Poz Kütüphanesi ve Proje Keşfi

Birim fiyat listeniz tek yerde durur, her sözleşmede yeniden yazılmaz.

SORUN

Aynı poz, altı farklı yazım

Bir inşaat şirketinin poz listesi zamanla kendiliğinden büyür. İlk projede bir Excel açılır, ikinci projede kopyalanır, üçüncüde biri iki satır ekler.

Üç yıl sonra ortaya çıkan tablo şudur: aynı imalat altı farklı dosyada altı farklı adla, üç farklı birimle ve dört farklı fiyatla duruyor. Hangisinin güncel olduğunu bilen tek kişi var ve o kişi de emin değil.

Bunun iki somut sonucu oluyor. Birincisi teklif hazırlarken kaybedilen zaman: her yeni sözleşmede poz adı, birimi ve fiyatı yeniden yazılıyor. İkincisi daha pahalı: iki sözleşmede aynı işe farklı fiyat verildiği ancak hakediş aşamasında fark ediliyor.

Üçüncü bir sorun da raporlamada çıkıyor. Poz adları standart değilse projeler arası karşılaştırma yapılamıyor. “Bu imalatı geçen yıl kaça yaptırmıştık” sorusunun cevabı arşivde kayboluyor.

Dördüncüsü devir. Poz listesini kuran kişi işten ayrıldığında listenin mantığı da onunla gidiyor. Hangi satırın neden orada olduğunu, hangi fiyatın hangi tarihte geçerli olduğunu kimse bilmiyor ve liste bir süre sonra kullanılmaz hâle geliyor. Yeni bir dosya açılıyor ve döngü baştan başlıyor.

KÜTÜPHANE

Kütüphane şirketin kendi listesi

Codigno ERP’de poz kütüphanesi tek ekranda duruyor. Solda kategorili poz ağacı, sağda poz listesi var.

Listede poz numarası, poz adı, birim, birim malzeme fiyatı, birim işçilik fiyatı ve bu ikisinin toplamı sütun olarak görünüyor. Üstte dört kutucuk duruyor: toplam poz sayısı, kullanımdaki poz, kullanım dışı poz ve kategori sayısı.

Kullanımdaki ve kullanım dışı ayrımı pratikte işe yarıyor. Kütüphane büyüdükçe artık kullanılmayan pozlar birikiyor; hangisinin canlı olduğu tek bakışta görülüyor.

Malzeme ve işçilik fiyatının ayrı tutulması kritik. Hakediş tarafında bu iki bileşen ayrı para biriminde olabiliyor ve hesap buna göre yürüyor.

FİYAT KİLİDİ

Sözleşmeye eklenen poz sözleşmeye kilitlenir

Bu, kütüphane mantığının en önemli parçası.

Kütüphanedeki fiyat bir başlangıç değeri. Poz sözleşmeye eklendiği anda o sözleşmeye özel fiyat olarak saklanıyor. Kütüphanedeki fiyat sonradan güncellense bile imzalanmış sözleşme etkilenmiyor.

Bunun anlamı şu: aynı poz farklı sözleşmelerde farklı birim fiyat alabiliyor ve bu bir tutarsızlık değil, doğru davranış. Şubat’ta imzalanan sözleşme Şubat fiyatıyla, Ağustos’ta imzalanan Ağustos fiyatıyla yürüyor.

Kütüphaneyi güncel tutmak, geçmiş sözleşmeleri bozmuyor.

KEŞİF VE METRAJ

Keşiften metraja giden hat

Poz listesi sözleşmeye girdikten sonra keşif miktarı belirleniyor: hangi pozdan ne kadar yapılacağı, hangi mahalde.

Saha tarafında imalat girişi bu yapının üzerine oturuyor. Metraj poz ve mahal seçilerek giriliyor; miktar adet, en, boy, yükseklik ve çarpan üzerinden hesaplanıyor.

Burada sert bir kural var: sözleşme miktarını aşan metraj girişi kaydedilmiyor. Kullanıcı “sözleşme miktarını aşamazsınız” uyarısını alıyor ve kayıt reddediliyor.

Bu kuralın pratik karşılığı şu: keşif aşımı hakediş aşamasında değil, giriş anında yakalanıyor. Fazla metraj girildiği için şişen hakediş ve dönem sonunda çıkan uyuşmazlık kaynağında kesiliyor.

ÖLÇEK

Sayılarla bakalım

Kırk pozluk bir sözleşme, poz başına ortalama üç mahal kırılımı ve dönem içinde girilen yüz elli metraj satırı. Bu, orta ölçekli bir yapı işi için olağan bir büyüklük.

Poz listesi standart değilse bu yüz elli satırın hangi poza ait olduğu her ay yeniden yorumlanıyor. Poz adı bir dosyada “sıva”, diğerinde “iç cephe sıva imalatı” yazıyorsa toplama işlemi elle yapılıyor.

Şirket kütüphanesi kurulduğunda bu yorum adımı ortadan kalkıyor. Poz seçiliyor, fiyat hazır geliyor, metraj o poza yazılıyor.

Kazanç tek bir projede değil, projeler arasında ortaya çıkıyor. Aynı poz numarasıyla çalışan üç projenin birim maliyetleri karşılaştırılabilir hâle geliyor.

AŞIM KONTROLÜ

Keşif ile gerçekleşen arasındaki fark nerede görülür

Keşif miktarı sözleşmede tanımlandıktan sonra sahadan gelen metraj bu miktarın içinde ilerliyor. Metraj tablosunda seçili poz ve sözleşme miktarı üstte bant olarak duruyor; hakediş bazında ara toplamlar ve genel toplam yanında görünüyor.

Bunun anlamı şu: metraj girerken o pozda ne kadar hakkın kaldığı ekranda. Ayrı bir kontrol turu, ayrı bir dosya ya da “acaba aştık mı” sorusu yok.

Kümülatif takip hakediş kartında ayrı bir sekmede duruyor. Dönem miktarı ile bugüne kadarki toplam yan yana görülüyor.

Eksi metraj da kayda giriyor. Düşülen imalat ayrı sütunda tutuluyor, yani geri alınan iş görünmez olmuyor.

SINIRLAR

Neyi yapmıyor

Bu bölüm bilerek yazılmıştır. Poz kütüphanesinde en çok sorulan soru toplu yükleme ve cevabı olumsuz.

Dışarıdan toplu yükleme yok. Kütüphane ekrandan tek tek kuruluyor. Hazır bir kamu birim fiyat listesini içeri aktaran bir özellik bulunmuyor. Kütüphaneyi şirket kendi kuruyor.

Dışarı aktarma var, içeri aktarma yok. Liste dışarı alınabiliyor, dışarıdan geri yüklenemiyor.

Kategoriler tek kademeli. Kategori altında alt kategori açılamıyor.

Bunlar sayfada gizlenmiyor, çünkü kurulum planını doğrudan etkiliyor. Beş yüz pozluk bir kütüphane ekrandan kurulacaksa bu bir kurulum kalemi olarak konuşulmalı.

KURULUM

Kurulum nasıl planlanır

Toplu yükleme olmadığı için kütüphanenin ilk kurulumu bir proje kalemi olarak konuşulmalı. Bunu peşinen söylemek, sonradan sürpriz olmasından iyi.

Uygulamada işe yarayan yaklaşım şu: bütün geçmiş pozları taşımak yerine gerçekten kullanılan pozlarla başlamak. Çoğu şirkette aktif poz sayısı, arşivde duran poz sayısının çok altında kalıyor.

Kategori yapısı da baştan konuşuluyor, çünkü kategoriler tek kademeli. İki kademeli bir yapıyı zorlamak yerine kategori adlarını tek düzeyde ayırt edici kurmak gerekiyor.

Kütüphane kurulduktan sonra büyümesi kendiliğinden oluyor: yeni poz ihtiyacı çıktıkça ekleniyor, kullanılmayanlar kullanım dışı olarak görünüyor.

ZİNCİRDEKİ YERİ

Diğer bölümlerle ilişkisi

Poz kütüphanesi zincirin tabanındaki üç modülden biri. Diğer ikisi taşeron kartı ve taşeron sözleşmesi.

Sözleşme poz listesinden besleniyor: sözleşmeye eklenen her kalem kütüphaneden geliyor, birim fiyat oradan başlıyor.

İmalat (metraj) poz ve mahal üzerinden giriliyor; sözleşme miktarı da poz bazında tutulduğu için aşım kontrolü aynı yapıdan çıkıyor.

Hakediş poz bazında topluyor. Malzeme ve işçilik ayrımı kütüphanede kurulduğu için çok para birimli hesap hakediş kapağında doğru çıkıyor.

Bu üçü olmadan hakediş çalışmıyor. Poz kütüphanesi tek başına da anlamlı: birim fiyat listesini toparlamak, sözleşme ve hakediş tarafına geçmeden önce atılan ilk adım.

KİMLER İÇİN

Kimin işine yarıyor

Teklif hazırlayan için değer hız. Poz seçiliyor, birim fiyat hazır geliyor, sözleşme kalemleri elle yazılmıyor.

Şantiye şefi için değer metrajın doğru poza yazılması. Poz ağacı ve mahal listesi ekranda olduğu için satırın nereye ait olduğu belirsiz kalmıyor.

Proje müdürü için değer karşılaştırılabilirlik. Aynı poz numarası farklı projelerde kullanıldığında maliyetler yan yana konabiliyor.

Muhasebe için değer, malzeme ve işçilik ayrımının kaynağında yapılmış olması. Hakediş kapağındaki para birimi kırılımı bu ayrımdan çıkıyor; sonradan bölme işlemi gerekmiyor.

Kütüphanenin değeri ilk gün değil, ikinci projede görünüyor. Tek projede poz listesi zaten sözleşmenin içinde duruyor. Üçüncü ve dördüncü projede aynı imalatın aynı numarayla, aynı birimle ve karşılaştırılabilir fiyatla kaydedilmesi fark yaratmaya başlıyor.

Hazır bir birim fiyat listesini yükleyebilir miyiz?

Hayır. Kütüphane ekrandan kuruluyor; hazır bir kamu birim fiyat listesini içeri aktaran bir özellik bulunmuyor.

Poz listesini dışarı alabiliyor muyuz?

Evet. Dışarı aktarma var. İçeri aktarma yok.

Aynı poz farklı sözleşmede farklı fiyat alabiliyor mu?

Evet. Kütüphanedeki fiyat başlangıç değeridir; poz sözleşmeye eklendiğinde o sözleşmeye özel fiyat olarak saklanır ve kütüphane değişse bile sözleşme etkilenmez.

Malzeme ve işçilik fiyatı ayrı mı tutuluyor?

Evet. Birim malzeme fiyatı ve birim işçilik fiyatı ayrı sütunlarda tutulur; hakediş tarafında bu iki bileşen ayrı para biriminde olabilir.

Kategori altında alt kategori açabilir miyiz?

Hayır. Kategoriler tek kademeli çalışır.

Sözleşme miktarını aşan metraj girilebiliyor mu?

Hayır. Kayıt reddedilir, uyarı verilip geçilmez.

Kullanılmayan pozları listeden ayırt edebiliyor muyuz?

Evet. Ekranın üstünde kullanımdaki poz ve kullanım dışı poz sayıları ayrı ayrı görünür.

Metraj hangi kırılımda giriliyor?

Poz ve mahal seçilerek. Her poz bir veya birden çok mahale bağlanabilir ve satırın hangi bölgeye ait olduğu tablonun üstünde etiket olarak durur.

İLETİŞİM

Kaç pozluk bir kütüphaneniz var

Mevcut poz listenizin büyüklüğünü ve hangi formatta durduğunu paylaşın; kurulum tarafının nasıl planlanacağını birlikte çıkaralım.