Hakedişin brüt tutarı ile hesaba geçen tutar arasındaki fark, çoğu zaman yüklenicinin beklediğinden büyük oluyor. Fark sürpriz değil, sadece kalemleri farklı yerlerde tutuluyor.
Kesintiler neden var
Her kalemin ayrı bir mantığı var ve bu mantık bilinmeden kalem tartışılamıyor.
Bir kısmı vergisel yükümlülük, yani ödeme anında kaynağında kesilmesi gereken kalemler. Bir kısmı güvence, yani işin tamamlanacağına dair tutulan tutarlar. Bir kısmı mahsup, yani daha önce verilmiş paranın geri alınması. Bir kısmı ise yaptırım, sözleşmeye aykırılık halinde uygulanan cezalar.
Dördü karıştığında ortaya “hakediş neden bu kadar düştü” sorusu çıkıyor ve cevabı bulmak, kalemler ayrı ayrı gösterilmiyorsa zor oluyor.
Teminat ve güvence kalemleri
İşin sözleşmeye uygun tamamlanmasını güvence altına alan kesintiler bu başlıkta toplanıyor.
Kamu yapım işlerinde kesin teminat sözleşme aşamasında alınıyor, ayrıca hakedişlerden ek güvence tutulabiliyor. Özel sektörde ise uygulama sözleşmeye bağlı; yaygın düzen, her hakedişten belirli bir oranın tutulması ve geçici kabulde bir kısmının, kesin kabulde kalanının serbest bırakılması.
Bu kalemin en çok gözden kaçan tarafı serbest bırakma tarafı. Tutulan tutar hakedişte görünüyor, serbest bırakılması gereken tarih ise takip edilmiyor. Yıllar sonra kapanan projelerde bu tutarların bir kısmı hiç talep edilmemiş halde kalıyor.
Avans mahsubu
Yükleniciye iş başında avans verilmişse, bu tutar hakedişlerden kademeli olarak geri alınıyor.
Mahsubun oranı ve başlangıç noktası sözleşmede belirleniyor. Genellikle her hakedişten belirli bir oran düşülüyor ve avans kapanana kadar sürüyor.
Elle takip edilen düzende en sık kaybolan kalem bu. Sebebi de basit: avans bir kere veriliyor ama mahsup her ay tekrarlanan bir işlem. Bir hakedişte unutulduğunda sonrakiler de kaydırıyor ve kesin hesapta toplu olarak ortaya çıkıyor.
Bu yüzden mahsup, hakediş dosyasında bir satır olarak değil, sözleşmeden türeyen bir kural olarak tutulduğunda kaybolmuyor.
Vergi ve yasal kesintiler
Hakediş ödemeleri üzerinden yapılan yasal kesintiler bulunuyor. Kalemler işin türüne, tarafların statüsüne ve mevzuata göre değişiyor.
Uygulamada karşılaşılan başlıklar: ödeme belgesi üzerinden alınan damga vergisi, işin niteliğine göre gündeme gelen stopaj kalemleri ve sosyal güvenlik yükümlülüklerine ilişkin kontroller.
Bu sonuncusu özellikle önemli. Kamu yapım işlerinde ödeme öncesinde yüklenicinin sosyal güvenlik yükümlülüklerinin yerine getirilip getirilmediği sorgulanıyor ve borç varsa ödeme buna bağlanabiliyor. Aynı kontrol alt yüklenici ödemelerinde de gündeme geliyor.
Oranlar ve uygulama ayrıntısı mevzuata bağlı ve zamanla değişiyor; bu yüzden hesap yapılırken güncel duruma ve mali müşavire bakılması gerekiyor.
Gecikme cezası ve karşı taraf kesintileri
Sözleşmede öngörülen süre aşıldığında gecikme cezası gündeme geliyor. Hesabı sözleşmeye bağlı ve genellikle günlük oran üzerinden işliyor.
Bunun yanında karşı tarafın yaptığı kesintiler var: işveren tarafından temin edilip yükleniciye verilen malzemenin bedeli, şantiyede kullanılan elektrik ve su, işveren tarafından karşılanan konaklama ya da nakliye gibi kalemler.
Bu kalemler sözleşmede net yazılmadığında her hakedişte yeniden tartışılıyor. Yazılı olmayan bir kesinti, ödeme gününde ortaya çıktığında ilişkiyi bozuyor.
Taşerona keserken ne değişiyor
Bir taahhüt firması hem hakediş alıyor hem hakediş kesiyor ve iki taraftaki kalem listesi aynı olmuyor.
Alt yükleniciye keserken tipik kalemler şunlar oluyor: sözleşmeye bağlı teminat kesintisi, verilen avansın mahsubu, şantiyeden verilen malzemenin bedeli, kullanılan iskele ve ekipman bedeli, varsa gecikme cezası.
Buradaki asıl risk zamanlamada. İşverenden 45 günde tahsil edilen bir hakedişin karşılığı taşerona 15 günde ödeniyorsa, aradaki fark firmanın finansmanından çıkıyor. Ayrıntısı: taşeron hakedişi nasıl kesilir.
Bir okul yapımında kaybolan mahsup
Not: Aşağıdaki örnek gerçek bir müşteriye ait değildir; sahada sık karşılaşılan durumlardan oluşturulmuş bir senaryodur.
Okul yapımı üstlenen orta ölçekli bir firma. İş on ay sürdü, hakedişler aylık düzenlendi.
İş başında avans alınmıştı ve sözleşmeye göre her hakedişten belirli bir oranda mahsup edilecekti.
Yedinci hakedişte fark edildi ki mahsup dördüncü ve beşinci hakedişlerde uygulanmamış. Sebep tabloydu: hakediş dosyası her ay bir önceki dosyanın kopyalanmasıyla hazırlanıyordu ve dördüncü ayda dosyayı hazırlayan kişi değişmişti. Yeni kişi mahsup satırını “bu ay yok” sanıp silmişti, beşinci ay da o dosyadan kopyalanmıştı.
Tutar küçük değildi ve iki hakediş dönemi geriye dönük düzeltme gerektirdi. Düzeltme yapıldı ama işverenin nezdinde bir güven kaybı oluştu, çünkü hatayı yüklenici değil kontrol teşkilatı buldu.
İkinci bulgu daha sessizdi. Teminat kesintilerinin serbest bırakılma tarihleri hiçbir yerde takip edilmiyordu. Firma, önceki iki projesinde geçici kabulden sonra serbest bırakılması gereken tutarları hiç talep etmemişti.
Düzeltme kalem tarafında yapıldı. Her kesinti kalemi sözleşmeden türetilen bir kural haline getirildi ve hakediş dosyası kopyalanarak değil, kurallardan üretilerek hazırlanmaya başlandı. Serbest bırakma tarihleri de aynı yere bağlandı.
Kalan üç hakedişte kesinti hatası olmadı ve geçmiş iki projedeki teminat tutarları için başvuru yapıldı.
Bu örnek şunu gösteriyor: kesintilerin riski büyüklüklerinde değil, tekrarlanan bir işlem olmalarında. Bir kez unutulan kalem, kopyalanan her dosyada unutulmaya devam ediyor.
Codigno tarafında
Bu yazının anlattığı sorunun, yani kopyalanan dosyada kaybolan kalemin, doğrudan karşılığı var.
Taşeron ve hakediş yazılımı tarafında yeni hakediş açılırken güvence kesintisi, kesin teminat, KDV tevkifatı ve gelir vergisi stopajı oranları sözleşmeden otomatik doluyor. Her dönem yeniden yazılmıyor, dolayısıyla bir dönemde silinen kalem sonrakilere taşınmıyor.
Oranlar dönem bazında değiştirilebiliyor ve değişiklik yalnızca o dönemi etkiliyor. Sözleşme kaydında verilen avans, nakit teminat ve teminat mektubu alanları da ayrıca duruyor.
Serbest kesinti kalemleri tanımlanabiliyor, yani şantiyeden verilen malzeme ya da ekipman bedeli gibi işe özel kalemler hakedişe eklenebiliyor. Hakediş kartının kesintiler sekmesinde bu kalemler ayrı ayrı görünüyor, tek satır halinde toplanmıyor.
Zincirin bütünü: hakediş yönetimi rehberi. Hesabın kurulumu: hakediş nasıl hesaplanır.
Sık sorulan sorular
Teminat kesintisi ne zaman geri alınıyor?
Sözleşmeye bağlı. Yaygın düzen, bir kısmının geçici kabulde, kalanının kesin kabulde serbest bırakılması. Tarihlerin takip edilmemesi, tutarın hiç talep edilmemesine yol açıyor.
Avans mahsubu hangi hakedişten başlıyor?
Sözleşmede belirleniyor. Bazı sözleşmelerde ilk hakedişten, bazılarında belirli bir ilerleme oranından sonra başlıyor.
Gecikme cezası hakedişten mi kesiliyor?
Genellikle hakedişten kesiliyor. Sözleşmede aksi öngörülmüşse ayrı olarak talep edilebiliyor.
Kesinti kalemleri hakediş dosyasında ayrı gösterilmeli mi?
Gösterilmesi gerekiyor. Toplu tek satır halinde gösterilen kesinti, hem itiraz hakkını zorlaştırıyor hem de sonraki dönemlerde takibi imkansız hale getiriyor.
Kesin hesapta kesintiler değişebilir mi?
Değişebiliyor. Ara hakedişler geçici nitelikte olduğu için kesin hesapta düzeltme yapılabiliyor. Bu, hatalı bir kesintinin sonsuza kadar kaldığı anlamına gelmiyor ama geç fark edilen hatanın tahsili zorlaşıyor.
Vergi oranlarını nereden takip etmek gerekiyor?
Oranlar ve uygulama mevzuata bağlı ve değişebiliyor. Hesabın mali müşavirle birlikte kurulması, sonradan düzeltmeden daha ucuza geliyor.
Son projenizde serbest bırakılması gereken teminat tutarı takip edildi mi? Sözleşme türünüzü, avans durumunuzu ve hakediş dosyasını nasıl hazırladığınızı paylaşın; hangi kalemin kaybolduğunu gösterelim.
