Hakediş Hesaplama

Dönem sonunda taşerona ne ödeneceği tek kapakta çıkar.

SORUN

Hakediş tablosu neden hâlâ Excel’de

Taşeron hakedişi, şantiyede en çok tartışılan ve en çok elle hesaplanan kalemlerden biri. Sebebi tek bir işlem olmaması: hakediş aslında üç ayrı işin üst üste binmesi.

Birincisi metraj. Dönem içinde ne kadar imalat yapıldığı poz poz toplanıyor. Genellikle sahadaki bir defterden ya da ayrı bir Excel dosyasından geliyor.

İkincisi kesintiler. Güvence kesintisi, kesin teminat, gelir vergisi stopajı, KDV tevkifatı, avans mahsubu. Her birinin oranı sözleşmede yazıyor ama hesap her ay yeniden kuruluyor.

Üçüncüsü para birimi. Poz fiyatları tek para biriminde olmayabiliyor; malzeme bileşeni Euro, işçilik Türk Lirası olabiliyor. Üç para birimli bir hakedişte kesinti ve tevkifat hesabı her para birimi için ayrı yürümesi gerekiyor.

Bu üçü ayrı yerlerde tutulduğunda hakediş bir dosya değil, bir dosya zinciri oluyor. Zincirin bir halkası değişince diğerleri elle güncelleniyor ve uyuşmazlık tam burada çıkıyor.

METRAJ

Metraj hakedişin içinde yaşar

Codigno ERP’de metraj ayrı bir yerde tutulmuyor. İmalat girişi poz ağacı ve mahal listesi üzerinden yapılıyor; tabloda imalat açıklaması, adet, en, boy, yükseklik ve çarpan sütunları var, miktar bunlardan hesaplanıyor. Düşülen imalat için eksi miktar ayrı sütunda tutuluyor.

Girilen satır doğrudan hakedişe bağlanıyor. Dönem sonunda “bu ay ne yaptık” sorusu için ayrıca metraj toplanmıyor.

Burada sayfanın en sert kuralı devreye giriyor: sözleşme miktarını aşan metraj girişi kaydedilmiyor. Uyarı verilip geçilmiyor, kayıt reddediliyor. Fazla metraj girildiği için şişen hakediş sorunu kaynağında kesiliyor.

HAKEDİŞ KAPAĞI

Kapak: tek sayfada tüm hesap

Hakediş kartı sekmeli çalışıyor. Temel Bilgiler, Özet ve Süreç, Metraj, İmalat İcmali, Yeşil Defter, Kümülatif, Tutar İcmali, Kesintiler, Hakediş Takip, Evrak Takip, İş İzinleri, Günlük Rapor, Sorumluluk, Kapak ve PDF.

En çok bakılan sekme kapak. Kapak sayfası şu satırları alt alta veriyor: bugüne kadar yapılan hakediş, sözleşme dışı işler, toplam, bir önceki hakediş, bu hakedişin tutarı, KDV, tahakkuk, avans makbuzu, güvence kesintisi, kesin teminat, gelir vergisi stopajı, KDV tevkifatı, kesintiler toplamı ve alt yükleniciye ödenecek tutar.

Türk Lirası, Euro ve Dolar sütunları yan yana duruyor. Altında imza blokları var, PDF olarak alınabiliyor.

Kesinti oranları sözleşmeden geliyor. Sözleşmede tanımlanan güvence, kesin teminat, stopaj ve tevkifat oranları hakedişe kendiliğinden uygulanıyor; her dönem yeniden konuşulmuyor.

PARA BİRİMİ

Çok para birimli hesap nasıl kuruluyor

Her poz kaleminin işçilik ve malzeme bileşeni ayrı para biriminde olabiliyor. Hakediş bunları para birimi bazında ayrı ayrı topluyor ve kapakta üç sütun olarak gösteriyor.

Kur, KDV ve tevkifat her para birimi için ayrı yürüyor. Yani Euro bazlı malzeme ile Türk Lirası bazlı işçiliğin karışık olduğu bir sözleşmede hesap tek bir kalemde toplanıp bozulmuyor.

Bu, uluslararası taşeronla ya da döviz bazlı malzeme sözleşmesiyle çalışan şantiyelerde Excel’de en çok hata üreten yerdi.

SÖZLEŞME BAĞI

Sözleşme tabanı belirler

Hakediş kendi başına durmuyor, sözleşmeden besleniyor. Sözleşme kartında poz listesi, mahal, miktar, birim fiyatlar ve para birimi tutuluyor; oran kutucukları da orada.

Onaylı sözleşmede kalem değişikliği doğrudan yapılmıyor. Değişiklik ek olarak işleniyor, sözleşme sıfırdan kurulmuyor. Sözleşme kilitlenebiliyor; kilit açma ve kapama yetkiye bağlı, kilitliyken içerik değişmiyor.

Bir sözleşmeye bağlı açık hakediş varken yeni hakediş açılamıyor. Dönemler üst üste binmiyor.

ÖLÇEK

Sayılarla bakalım

Bir hakedişin ne kadar iş olduğunu görmek için orta ölçekli bir yapı projesi düşünün: bir taşeronla imzalanmış sözleşmede kırk civarı poz, poz başına ortalama üç mahal kırılımı, dönem içinde girilen yüz elli metraj satırı.

Bu satırların poz bazında toplanması, kümülatif miktarla karşılaştırılması ve sözleşme miktarını aşıp aşmadığının kontrolü Excel’de yapılabilir. Ama şantiyede aynı anda çalışan taşeron sayısı yediye çıktığında aynı işi ayda yedi kez yapmak gerekiyor ve her biri ayrı dosyada duruyor.

Kesinti tarafında iş katlanıyor. Dört ayrı oran, avans mahsubu, sözleşme dışı işler ve varsa ekstra kesintiler; üstelik üç para birimi varsa her biri ayrı hesaplanıyor. Tek bir hakediş kapağında elle takip edilmesi gereken hücre sayısı kolayca elliyi geçiyor.

Hata burada da çıkmıyor. Hata, sözleşme oranı revize edildiğinde ya da bir poz fiyatı değiştiğinde önceki ayların dosyasına geri dönülmediğinde çıkıyor.

Sözleşmeden beslenen bir hakedişte oran tek yerde duruyor. Poz fiyatı sözleşmeye eklendiği anda o sözleşmeye özel fiyat olarak saklanıyor; kütüphanedeki fiyat sonradan değişse bile imzalanmış sözleşme etkilenmiyor.

ZİNCİRDEKİ YERİ

Diğer bölümlerle ilişkisi

Hakediş zincirin ucundaki modül, tek başına çalışmıyor.

Poz kütüphanesi tabanı kuruyor: şirketin kendi birim fiyat listesi burada duruyor, her sözleşmede poz adı ve fiyatı yeniden yazılmıyor.

Taşeron sözleşmesi hakedişin dayanağı. Poz listesi, miktar, birim fiyat ve kesinti oranları buradan geliyor.

İmalat (metraj) hakedişin içinde yaşıyor, ayrı bir modül gibi çalışmıyor.

İş izni ve günlük rapor hakediş kartında sekme olarak görünüyor; dönem konuşulurken o dönemde ne olduğu aynı ekrandan bakılabiliyor.

Taşeron kartı kimin karşısında oturduğunuzu tutuyor: değerlendirme puanı, zorunlu evrak durumu ve onay durumu.

PANO

Pano: hangi şantiyede ne durumdayız

Hakediş ve sözleşme panosu proje, taşeron ve sözleşme durumuna göre süzülüyor. Üstte dört özet kutusu var: toplam sözleşme bedeli, gerçekleşen hakediş (tamamlanma oranıyla), kalan iş (onayda bekleyen tutar ayrı gösterilerek) ve birikmiş güvence kesintisi.

Altında üç uyarı kutusu duruyor: onay bekleyen hakediş, süresi dolan evrak ve açık iş izni. En altta proje bazında kartlar var.

Pano salt görüntüleme. Buradan hakediş onaylanmıyor; kartlardan ilgili kayda gidilip işlem orada yapılıyor.

SINIRLAR

Neyi yapmıyor

Bu bölüm bilerek yazılmıştır. Hakediş modülünün sınırları, satın alma kararını doğrudan etkileyecek kadar belirleyici.

Onaylanan hakediş finans veya cari hesap tarafına aktarılmıyor. Ödemenin yapılıp yapılmadığı bu modülde izlenmiyor. “Ne kadarı ödendi” sorusunun cevabı burada yok; hakediş tutarı hesaplanır, ödeme takibi başka yerde yürür.

Bütçe ile hakedişi yan yana koyan bir ekran yok. Sözleşme bedeli ile gerçekleşen hakediş karşılaştırılıyor, proje bütçesiyle karşılaştırma yapılmıyor.

Kesinti oranı hakediş üzerinde değiştirilemiyor. Oranlar sözleşmeden geliyor. Sözleşmede tanımlı olmayan bir kesinti gerekiyorsa serbest tanımlı ekstra kesinti satırı açılıyor.

Avans mahsubu ve sözleşme dışı işler tutarı kapakta elle giriliyor, hesaptan gelmiyor.

Hakediş onayı mobilde yapılamıyor. Mobil tarafta imalat girişi var.

KİMLER İÇİN

Kimin işine yarıyor

Şantiye şefi için değer metrajın kaynağında kalması. İmalat girildiği anda hakedişe bağlanıyor, ay sonunda ayrı bir toplama turu olmuyor.

Muhasebe için değer kesinti kırılımının tek sayfada ve üç para biriminde çıkması. Kapak imzaya hazır geliyor.

Proje müdürü için değer panoda. Hangi projede ne kadar iş gerçekleşti, ne kadarı onayda bekliyor, birikmiş güvence ne kadar; proje proje dolaşmadan görülüyor.

Taşeron firması için değer öngörülebilirlik. Hangi metrajın kabul edildiği, hangi kesintinin hangi orandan uygulandığı ve net tutarın nasıl çıktığı aynı kapakta duruyor. Dönem sonundaki tartışma sayısı düşüyor, çünkü tartışılacak şeyin kaynağı ortak.

Hakediş ödendi mi bilgisini takip ediyor mu?

Hayır. Hakediş tutarı hesaplanır ve onaya girer, ancak ödeme finans tarafına aktarılmaz. “Ne kadarı ödendi” sorusu bu modülde cevaplanmaz.

Kesinti oranlarını hakediş üzerinde değiştirebilir miyiz?

Hayır. Oranlar sözleşmeden gelir. Sözleşmede olmayan bir kesinti gerekiyorsa serbest tanımlı ekstra kesinti satırı eklenir.

Farklı para birimlerini aynı hakedişte hesaplıyor mu?

Evet. Her poz kaleminin işçilik ve malzeme bileşeni ayrı para biriminde olabilir. Kapakta Türk Lirası, Euro ve Dolar sütunları yan yana çıkar; kur, KDV ve tevkifat her para birimi için ayrı yürür.

Sözleşme miktarını aşan metraj girilebiliyor mu?

Hayır. Kayıt reddedilir. Uyarı verilip geçilmez.

Aynı sözleşmede iki hakediş birden açabilir miyiz?

Hayır. Açık hakediş varken aynı sözleşmede yeni hakediş açılamaz.

Hakediş kapağı PDF olarak alınabiliyor mu?

Evet. Kapak imza bloklarıyla birlikte PDF olarak çıkar.

Proje bütçesiyle hakedişi karşılaştırıyor mu?

Hayır. Sözleşme bedeli ile gerçekleşen hakediş karşılaştırılır; bütçe karşılaştırması bu modülde yoktur.

Metrajı telefondan girebiliyor muyuz?

Evet, mobilde imalat girişi vardır. Hakediş onayı ve iş izni açma masaüstünden yapılır.

İLETİŞİM

Kaç taşeronla ve hangi para biriminde çalışıyorsunuz

Sözleşme sayınızı, kesinti oranlarınızı ve para birimi düzeninizi paylaşın; hakediş kapağının sizin sözleşme yapınızda nasıl çıktığını gösterelim.