Hakedişin Excel’de tutulmasında yanlış bir şey yok. Yanlış olan, dosyanın her ay bir öncekinden kopyalanarak üretilmesi.
Neyi iyi yapıyor
Tek şantiye, sınırlı poz listesi ve tek hazırlayan kişi varsa Excel hakedişi rahatça taşıyor.
Tablo esnek, herkes biliyor, işverenin istediği biçime uyarlanabiliyor ve ek bir maliyet doğurmuyor. Küçük ve orta ölçekli işlerin çoğu bu şekilde yürüyor.
Sorun, işletme büyürken yöntemin aynı kalması.
Kopyalama zinciri
Excel hakedişinin yapısal sorunu burada başlıyor.
Her hakediş dosyası bir öncekinin kopyası olarak açılıyor. Kümülatif rakamlar taşınıyor, yeni dönem miktarları ekleniyor, kesinti satırları güncelleniyor.
Bu düzende bir hata yapıldığında hata düzeltilmiyor, çoğalıyor. Dördüncü ayda silinen bir mahsup satırı, beşinci ve altıncı ayda da yok oluyor, çünkü o dosyalar dördüncüden türüyor.
Aynı şey formüller için de geçerli. Bir hücrede bozulan referans, sonraki bütün dosyalara taşınıyor ve genellikle rakam mantıklı göründüğü sürece fark edilmiyor.
Kesinti kalemlerinin nasıl kaybolduğu ayrı bir yazıda: hakedişte kesintiler.
Kümülatif ile dönemseli karıştırmak
İkinci kırılma noktası hesabın kendi mantığından geliyor.
Hakediş kümülatif hesaplanıyor: dönem tutarı, iki kümülatif rakamın farkı olarak çıkıyor. Excel tablosunda ise kümülatif ve dönemsel sütunlar yan yana duruyor ve hangisinin hangisi olduğu yalnızca başlıktan anlaşılıyor.
Sahadan gelen veri dönemsel, tabloya girilen ise kümülatif olmalı. Bu dönüşüm elle yapıldığında ve tabloya doğrudan yazma imkanı açık kaldığında, er ya da geç yanlış sütuna yazılıyor.
Sonuç her zaman görünür olmuyor. Rakam büyükse fark ediliyor, küçükse aylarca sürüyor: hakediş nasıl hesaplanır.
İcmal ile kümülatif kaydın uyuşmaması
Üçüncüsü ve hakedişin en yaygın geri dönme sebebi.
Yeşil defter bir dosyada, icmal başka bir dosyada tutuluyor. Biri güncellendiğinde diğerinin de güncellenmesi gerekiyor ve bu bağ elle kuruluyor.
Bir düzeltme yapıldığında ikisinden biri unutulduğunda, dosya doğrudan iade ediliyor. İki belgenin birebir uyumlu olması zorunlu: yeşil defter ve ataşman.
Tek dosyada tutulduğunda bu risk azalıyor ama bu kez dosya ağırlaşıyor ve birden fazla kişinin aynı anda çalışması imkansız hale geliyor.
Çok şantiye, çok taşeron
Dördüncü kırılma ölçekle geliyor.
Üç şantiye ve altı alt yüklenici olduğunda tablo sayısı hızla artıyor. Her şantiyenin kendi hakediş dosyası, her taşeronun ayrı hesabı, bir de üst firmanın işverene sunduğu dosya.
Bu noktada iki soru cevapsız kalıyor. Birincisi, işverenden alınan tutar ile taşeronlara ödenen toplam arasındaki fark, yani projenin gerçek kârı ne? İkincisi, hangi iş kaleminde maliyet sözleşme fiyatının üzerine çıktı?
İkisi de tek tek dosya açıp toplama gerektirdiği için pratikte sorulmuyor ve cevap ancak iş bittiğinde ortaya çıkıyor. Taşeron tarafındaki hesabın nasıl kurulduğu: taşeron hakedişi nasıl kesilir.
Kim ne zaman değiştirdi
Beşinci ve en sessiz sorun.
Hakediş dosyası bir uyuşmazlıkta delil değeri taşıyor. Excel dosyasında değişikliğin izi kalmıyor; bir rakamın sonradan düzeltilip düzeltilmediği görünmüyor ve dosyanın kaç kopyası dolaştığı bilinmiyor.
Karşı tarafla yapılan bir tartışmada “bizim dosyada şöyle yazıyor” cümlesi, iki taraf da aynı şeyi söylediğinde çözümsüz kalıyor.
Bir taahhüt firmasında üç şantiyenin toplamı
Not: Aşağıdaki örnek gerçek bir müşteriye ait değildir; sahada sık karşılaşılan durumlardan oluşturulmuş bir senaryodur.
Üç şantiyeyi birden yürüten orta ölçekli bir taahhüt firması. Toplam yedi alt yüklenici çalışıyor.
Hakedişler teknik ofiste hazırlanıyordu ve her şantiyenin kendi klasörü vardı. Sistem yıllardır çalışıyordu.
Sorun yıl sonu değerlendirmesinde ortaya çıktı. Üç projenin toplam kârı beklenenin belirgin şekilde altındaydı ve hangi projeden kaynaklandığı bilinmiyordu.
Rakamlar tek tek çıkarıldığında iki bulgu göründü. Birincisi, bir şantiyede iki taşerona ödenen toplam, o kalemler için işverenden alınan tutarın üzerindeydi. Yani o imalat zararına yapılmıştı ve bu, iş bittikten sonra anlaşıldı.
İkincisi daha rahatsız ediciydi. İki şantiyede aynı poz için farklı birim fiyat kullanılmıştı, çünkü fiyat listesi her dosyada ayrı tutuluyordu ve bir güncelleme yalnızca birine işlenmişti.
Firma yapıyı değiştirdi. Poz ve birim fiyat listesi tek yerde tutulmaya başlandı, şantiyeler bu listeden besleniyordu. Kümülatif miktar dönemsel girişten hesaplanıyor, elle yazılamıyordu. Taşeron hakedişleri aynı proje kaydına bağlandı.
Sonraki yılın ortasında, iş bitmeden, bir imalatın sözleşme fiyatının üzerine çıktığı görüldü ve fiyat tespiti talep edildi.
Bu örnek şunu gösteriyor: Excel’in sorunu hesap yapamaması değil, aynı bilgiyi birden çok yerde tutması.
Geçiş kararı ne zaman veriliyor
Dört soru kararı netleştiriyor.
Kaç şantiye ve kaç alt yüklenici var? İkiden fazlaysa toplama işi her ay yeniden yapılıyor demektir.
Poz ve birim fiyat listesi kaç dosyada duruyor? Birden fazlaysa er ya da geç ayrışıyor.
Kümülatif rakam elle yazılabiliyor mu? Yazılabiliyorsa yanlış yazılacaktır.
Ve dosyada yapılan değişikliğin izi kalıyor mu?
Aynı sorular satın alma tarafında da geçerli, mantık ortak: Excel ile satın alma takibi.
Codigno tarafında
Bu yazıda sayılan beş kırılmanın dördünün doğrudan karşılığı var.
Kopyalama zinciri kırılıyor: taşeron ve hakediş yazılımı tarafında yeni hakediş açılırken önceki onaylı hakedişin miktarları otomatik devrediyor, kesinti ve teminat oranları sözleşmeden doluyor. Dosya kopyalanmıyor, kurallardan üretiliyor.
Kümülatif hatası kapanıyor: poz bazında önceki dönem, bu dönem ve toplam sütunları yan yana duruyor ve sözleşme miktarını aşan giriş kabul edilmiyor.
Poz ve fiyat tek yerde duruyor: poz kütüphanesi kategorili bir yapıda ve şantiyeler aynı kütüphaneden besleniyor. Her pozun malzeme ve işçilik birim maliyeti ayrı tutuluyor.
Denetim izi var: metraj satırında kaydeden kişi ve tarih duruyor, onay geçmişinde her hakedişin kimde beklediği ve kimin ne zaman onayladığı görünüyor. Yetki şantiye bazında verildiği için kullanıcı yetkisi olmayan şantiyenin dosyasını göremiyor.
Maliyet tarafında satın alma ve lojistik yazılımı tarafında malzeme ve hizmet ağacı, kalem bazlı parametre ve proje bütçesiyle karşılaştırma tanımlı.
Zincirin bütünü: hakediş yönetimi rehberi. Aynı mantığın satın alma tarafı: Excel ile satın alma takibi. Sektör tarafı: inşaat ve altyapı çözümleri.
Sık sorulan sorular
Excel ile hazırlanan hakediş geçerli mi?
Geçerli. Sorun geçerlilikte değil, hatanın çoğalmasında ve değişiklik izinin tutulamamasında.
Hazır hakediş şablonları işe yarıyor mu?
Başlangıç için yarıyor. Sorun şablonda değil, şablonun her ay kopyalanarak kullanılmasında ve zamanla işe özel biçimde bozulmasında.
Bulut tabanlı tablolar sorunu çözer mi?
Sürüm karmaşasını ve eş zamanlı çalışma sorununu çözüyor. Kümülatif hatası, icmal uyumsuzluğu ve çok şantiyeli toplama sorunu devam ediyor, çünkü bunlar formül değil yapı sorunu.
Mevcut hakediş dosyalarımız aktarılabilir mi?
Aktarılabiliyor. Aktarımdan önce poz listelerinin tekilleştirilmesi gerekiyor; aynı imalatın farklı adlarla geçtiği dosyalar aktarıldığında sorun taşınmış oluyor.
Küçük bir firma için gerekli mi?
Tek şantiye ve sınırlı poz listesiyle çalışılıyorsa acele etmeye gerek yok. İkinci şantiye açıldığında ve alt yüklenici sayısı arttığında hesap değişiyor.
Geçiş iş ortasında yapılabilir mi?
Yapılabiliyor ama kümülatif rakamların devri dikkat gerektiriyor. En temiz geçiş yeni bir projenin başlangıcında oluyor; süren işlerde açılış bakiyesi olarak devredilmesi tercih ediliyor.
Poz ve birim fiyat listeniz kaç ayrı dosyada duruyor? Şantiye sayınızı, alt yüklenici sayınızı ve hakedişi nasıl hazırladığınızı paylaşın; hangi bilginin kaç yerde tutulduğunu çıkaralım.
