Taşeron Yönetimi
Bu taşeronla çalışalım mı sorusu tek ekrandan cevaplanır.
SORUN
Taşeron bilgisi beş ayrı yerde duruyor
Bir taşeronla ilgili bilgi çoğu şirkette dağınıktır ve dağınıklığın nedeni ihmal değil, bilginin farklı zamanlarda farklı kişilere gelmesidir.
Ticari bilgiler muhasebede durur: vergi dairesi, vergi numarası, adres. İletişim bilgileri saha ekibinin telefonundadır. Zorunlu evraklar bir klasördedir. Geçen projede nasıl çalıştığı ise kimsenin yazmadığı, konuşulan bir bilgidir.
Bu dağınıklığın bedeli yeni bir iş bağlanırken ortaya çıkar. “Bu firmayla daha önce çalıştık mı, nasıl geçti” sorusunun cevabı, o projede bulunmuş kişiye ulaşılabilirse alınır. Kişi şirketten ayrılmışsa cevap da ayrılmıştır.
İkinci bedel evrak tarafındadır. Firma seçilir, sözleşme hazırlanır, iş başlama tarihi belirlenir; sonra evrağın eksik olduğu anlaşılır ve ekip sahada bekler.
Üçüncüsü tekrar eden değerlendirmedir. Aynı taşeron farklı projelerde farklı performans gösterir. Tek bir “iyi” veya “kötü” etiketi bu farkı taşımaz, ama bir yerde yazılı olmadığı sürece geriye kalan tek şey genel bir izlenimdir.
Dördüncüsü onaydır. Bir taşeronun çalışmaya uygun bulunup bulunmadığı kararı verilir, ama kararı kimin verdiği ve neye dayandığı çoğu zaman kayda geçmez.
TAŞERON KARTI
Sekmeli tek kart
Codigno ERP’de her taşeron sekmeli bir kartta tutulur:
- Temel Bilgiler ve Kontaklar – ticari kimlik ve muhatap kişiler
- Zorunlu Evraklar – belge tarihleri ve geçerlilik takibi
- Proje Bazlı Değerlendirme ve Ortalama Değerlendirme – performans puanı
- Rapor Ayarları ve yapay zekâ asistanı
Temel bilgiler sekmesinde değerlendirme puanı, şube sayısı, aktiflik ve onay durumu kutucuk olarak üstte durur. Altında iletişim ve adres bloğu, ardından kimlik ve vergi bloğu bulunur: kategori, yetkili kişi, vergi dairesi, vergi numarası, değerlendirme tarihi ve not alanı. Sayfanın alt tarafında şube listesi yer alır.
Kartın üstünde revizyon iste, onayla ve reddet düğmeleri bulunur. Sayfa sonunda kaydı kimin eklediği ve en son kimin güncellediği görünür.
Buradaki tasarım kararı basittir: taşeronla ilgili soruların çoğu aynı ekranda cevaplanır, ekran değiştirmeye gerek kalmaz.
KATEGORİ VE EVRAK
Hangi taşerondan hangi evrak isteniyor
Her taşeronun bir kategorisi vardır ve zorunlu evrak listesi kategori üzerinden tanımlanır.
Mekanik işi yapan taşerondan istenen belge listesi ile hafriyat taşeronundan istenen liste aynı olmak zorunda değildir. Kategori listesi tabanı kurar, taşeron bazında ayrıca özelleştirilebilir.
Zorunlu Evraklar sekmesinde her belgenin tarihi, geçerlilik bitişi ve uyarı gün sayısı tutulur. Süresi yaklaşan belge kalan gün sayısıyla işaretlenir.
Bu sekmenin asıl karşılığı iş izni tarafında görülür: sahaya girecek ekip seçildiğinde evrak kontrolü buradan beslenir ve eksik varsa izin açılmaz.
DEĞERLENDİRME
Puan, tanımlı sorulardan çıkıyor
Taşeron değerlendirmesi genel bir izlenim olarak değil, tanımlı sorular üzerinden yapılır. Her soru için bir standart puan ve kullanıcının verdiği puan bulunur; form sonucu tek bir puana döner.
Puan iki yerde görünür: taşeron kartının üstünde ve taşeron listesinde “değerlendirme puanı” sütununda. Yani bir sonraki iş bağlanırken puan aramaya gerek kalmaz, listede zaten durur.
Formun tanımlı olması şu farkı yaratır: değerlendirmeyi yapan kişi değişse de sorular değişmez. İki farklı proje müdürünün verdiği puan aynı ölçekte okunur.
PROJE BAZLI PUAN
Aynı taşeron her projede aynı değil
Değerlendirme proje bazında tutulur. Aynı taşeron farklı projelerde farklı puan alabilir ve bu puanların hepsi kayıtta kalır.
Bunun gerçek karşılığı vardır. Bir firma kendi uzmanlık alanındaki işte iyi, alan dışındaki işte zorlanmış olabilir. Tek bir ortalama bu ayrımı siler.
Proje bazlı puanlar bir sekmede, bunların ortalaması ayrı bir sekmede durur. Karar verirken ikisine de bakılabilir: genel eğilim ortalamada, ayrıntı proje kırılımındadır.
ONAY VE AKTİFLİK
Çalışılabilir mi sorusunun kayıtlı cevabı
Kartın üstündeki revizyon iste, onayla ve reddet düğmeleri bir onay sürecini yürütür. Taşeronun çalışmaya uygun bulunup bulunmadığı kararı kayda geçer.
Aktiflik ve onay durumu kutucuk olarak temel bilgilerde durur. Bir taşeron kayıttan silinmeden çalışma dışı bırakılabilir; geçmiş sözleşmeleri ve hakedişleri yerinde kalır.
Revizyon istemek, reddetmekten farklı bir işlemdir. Eksik bilgi ya da eksik evrak nedeniyle kartın tamamlanması istendiğinde süreç kapanmaz, geri döner.
ŞUBE VE KONTAK
Firmanın kimle temsil edildiği kayıtta
Kontaklar sekmesinde taşeronun yetkili kişileri tutulur. Bir firmada ticari işleri yürüten kişi ile sahada muhatap olunan kişi çoğu zaman farklıdır ve ikisi ayrı ayrı kayda girer.
Bunun karşılığı personel değişiminde görülür. Saha mühendisinin telefonundaki numara şirketten ayrılan bir kişiye aitse, o bilgi kimseye kalmaz. Kartta duran kontak bilgisi ise projeyle birlikte devredilir.
Şube listesi temel bilgilerin altında yer alır ve şube sayısı üstteki kutucuklarda görünür. Birden çok ilde çalışan taşeronlarda hangi şubenin hangi projeye baktığı bu listeden okunur.
Rapor Ayarları sekmesi taşeronun rapor tarafındaki davranışını belirler; taşeron günlük raporunun nasıl çalışacağı buradan kurulur.
YAPAY ZEKÂ
AI asistan öneri getirir, kaydı kullanıcı yapar
Kartta bir yapay zekâ asistanı sekmesi bulunur ve üç işi yapar: firmanın internetteki iletişim bilgilerini ve yetkili kişilerini bulur, kayıtlı bilgilerin internetteki bilgiyle uyuşup uyuşmadığını karşılaştırır, firma hakkında dolaşan yorum ve şikâyetleri özetler.
Çıktı kişi kartları, alan alan uyum karşılaştırması, güven yüzdesi ve kaynak bağlantıları olarak gelir.
Karar insandadır. Her önerinin yanında ayrı bir “Uygula” düğmesi vardır ve basılmadan karttaki hiçbir alan değişmez. Asistan bilgi getirir, kaydı kullanıcı yapar.
Bunu ayrıca yazıyoruz, çünkü yapay zekânın kayda doğrudan yazdığı bir kurgu değil bu. Öneri ile kayıt arasında her zaman bir insan onayı durur.
ZİNCİRDEKİ YERİ
Diğer bölümlerle ilişkisi
Taşeron kartı, taşeron tarafındaki zincirin başlangıç noktasıdır.
Sözleşme onaylı bir taşeronla kurulur. Firmanın kimliği, vergi bilgileri ve kategorisi karttan gelir.
Evrak yönetimi kartın bir sekmesidir; zorunlu evrak listesi kategoriden beslenir.
İş izni buradan iki şey alır: sahaya girecek ekip taşeronun personel kaydından seçilir ve firmanın evrak durumu izin açılırken kontrol edilir.
Hakediş dolaylı olarak bağlıdır; sözleşme üzerinden bağlanır, doğrudan karttan değil.
Günlük raporda o gün sahada olan personel taşeron bazında listelenir; taşeron kartı bu listenin kaynağıdır.
SINIRLAR
Neyi yapmıyor
Bu bölüm bilerek yazılmıştır. Satın alma kararı, ürünün yapmadığı şey bilinmeden verilmemelidir.
Alt taşeronun alt taşeronu izlenmez. Taşeron kaydı tek kademelidir; bir taşeronun kendi alt yüklenicisini sisteme bağlayan bir yapı yoktur.
Taşeron kategorileri de tek kademelidir. Kategori altında kategori tanımlanmaz.
Banka bilgileri ve teminat mektubu vadesi bu kartta takip edilmez. Kart ticari kimliği, iletişimi, evrağı ve performansı tutar; finansal enstrüman takibi kapsamı dışındadır.
Yapay zekâ asistanı karta doğrudan yazmaz. Her öneri için ayrı bir onay gerekir.
KİMLER İÇİN
Kimin işine yarıyor
Satın alma ve ticari işler için değer, taşeron seçiminin izlenimden kayda geçmesidir. Değerlendirme puanı listede görünür, geçmiş projelerin kırılımı kartta durur.
Proje müdürü için değer, aynı firmayla farklı projelerdeki deneyimin ayrı ayrı okunabilmesidir.
İş güvenliği ve evrak sorumlusu için değer, zorunlu evrak listesinin kategoriden gelmesidir. Hangi tip taşerondan hangi belgenin isteneceği her seferinde yeniden kurulmaz.
Muhasebe için değer, vergi dairesi ve vergi numarası dahil ticari kimliğin tek kayıtta, sözleşme ve hakedişle aynı yerde durmasıdır.
Aynı taşerona farklı projelerde farklı puan verebilir miyiz?
Evet. Değerlendirme proje bazında tutulur; puanların ortalaması ayrı bir sekmede görünür.
Değerlendirme puanı nasıl hesaplanıyor?
Tanımlı sorular üzerinden. Her soru için bir standart puan ve verilen puan bulunur, form sonucu tek bir puana döner.
Taşeronun alt yüklenicisini de takip edebilir miyiz?
Hayır. Taşeron kaydı tek kademelidir; alt taşeronun alt taşeronu izlenmez.
Kategori altında alt kategori açabilir miyiz?
Hayır. Taşeron kategorileri tek kademelidir.
Zorunlu evrak listesi her taşeron için aynı mı?
Hayır. Liste taşeron kategorisi üzerinden tanımlanır ve taşeron bazında özelleştirilebilir.
Yapay zekâ asistanı karttaki bilgileri kendisi güncelliyor mu?
Hayır. Öneri getirir; her önerinin yanındaki “Uygula” düğmesine basılmadan hiçbir alan değişmez.
Çalışmak istemediğimiz bir taşeronu nasıl kapatıyoruz?
Aktiflik ve onay durumu kart üzerinden yönetilir. Kayıt silinmez; geçmiş sözleşme ve hakedişler yerinde kalır.
Teminat mektubu vadesini bu karttan izleyebilir miyiz?
Hayır. Kart ticari kimliği, evrağı ve performansı tutar; banka ve teminat takibi bu kartta yürümez.
İLETİŞİM
Kaç taşeronla çalışıyorsunuz
Taşeron sayınızı, kategori düzeninizi ve değerlendirme yaparken neye baktığınızı paylaşın; taşeron kartının sizin seçim sürecinize nasıl kurulacağını gösterelim.
