cari hesapta görünüyor ve ödeme takibi başlıyor.

Zincirin her adımı bir öncekinin kaydına dayandığı için ay sonunda toplanacak dağınık veri kalmıyor.

KİMİN İÇİN

Bu paket kime uygun

Paket, işin bir kısmını taşerona yaptıran ve sahası ofisinden uzakta olan şirketler için kurgulanmış.

Müteahhitlik yapan, altyapı işi alan, enerji santrali veya fabrika kuran, birden fazla şantiyeyi aynı anda yürüten şirketlerde karşılığını hızlı veriyor. Ortak nokta şu: hakedişin dayandığı veri sahada üretiliyor ve ofise gecikmeli ulaşıyor.

Taşeron sayısı arttıkça fayda da artıyor. Tek taşeronla çalışan bir işte Excel bir süre daha idare edebiliyor; on taşeronla çalışan bir şantiyede idare etmiyor.

Buna karşılık bütün işi kendi ekibiyle yapan, taşeron kullanmayan şirketlerde bu paketin hakediş tarafı boş kalıyor. Böyle bir durumda imalat takibi ve günlük rapor kısmı işe yarıyor ama tam paket gereğinden geniş oluyor.

Hangi grupta olduğunuzu ilk görüşmede birlikte görüyoruz. Sadece ihtiyacınız olan kısmı kurmak da mümkün.

DİĞER MODÜLLERLE BAĞI

ERP’nin geri kalanıyla nasıl birleşiyor

Taşeron ve hakediş tarafı tek başına da kurulabiliyor, ama asıl karşılığını diğer paketlerle birlikte veriyor.

Satın alma tarafıyla bağı doğrudan. Şantiyeye giden malzemenin talebi, siparişi ve teslim alımı satın alma ve lojistik tarafında yürüyor. Proje bütçesi ile gerçekleşen alım karşılaştırıldığında maliyetin ne kadarının malzeme, ne kadarının taşeron olduğu ayrışıyor.

Personel tarafıyla bağı puantaj üzerinden. Şantiyede çalışan kendi personelinizin günlük kaydı ile taşeron ekibinin kaydı aynı sistemde toplanıyor.

Finans tarafında hakediş ödemesi, avans mahsubu ve teminat takibi cari hesaba düşüyor.

Bütün paketlerin nasıl birleştiği ERP yazılımı sayfasında anlatılıyor. Sektör tarafındaki genel yaklaşım için inşaat ve altyapı sayfasına bakabilirsiniz.

SAHA TARAFI

Şantiyede internet her zaman olmuyor

Saha yazılımlarının çoğu ofis koşullarına göre tasarlanıyor ve şantiyede zorlanıyor.

Mobil uygulama bu koşula göre kurgulanıyor. İmalat kaydı, günlük rapor ve iş izni kontrolü telefondan giriliyor. Bağlantı kesildiğinde kayıt cihazda tutuluyor, bağlantı gelince sisteme aktarılıyor.

Bu ayrıntı küçük görünüyor ama saha kaydının tutulup tutulmamasını belirleyen şey çoğu zaman bu. Ofise dönünce yazılacak kayıt genellikle yazılmıyor.

Codigno’nun saha tarafındaki deneyimi yalnızca yazılımla sınırlı değil. Barkod okuyucudan konum takip sistemine kadar donanım tarafını da aynı ekip kuruyor. Saha takip yazılımları sayfasında bu tarafın ayrıntısı var.

YAPAY ZEKÂ

Taşeron kartı ve evrak tarafında

Taşeron tarafında iki yerde yapay zekâ desteği var. İkisi de öneri üretiyor; karar ve kayıt kullanıcıda.

Taşeron kartı asistanı. Kartın kendi sekmesinden üç iş yapılıyor: firmanın internetteki iletişim bilgileri ve yetkili kişileri bulunuyor, kayıtlı bilgilerin internetteki bilgiyle uyuşup uyuşmadığı alan alan karşılaştırılıyor, firma hakkında dolaşan yorum ve şikâyetler özetleniyor.

Çıktı kişi kartları, alan alan uyum karşılaştırması ve kaynak bağlantıları olarak geliyor. Her önerinin yanında ayrı bir uygula düğmesi var ve basılmadan karttaki hiçbir alan değişmiyor.

Taşeron evrağını okuma. Taşeronun yüklediği belge okunup türü tanınıyor ve belgedeki başlangıç ve bitiş tarihleri öneriliyor. Tarihleri forma yazan yine kullanıcı.

Bunun karşılığı evrak takibinde. Geçerlilik tarihini elle girmek, hem yavaş hem yanlış girmeye açık bir iş; öneri gelince kullanıcının işi girmek değil doğrulamak oluyor.

SIK SORULANLAR

Sık sorulan sorular

Mevcut poz kütüphanemizi aktarabilir miyiz?

Aktarılıyor. Kendi poz listeniz ya da kullandığınız kurum listesi sisteme yüklenip proje keşfine bağlanıyor.

Birden fazla şantiyeyi aynı anda takip edebilir miyiz?

Edebilirsiniz. Her şantiye kendi kaydını tutuyor, merkez hepsini tek ekrandan görüyor. Yetki tanımıyla hangi kullanıcının hangi şantiyeyi göreceği belirleniyor.

Sözleşme dışı imalat nasıl işleniyor?

Sözleşme dışı kalemler ayrı işaretlenip onaya sunuluyor. Onaylanmadan hakedişe girmiyor, böylece sonradan itiraz konusu olmuyor.

Taşeron kendi bilgisini girebiliyor mu?

Girebiliyor. Taşeron tarafına açılan portal üzerinden günlük bildirim ve evrak yüklemesi yapılabiliyor. Kapsam kurgu aşamasında belirleniyor.

Hakediş çıktısını kendi şablonumuzla alabilir miyiz?

Alabilirsiniz. Çıktı tasarımı mevcut şablonunuza göre hazırlanıyor.

Muhasebe programımıza aktarım yapılabiliyor mu?

Çoğu durumda yapılabiliyor. Kapsam, mevcut programınızın dışarıya veri verme biçimine bağlı. İlk görüşmede netleşiyor.

Sadece hakediş modülünü alabilir miyiz?

Alabilirsiniz. Paket tek başına kurulabiliyor. Diğer paketler sonradan eklendiğinde mevcut veri korunuyor.

İSG evrak takibi de kapsamda mı?

Kapsamda. Evrak geçerlilik süreleri izleniyor ve eksik evrakta iş izni açılmıyor.

Proje bütçesiyle karşılaştırma yapabiliyor muyuz?

Yapabiliyorsunuz. Proje bazında bütçe tanımlanıyor, gerçekleşen taşeron hakedişi ve malzeme alımı bu bütçeyle karşılaştırılıyor. Sapma dönem kapanmadan görünüyor.

Kaç şantiye ve kaç kullanıcıya kadar çalışıyor?

Sınır kurgu aşamasında belirleniyor. Tek şantiyeli bir yapıdan çok lokasyonlu bir organizasyona kadar aynı temel üzerine kuruluyor.